Como a Microsoft criou um novo modelo de mobilidade para talentos internacionais

À medida que as formas de trabalhar se estabeleceram em um “próximo normal”,  as organizações tiveram que refinar proativamente como e onde trabalham em todas as jurisdições, ao mesmo tempo em que promovem uma experiência excepcional para os funcionários. Para a Microsoft, a mobilidade da força de trabalho é mais do que resolver os desafios logísticos de mover funcionários altamente qualificados em todo o mundo. Em vez disso, após anos de desafios de saúde, econômicos e geopolíticos, sua função de mobilidade passou para um local de oportunidades estratégicas, exigindo rápida adaptação e inovação.

“Os funcionários não são mais vistos como meros recursos a serem movimentados, mas como indivíduos com necessidades e aspirações únicas”, diz Juan Carlos González, diretor sênior de mobilidade global da Microsoft. “Nosso programa de mobilidade não trata apenas de mover pessoas do ponto A para o ponto B. Trata-se de criar experiências significativas, colocar as pessoas no centro, promover a diversidade e a inclusão e, por fim, impulsionar o sucesso nos negócios.”

A perspectiva estratégica da Microsoft desafia suposições antigas e designs tradicionais de soluções de mobilidade da força de trabalho. No passado, a função de mobilidade enfrentava cenários de volume relativamente baixo: missões para expatriados e mudanças ou viagens apoiadas pela empresa. Agora, os programas de mobilidade fornecem orientação e insights para cenários orientados por funcionários, incluindo realocações pessoais, deslocamentos e uma combinação de viagens de negócios pessoais e profissionais. Essa mudança de foco é influenciada pelo uso expandido da IA generativa (GenAI), fornecendo novas ferramentas e visibilidade dos dados dos funcionários, dos processos de mobilidade e da automação.

Para desenvolver a função de mobilidade, González e sua equipe embarcaram em uma jornada para agregar valor aos negócios e se alinhar melhor com as metas gerais da organização. Uma parte importante dessa jornada seria trabalhar para atender às necessidades dos funcionários, às necessidades de seus profissionais de mobilidade e analisar as principais tendências do mercado em mobilidade da força de trabalho.

A Microsoft finalmente chegou a três áreas de foco que contribuiriam para um programa de mobilidade mais eficaz e estrategicamente alinhado:

1. Reduza o número de fornecedores e sistemas.
2. Ajude a impulsionar a automação e a eficiência em suas funções de mobilidade.
3. Melhore a experiência dos funcionários.

Para começar a concretizar essa visão, os profissionais da EY trabalharam com a Microsoft para criar processos de mobilidade novos e aprimorados. A área de foco inicial foi o lançamento do programa de viajantes de negócios de estado a estado dos EUA da Microsoft, que exigia a capacidade de se integrar com seus sistemas de informações de recursos humanos (HRIS), viagens, folha de pagamento e patrimônio líquido; fornecer uma experiência de viagem de primeira classe; e automatizar todos os processos posteriores.

“Um funcionário geralmente, mesmo trabalhando com um fornecedor, precisa ir a vários lugares, portais separados, e os dados não se misturam — nem sempre é uma boa experiência para o usuário”, diz Kushan Shah, sócio da Ernst & Young LLP (Estados Unidos). “Temos um produto que integra, em um só lugar, várias personas: usuários corporativos, funcionários e também toda a rede global da EY. Não há fumaça nem espelhos; aqui, é um produto que atende a todas as partes interessadas.”

Ter a Microsoft como cliente e colaboradora do projeto criou uma oportunidade de iterar a tecnologia em tempo real, dada sua origem no Microsoft Azure: as equipes conseguiram criar fluxos de trabalho específicos para clientes com o Azure Logic Apps; o Azure Cosmos DB ajudou no gerenciamento de questionários; o Microsoft Power BI permitiu a criação de painéis relevantes para clientes, mantendo os modelos de dados sob controle de escala.

“A colaboração entre nossas duas empresas tem sido incrivelmente positiva, promovendo um rico ciclo de aprendizado mútuo”, diz González. “Como uma organização complexa, nos esforçamos para examinar cada processo através de uma lente multidisciplinar. A implementação de qualquer mudança exige tempo e resiliência, mas garante que nossas iniciativas sejam bem concebidas e, o mais importante, estejam em conformidade.”

Ao incorporar agilidade ao processo de desenvolvimento, os profissionais da Microsoft poderiam fazer recomendações sobre uma solução de tecnologia, com o poder das capacidades do desenvolvedor chegando às mãos dos profissionais de serviços da EY, ajudando a descobrir e refinar a experiência a ser fornecida aos usuários.

“Minha equipe teve a oportunidade de aprender com um grupo multidisciplinar de especialistas da EY que são líderes em seus respectivos campos, trazendo informações valiosas do mercado”, acrescenta González. “Esse aprendizado mútuo ajudou ambas as equipes a desenvolver um conjunto robusto de tecnologias que podem enfrentar com eficácia os desafios enfrentados pelas funções de mobilidade, particularmente aqueles decorrentes das limitações dos principais sistemas de RH ou folha de pagamento.”

“Esse é um novo modelo para fazer isso”, diz Shah. “E é o modelo certo.”

A experiência certa para as pessoas

A tecnologia é uma peça importante para resolver um quebra-cabeça de transformação digital, mas as soluções precisam estar atentas a como e por que as pessoas as estão usando. Muitos funcionários passam por experiências transfronteiriças com pouca frequência, dando maior peso às primeiras impressões sobre os processos de mobilidade e imigração e, em geral, sobre a mobilidade da força de trabalho. Embora algumas tarefas repetitivas possam ser automatizadas e os avanços no GenAI possam expandir certas capacidades do sistema, a melhor maneira de acompanhar a experiência humana da mobilidade da força de trabalho é com equipes de profissionais responsivos e empáticos.

“Os programas de mobilidade estão sendo projetados não apenas para facilitar a realocação, mas também para apoiar o crescimento pessoal e profissional dos funcionários, melhorar seu bem-estar e garantir sua integração bem-sucedida no novo ambiente”, diz González. “Essa abordagem centrada nas pessoas para a mobilidade global está ajudando as organizações a atrair e reter talentos, promover uma força de trabalho com mentalidade global e, por fim, impulsionar o sucesso dos negócios. Não se trata mais apenas de a mobilidade definir a experiência de forma isolada, mas de integrá-la totalmente à visão de “contratar para se aposentar” de nossa equipe de liderança.”

A profundidade e a amplitude da experiência dos profissionais da EY, com uma capacidade global na escala necessária para atender à Microsoft, criaram o modelo certo de serviço focado nas pessoas para combinar com a tecnologia.

“A EY forneceu a rede mais forte de profissionais — seres humanos — para impulsionar o pensamento centrado nas pessoas em torno da mobilidade da força de trabalho”, diz Reis. “As equipes da EY conseguem conectar pontos entre a lei de imigração, a geopolítica, a corrida por talentos e fazer isso com empatia. Fazer isso em escala global é um desafio, mas as equipes da EY estão à altura da tarefa.”

Com a implementação concluída, González diz que a Microsoft viu progressos em áreas-chave:

• Eficiência: O EY Mobility Pathway simplificou os processos, reduzindo o tempo e os recursos necessários para tarefas de mobilidade. Isso permitiu que as equipes se concentrassem mais em iniciativas estratégicas.
  
• Colaboração: A estreita relação de trabalho entre as equipes da Microsoft e da EY promoveu uma cultura de colaboração, levando a soluções mais inovadoras e a uma melhor solução de problemas.
  
• Conformidade: Com o EY Mobility Pathway, a Microsoft conseguiu gerenciar e rastrear melhor os problemas de conformidade, reduzindo os riscos e aderindo às regulamentações.
  
• Experiência do funcionário: a nova abordagem melhorou a experiência dos funcionários móveis, facilitando a navegação pelas complexidades da mobilidade.
  
• Decisões baseadas em dados: O uso do EY Mobility Pathway forneceu à Microsoft dados e insights valiosos, ajudando a permitir uma tomada de decisão mais informada sobre mobilidade.

“Essas melhorias são uma prova dos benefícios de adotar uma abordagem ágil e colaborativa para a mobilidade global”, diz González. “É um ótimo exemplo de como a transformação digital pode impulsionar a eficiência operacional e aprimorar a experiência dos funcionários com base no trabalho árduo e no alto nível de especialização da minha equipe para abrir adequadamente o caminho do sucesso da EY e, finalmente, da parceria no centro do poder do possível.”

A experiência das equipes da Microsoft e da EY na construção de um novo modelo de mobilidade combinando tecnologia e serviços avançados dá uma ideia do futuro da inovação baseada em capacidades em escala global. Para processos complexos, como aqueles relacionados à imigração global e à mobilidade da força de trabalho, uma solução tecnológica por si só não pode ser tudo para todas as organizações. A função de mobilidade precisa evoluir para servir a novos propósitos. Ao permanecerem flexíveis e atenderem às necessidades de usuários individuais e dos profissionais que os atendem, as equipes da EY e da Microsoft colaboraram em um modelo de tecnologia e serviço que pode mudar a mentalidade além do pensamento tradicional, mantendo as pessoas no centro.