Por que uma mentalidade de “process-first” é essencial para financiar transformações

As empresas precisam saber o que precisa ser consertado e por que, a fim de obter eficiência, valor em seu investimento e um fechamento financeiro mais preciso.

Em resumo

• As transformações financeiras são um grande investimento não apenas para os resultados financeiros da empresa, mas também para as pessoas afetadas.
• O verdadeiro sucesso da transformação é percebido quando uma empresa começa com as adaptações de processo necessárias.

Atecnologia tem um papel central a desempenhar para as empresas que buscam modernizar suas funções financeiras.Mas embarcar em uma transformação digital com uma mentalidade de tecnologia em primeiro lugar é um negócio arriscado.As empresas podem sofrer um ROI reduzido se a ênfase na tecnologia tiver precedência sobre a consideração completa e cuidadosa dos processos que sustentam a função financeira e as pessoas encarregadas de executar e supervisionar esses processos. Por mais importante que seja a tecnologia, uma abordagem de transformação que prioriza o processo é o que gera uma força de trabalho mais eficiente, otimiza o valor do investimento e leva a um fechamento financeiro mais preciso.A pandemia do COVID-19 e a expansão resultante do trabalho remoto apenas ressaltaram a primazia do processo em finanças. 

Aqui estão alguns dos principais benefícios que as empresas podem obter com uma metodologia que prioriza o processo:

Melhor aproveitamento dos recursos

As empresas que se concentram em obter maiores percepções analíticas de sua função financeira ganham ainda mais do que essas perspectivas valiosas; eles também aumentam suas perspectivas de atrair e reter talentos. Se eles se concentrarem primeiro em alinhar suas políticas e processos, as empresas poderão implementar uma tecnologia que elimine o “trabalho ocupado” de seus funcionários, liberando tempo para tarefas de maior prioridade que permitem que os profissionais de finanças trabalhem como parceiros estratégicos de negócios. Por exemplo, as principais ferramentas de gerenciamento de desempenho corporativo financeiro (FCPM) podem fornecer controles adequados para o fechamento financeiro, ao mesmo tempo em que automatizam as reconciliações e removem o pesado ônus de registro contábil do departamento de contabilidade. Em vez disso, os contadores podem se concentrar na avaliação de tendências de negócios e na determinação de riscos potenciais – não apenas identificando contas a receber atrasadas, mas examinando por que e quais são as implicações comerciais. Treinamento e gerenciamento de mudanças devem ser considerados antes de uma atualização de tecnologia; empresas astutas educarão completamente os usuários sobre os novos recursos habilitados para tecnologia e podem repensar como seus regimes de treinamento precisam ser em um modelo de trabalho remoto ou híbrido.

Além disso, um aumento na atividade de aquisição se traduz em mais demandas feitas aos profissionais de finanças, tornando mais importante do que nunca avaliar quais processos podem ser automatizados para liberar capacidade entre a força de trabalho. A ferramenta FCPM adequada pode permitir uma automação mais rápida do fechamento financeiro e pode ser usada em conjunto com outras tecnologias, como automação robótica de processos, para estender o nível de automação em outras áreas da empresa. 

Maior visibilidade de dados e capacidade preditiva  

Uma abordagem de transformação que prioriza o processo ajuda as organizações a aprimorar a tecnologia para aumentar a visibilidade dos dados. Isso, por sua vez, ajuda o departamento financeiro a fazer projeções mais precisas e tomar melhores decisões para o negócio como um todo. Com a recém-descoberta flexibilidade de manobra, os profissionais de finanças podem se concentrar em otimizar a precisão das contas de maior prioridade e risco que têm o maior impacto nos negócios. O setor financeiro, portanto, pode se concentrar em melhores decisões de investimento que façam o negócio crescer, em vez de ser a fonte de gargalos. 

Uma inovação da era da pandemia que se mostrou particularmente promissora para algumas organizações é o centro de comando de fechamento virtual, um sistema no qual as organizações se afastam de um fechamento financeiro difícil a cada mês. Instituir um fechamento mensal flexível – e relegar o fechamento rígido a uma base trimestral – libera o setor financeiro de executar tarefas de valor duvidoso simplesmente porque “sempre foram feitas dessa maneira”. Em vez disso, os profissionais de finanças podem examinar processos falhos, como aqueles que acionam lançamentos contábeis manuais de baixo custo, e investigar as origens das transações. O centro de comando de fechamento virtual também oferece aos controladores uma visão do painel do status em tempo real do processo de fechamento, um recurso que permitiu que algumas organizações evitassem estender seu fechamento mesmo quando o choque inicial do COVID-19 abalou o mundo.  

Controles e governança aprimorados

Uma estrutura de governança centralizada e claramente definida desempenha um papel vital em uma transformação financeira bem-sucedida. Forte patrocínio executivo desde o início é uma obrigação. Isso manterá a iniciativa no caminho certo e manterá todos os olhos focados no resultado desejado, e uma estrutura centralizada impedirá que uma organização seja vítima do caos de processos de reconciliação díspares que carecem de propriedade. 

A tecnologia que oferece regras de ponta pode ajudar a padronizar os processos em toda a função financeira — como a certificação automática de contas com atividade mínima — e reduzir o risco imposto à organização por subgrupos de negócios que, de outra forma, poderiam tentar personalizar os recursos à medida que uma implementação se expande pela empreendimento. Equipado com melhor visibilidade do risco e maior confiança nas finanças, uma empresa pode ter melhores controles e adesão à política que rege as modificações processuais.  

A linha de fundo

Mesmo enquanto contemplam a gama de recursos tecnológicos disponíveis para eles, os executivos financeiros devem primeiro ter uma compreensão clara de todos os processos que suas equipes executam e como eles devem ser aprimorados para que suas funções realizem a verdadeira transformação. Esse entendimento será informado pela avaliação do futuro da organização e seu cenário tecnológico. As aquisições terão um papel cada vez maior no crescimento da empresa? Em caso afirmativo, o negócio será consolidado em um único sistema de planejamento de recursos empresariais? O setor financeiro mudará a maneira como gerencia e mede o risco? As respostas a essas e outras perguntas sobre os objetivos organizacionais devem orientar a decisão final sobre quais tecnologias implementar e como.