社内規程の整備

情報センサー2017年10月号　EY Advisory

2. 規制法規に抵触しないこと

社内規程は規制法規に抵触しないように配慮して作成するとともに、法規の改正に伴って規程を改訂する必要があります。規制法規としては、会社法・金融商品取引法・商法を始め、従業員を保護するための法律である労働基準法・労働契約法、取引先や消費者との関係を定めた独占禁止法・製造物責任法・個人情報保護法などが挙げられます。

3. 社内規程間で整合性があること

社内規程間の整合性のほか、社内規程と細則・実施要領との間にも整合性を確保する必要があります。一般的に、規程を運用するための具体的事項などを定めるために、細則・実施要領などが定められます。規程において、「細則・実施要領に定めるものとする」と記載し、細則・実施要領を参照させることにより、不整合を回避する方法もあります。また、実務担当者が実際に業務を行う際に使用する、業務マニュアルとの整合性の確保も重要です。

4. 従業員に周知する仕組みがあること

規程は業務を実施するためのルールであるため、作成・改訂された社内規程に基づいて業務を行うには、従業員に理解してもらうことが必須になります。そのため、教育研修や社内イントラネットへの掲示といったような従業員に周知する仕組みを作ることが必要となります。

5. 定期的な見直しを行うこと

社内規程の定期的な見直しが行われない場合や、関連規程相互間における整合性が確保されない場合には、結果として規程が形骸化してしまいます。そのため、規程に加え、関連した規程・細則・実施要領などの定期的な見直しが必要です。
なお、規程・細則などを整備する場合は、規程で定められた手続にのっとって整備を行う必要があります。基本的な事項は規程で定め、その改廃権限を取締役会とし、細部は細則・実施要領などで定め、その改廃権限を担当取締役や担当部長にしておくことにより、規程改訂の機動性を確保することも、実務上よく見受けられます。

6. 社内規程の管理を適切に行うこと

社内規程を適切に管理するためには、規程を体系化し、関連規程や関連細則、関連実施要領を明確にすることや、規程管理規程を作成し社内規程の改廃、変更する際の手続きを定め、社内規程のバージョン管理を適切に行うことが重要となります。また、社内規程の管理はどの部門が行うのか、責任を明確にしておくことも重要です。
 

Ⅴ おわりに

近年注目を集めているBPOの促進や各種規制法規の改正に伴い、今後も社内規程の整備が必要とされる場面が多々出てくることと思われます。基本的な考え方の理解という点で、本稿が皆さまのお役に立つことができれば幸いです。