これだけは知っておきたい！管理入門　第5回（最終回） 経費の管理

WWN社のある日の出来事

WWN社は銀座の直営店とO百貨店の2店舗で製品を販売しており、女性向け衣料を製造する自社の工場を持っています。
WWN社の経理担当社員のみゆきさんは、期末の決算作業の一環で、当期経費の発生額を前期の発生額と比較する分析資料を作成しました。そこで、旅費交通費が前期と比べて2倍に増加していることに気付きました。
経理担当取締役のとおるさんに相談し、原因を調べたところ、WWN社では、販売部門の担当課長B氏が期末日近くに退職したのですが、B氏が在職中に出張旅費として、架空に会社に旅費交通費を請求していたことが分かりました。B氏は直営店の顧客と百貨店の販路を増やすため、ここ１～2年は地方の百貨店へ営業のための出張に行っていましたが、実際には当期の出張経費の中に、実際に出張していない日も出張したとして旅費の申請をしていたものが多数含まれていたのです。
B氏は出張のために立て替えた旅費は、WWN社の所定書類の「立替支払精算書」に出張の日程、目的、金額などの必要な事項を記載して提出していました。勤務状況を示す勤怠表にも同じ期間に出張している記載をして、提出者と承認者の押印個所の両方にB氏自身が押印の上、申請を行っていました。WWN社では、管理職の出張申請と旅費の立替払いの支払承認は、管理職自身の承認で、経理部に回すことになっていました。

それではどうしたらいいの？

上記のケーススタディーは、カラ出張による旅費の請求のケースでしたが、実際には発生していない経費を計上する場合として、

• 旅費を実際の発生額より多く請求する。
• 経費に係る領収書の金額を改ざんして水増し請求する。

などがあります。
これらを防止するには、立替払いを申請する起票者と、それをチェックする承認者を分け、管理職自身が精算請求を行った場合には、精算書をチェックする部長や役員などの上席者を設けるなど、職務分掌を行うことが有効と考えられます。
また、領収書の領収日、金額、使用頻度に異常がないか、筆跡に不審な点はないかなどを、きちんとチェックすることが必要です。領収書の発行先が特定の相手に偏っていないか、手書きの領収書が多くないかなどをチェックすることも有用です。
その他、従業員の勤怠管理の徹底、出張や接待交際費を支出する従業員個人別の予算管理を行う、従業員のモラルやコンプライアンスの意識を高める教育を行うことが求められます。

WWN社の対応策

→WWN社では、旅費・交際費等の経費の管理につき、申請方法、承認手続、支払処理までを見直しました。管理職であっても、部長もしくは役員などの上長の承認を必要とすることにしました。また、出張の多い従業員は上長が勤務状況もきちんと管理をするように指示を行いました。

→WWN社では、経費の予算管理と増減分析を月次ベースで行い、異常な増減額や異常な増減率が出ている場合は担当者が原因を確認して上司へ報告することにしました。