給与部門で組織の価値を高めるには

社内の業務処理能力と外部の専門知識の最適なバランス、最適な外注先の数、各国・地域に最も適したオペレーティングモデルとは何か？　この判断材料はいくつかあります。具体的には、現在のシェアードサービス関連のケイパビリティ（組織的能力）、国内の従業員数、予算、ベンダーガバナンス（外部事業者の健全な管理体制）モデルの有効性、企業の海外展開・進出状況などです。

今回の調査回答者の多くが、シェアードサービスセンターを利用し、従業員の給与計算業務の一部を移管していると答えました。実際、2021年は人事関連と給与計算関連の両方で、何らかの形でシェアードサービスを利用していると回答した企業が全体の69%に上り、2019年の57%から増えています。」

外部委託やコソーシングの割合はどの程度にすべきか

一定の業務を外部委託する企業は増えていますが、外部委託には複数事業者の管理、ベンダーガバナンス、問題発生時の事業者の対応など、課題があることも明らかです。今回の調査結果によると、回答者の64%が給与計算業務を主にコソーシング（委託側と受託側の企業がそれぞれ対等な立場で利益を配分する）または外部委託していました。給与計算業務を主に社内で行っていると答えた回答者の割合は2019年から9ポイント減少しています。

このように外部委託を望む企業は多く、給与計算業務を社内で行うに当たり企業が課題に直面している様子が浮き彫りとなりました。給与計算業務の内製化は組織に大きなメリットをもたらすと答えた回答者が22%にとどまったことからも、この点は明らかです。業務の外部委託および自社に最適な事業者数の決断に当たり考慮すべき点は以下の通りです。

• 給与計算業務の処理は、ごく一部の例外を除きミスなく完璧に行い、質の高いデータを確実に作成する。給与計算担当者であれば知っているように、外注先は質の低いデータの修正をしないため、給与計算業務の処理で問題が生じる可能性がある。
  
• 組織の規模、プロセスの標準化、海外進出状況、事業者の数の全てが、給与計算業務の処理の仕方に影響を与える可能性がある。
• 企業の80%強が、変更する可能性のある給与データの収集や従業員セルフサービスを社内で管理する必要があるとしている。一方、法定申告書の提出、給与計算業務の後処理、給与計算業務の処理は外部委託している場合が最も多い。企業は社内の強みと弱みを把握し、どのプロセスを外部委託するのがベストかを判断する必要がある。

外部委託は必ずしも容易にできるとは限らない

給与計算サービス事業者への業務委託は容易にできると答えた回答者は全体の42%にとどまりました。さらに、複数の分野における給与計算サービス事業者に対する評価を尋ねたところ、分野を問わず「優れている」を選んだ回答者はごくわずかで、「普通」や「あまり良くない」を選んだ人が、「優れている」や「とても良い」を選んだ人を上回りました。外部委託で問題を抱えている残りの58%の企業が、その状況を改善するために今すぐ取り組むことのできるソリューションがあります。

企業によっては、外注先に関する状況を変えることが理にかなった解決法となる場合もありますが、現在のシステムとパートナーを見直すことで業務を改善できる可能性があります。非常に有益な取り組みの1つとして、テクノロジーの評価を行い、適切に設定されていない機能がないか、あるいはモジュールを追加できるところはないかを確認することなどがあります。給与計算サービス事業者の重要業績評価指標（KPI）の設定や厳格化、作業の重複の解消や役割と責任の明確化を含めたプロセスの刷新、承認申請の適切な基準と管理策の決定などを行うこともできます。

利用する給与計算サービス事業者の最適な数は？

自社に最適な給与計算サービス事業者の数について、多くの企業からEYの見解を尋ねられます。万能な答えはありませんが、何がうまく行き、何がうまく行かないかが、今回の調査結果からよく分かります。2013年に調査が始まって以来、一貫して得られた重要な知見は、事業者1社だけでは自社のニーズに対応できないということです。それでも、利用する事業者の数をある程度絞り込むことにはメリットがあると企業は考えています。
 

企業が事業を展開する国の数と、推奨する給与計算サービス事業者の数の間には相関関係がある

今年の調査結果によると、利用する給与計算サービス事業者の数は平均で5社でした。当然のことながら、世界各国に数多くの拠点を持つ大規模なグローバル企業ほど、利用する事業者の数は多くなります。このように、企業が事業を展開する国の数と、利用する事業者数には強い相関関係があります。
 

複数の事業者の利用は課題を生みかねない

EYのデータから、6社以上の給与計算サービス事業者を利用している企業の場合、管理とグローバルレポーティングの難しさについて言及する回答者の数が、そうでない企業に比べ倍以上多いことが分かりました。また、主な課題としてデータ関連の問題を挙げる回答者の数も、そうでない企業を大幅に上回っています。

コンプライアンスとデータに関わる課題についてのセクションでも述べたように、給与計算担当者がグローバルな戦略を策定し、リスクを軽減できる対応策をいくつかご紹介します。

• EYなどの外部委託先やアドバイザーとの関係を構築し、緊密な関係を維持する。
  
• AIやロボティクスなどのテクノロジーを活用し、給与計算業務の処理を最適化する。
• 給与部門、人事部門、財務部門が協力して、人事データ、給与計算、財務部門の接続性を改善する協調的なプロセスを構築する。
• コンプライアンス面の変更と、それがGDPRなどの政策からどのような影響を受けているかを把握する。離職者を減らし、新たな人材を採用し、給与計算担当者のやる気を高める。第1章でも述べたように、人材の呼び込みとつなぎ留めを強化することが、人事担当者にとっての当面の課題となるでしょう。

こうした課題を念頭に置きながらも、企業は利用する事業者の数を絞り込みたいと回答しています。全体的に見て、55%がある程度の絞り込みにはメリットがあると考えており、平均すると2年以内に事業者を4社に絞り込むことを望んでいます。とはいえ、事業者1社だけで組織の課題を解決できるとは考えていません。注目すべきなのは、事業者1社だけで自社の全てのニーズを満たし、戦略的目標を達成することができるとした回答者が38%にとどまった点です。
 

給与計算業務の外注先の選定

外部委託先にとってベンダー満足度は引き続き課題であり、企業は外部委託関係に対する見方を再検討するようになってきました。この結果、オペレーティングモデルの変更を望んだり、現在の外注先により多くを求めたりする企業が増えています。エンドカスタマーエクスペリエンスを向上させるために、企業は頻繁に外注先を変えたり、給与計算業務の一部を内製化したりしています。外注先はというと、サービスの質を高め、業界内のイノベーションを推進するために、よりグローバルに統合された、使い勝手の良いソリューションを提供するようになっています。

何から始めればいいのか

外注先の数や、戦略的目標を達成するためにどのプロセスを外部委託するかを含め、グローバルな給与部門に最適なオペレーティングモデルを、どのように見極めればいいのでしょうか。また外注先はどう選定すべきでしょうか。

• 給与計算業務の外注先と社内のケイパビリティを精査して、短・長期目標を達成する上で最適のバランスを見極める。
• 異なるオペレーティングモデルへの移行に向けたビジネスケースを作成する。ビジネスケースには定量データ（コスト削減率）と定性データ（エンプロイーエクスペリエンスの向上など）を盛り込む必要がある。
• 直面する新たな課題と長年の課題に対処するため、企業は給与部門のさまざまなオペレーティングモデルに着目しているが、外部の事業者や外注先とパートナーシップを組む必要がある。

サマリー

今回の調査で、企業が直面する給与部門に関わる3つの主な課題は、新型コロナウイルス感染症、データとコンプライアンス、給与部門のオペレーティングモデルであることが分かりました。