Revitaliser la gouvernance des données dans le secteur public

Contributeurs : Kristin Yuan, 
John Candeias, associé, Données et analytique, EY Canada

Les organisations du secteur public devraient envisager de mettre en œuvre ces pratiques de pointe pour faire progresser leurs efforts en matière de gouvernance des données.

En bref

• Les programmes de gouvernance des données dans le secteur public sont importants pour que les organisations puissent adopter une approche fondée sur les données, mais le succès n’est pas garanti.
• Les organisations commettent trois erreurs critiques : elles tentent de résoudre tous les problèmes en même temps, elles omettent de conférer des pouvoirs pratiques aux comités et aux administrateurs de données et elles négligent de définir concrètement les rôles et responsabilités des administrateurs de données.
• Les programmes de gouvernance des données qui connaissent du succès sont alignés sur les priorités d’affaires stratégiques de l’organisation et permettent aux professionnels des données de travailler plus efficacement.

Il ne fait aucun doute que la gouvernance des données¹ est essentielle pour que les organisations du secteur public adoptent une approche fondée sur les données, comme il est mentionné dans le document Feuille de route de la stratégie de données pour la fonction publique fédérale publié en 2019 par le gouvernement du Canada². Mais, la plupart du temps, les efforts pour mettre en œuvre la gouvernance des données ont échoué à générer des résultats d’affaires tangibles. L’accès aux données et le partage des données posent toujours problème. Et la mauvaise qualité des données continue de nuire à la capacité des organisations d’adopter une approche analytique dans le cadre de leur processus décisionnel.

Trois erreurs fréquentes peuvent empêcher les organisations du secteur public d’optimiser leurs programmes de gouvernance des données. Nous décrivons ici ces erreurs et formulons nos recommandations quant à l’adoption de pratiques de pointe que les organismes gouvernementaux peuvent suivre pour que leurs efforts en matière de gouvernance des données portent leurs fruits.

Erreur no 1 : Adopter une approche de mise en œuvre en une seule étape, de type « Big Bang », sans établir de lien direct avec les initiatives stratégiques

La plupart des organisations du secteur public font face à plusieurs problèmes liés aux données, y compris une mauvaise qualité des données, un manque d’accessibilité, l’absence de glossaires d’entreprise, des applications non liées les unes aux autres, un manque de littératie en matière de données et des défis quant à l’établissement d’une version unique de la vérité. De plus, la hausse marquée au chapitre du volume et de la diversité des données recueillies par les organisations du secteur public, ainsi que de la vitesse à laquelle ces données sont recueillies, a amplifié les défis liés aux données.

Les organisations tentent souvent de relever tous ces défis d’un seul coup, puisqu’ils sont tous interreliés. Même si cela peut sembler possible à première vue, une fois que les organisations commencent la mise en œuvre, elles sont rapidement dépassées par l’ampleur des défis. Puis, lorsque les initiatives en matière de gouvernance des données ne donnent aucun résultat après plusieurs mois ou après un an, les organisations commencent à perdre intérêt.

Recommandation : Faire de petits pas – une étape à la fois, générer une valeur croissante tout en ayant pour but la réalisation d’une vision stratégique.

Les organisations doivent se concentrer sur l’établissement d’un lien entre la gouvernance des données et les initiatives stratégiques. Par exemple, si la transformation financière fondée sur la planification des ressources de l’entreprise est une initiative clé, les organisations pourraient l’utiliser comme point de départ pour établir la gouvernance des données, peut‑être en se concentrant sur la qualité des données financières. Une fois que l’initiative de gouvernance des données commence à générer des résultats d’affaires tangibles, l’organisation peut trouver un autre catalyseur pour maintenir et étendre le programme, afin d’inclure d’autres domaines de données et de s’attaquer à d’autres défis en matière de données.

Erreur no 2 : Empêcher les comités de gouvernance des données de prendre des décisions

On croit souvent à tort que les comités de gouvernance des données doivent compter autant de membres que possible pour que leur travail réussisse. Au cours des rencontres mensuelles ou bimensuelles des comités, les participants sont invités à discuter des défis auxquels ils font face en matière de données ainsi que de ce qu’ils souhaiteraient voir être mis en place sur le plan des données. Ces grands comités deviennent rapidement moins efficaces, puisque les participants passent tout le temps consacré à la rencontre à faire part de leurs préoccupations en matière de données, sans prendre de décisions qui font progresser le programme en matière de données.

De plus, les comités de gouvernance des données n’ont bien souvent pas les pouvoirs requis pour prendre des décisions importantes, puisque la plupart des décisions doivent être prises à l’échelon supérieur. Au fil du temps, les comités de gouvernance des données perdent leur statut d’organes décisionnels ayant une véritable incidence pour devenir des communautés de praticiens.

Recommandation : S’organiser pour réussir – accorder aux comités de gouvernance des données le pouvoir de prendre des décisions.

Les comités de gouvernance des données ne devraient être composés que des quelques personnes clés nécessaires à la prise de décisions. Tirez parti des groupes de travail et des communautés de praticiens pour discuter et trouver des solutions afin de régler les problèmes en matière de données. Les organisations doivent aussi définir clairement le rôle et l’étendue du mandat des comités de gouvernance des données. Les comités doivent pouvoir prendre des décisions sur les questions relatives aux données abordées à l’échelon du comité. Et pour que les discussions demeurent axées sur les questions pertinentes, les comités doivent définir les attentes quant aux points à discuter et aux décisions qui doivent être prises, et ce, avant chaque rencontre.

Erreur no 3 : Négliger de définir concrètement les rôles et responsabilités des administrateurs de données

Les administrateurs de données sont une composante critique des initiatives de gouvernance des données, puisqu’ils jouent un rôle essentiel au moment de cerner et de régler les problèmes en matière de données dans les organisations, ce qui augmente la confiance face à la qualité et à l’exactitude des données. Au moment de mettre sur pied des comités de gouvernance des données, les organisations du secteur public créent habituellement une charte pour définir les rôles et responsabilités des administrateurs de données. Même s’il s’agit de documents importants, bien souvent, les chartes ne fournissent pas d’exemples concrets des tâches quotidiennes qui incombent aux administrateurs de données, de sorte que ce rôle demeure mal défini en pratique.

De plus, le rôle d’administrateur de données n’a pas encore été officiellement créé dans le secteur public. La plupart des administrateurs de données dans les organisations du secteur public occupent des postes à temps plein, et on suppose qu’ils pourront s’acquitter de leurs tâches d’administration des données dans leurs temps libres.

Recommandation : Arrêter de sous‑estimer le rôle des administrateurs de données. Tirer parti de la technologie et créer un programme de littératie en matière de données pour leur permettre d’avoir une réelle incidence.

Il est important de rendre les rôles et responsabilités des administrateurs de données aussi concrets que possible et de leur permettre de réussir. La mise en œuvre de technologies de gouvernance des données est une façon efficace d’opérationnaliser les responsabilités des administrateurs de données et de leur permettre de rendre des comptes et d’agir efficacement. Ces outils utilisent les flux de travail pour officialiser les processus d’administration des données, afin de permettre aux administrateurs de données de prendre des décisions au quotidien. De plus, les organisations devraient investir dans la littératie en matière de données pour soutenir les administrateurs de données, afin qu’ils aient les connaissances et les compétences requises pour effectuer leur travail.