Énoncé sur la protection des données à caractère personnel

Lorsque vous faites appel à nous pour vous fournir des services professionnels, nous collectons et utilisons des données à caractère personnel lorsque nous avons une raison commerciale valable pour ce faire dans le cadre de la prestation de ces services. Pour un aperçu de nos services, cliquez ici.

Dans le cadre de la prestation de services professionnels à ses clients, EY traite également les données à caractère personnel de personnes qui ne sont pas directement ses clients (par exemple, des employés, des clients ou des fournisseurs de ses clients). Voir la rubrique « Personnes dont nous obtenons des données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de services à nos clients » pour de plus amples renseignements.

La majorité des données à caractère personnel que nous collectons et utilisons pour fournir nos services sont communiquées volontairement par nos clients (ou nous les collectons auprès de tiers à la demande de nos clients). Pour cette raison, si vous êtes un client d’EY, les données à caractère personnel que nous collectons et utilisons vous sembleront généralement évidentes. Voici certaines des informations que nous pouvons collecter :

• Les informations générales vous concernant, comme votre nom, la société pour laquelle vous travaillez, votre poste et votre lien à l’égard d’une personne en particulier
• Vos coordonnées, comme votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone
• Vos informations financières, comme des informations sur les paiements
• Toute autre donnée à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers que vous nous communiquez afin de bénéficier de nos services

Nous utilisons ces informations :

• Pour vous fournir des services
• Pour gérer notre relation et maintenir des relations contractuelles
• À des fins comptables et fiscales
• À des fins de marketing et de développement commercial
• Pour respecter nos obligations légales et réglementaires
• Pour établir, exercer ou défendre des droits conférés par la loi
• À des fins historiques ou statistiques

Compte tenu de la diversité des services que nous offrons, nous traitons de nombreuses catégories de données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous des exemples (non exhaustifs) des catégories de données à caractère personnel pour nos quatre principales gammes de services :

De plus, nous traitons des informations d’identification et des informations générales dans le cadre de nos processus d’acceptation des clients et de nos processus en matière de finance, d’administration et de marketing, y compris en matière d’indépendance des auditeurs, de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, de vérifications des conflits d’intérêts possibles, de vérifications de la réputation et de vérifications financières, et afin de respecter toute autre exigence légale ou réglementaire à laquelle nous sommes assujettis.

Les vérifications pourraient comprendre ce qui suit :

• Vérification de l’identité : preuve du nom et de l’adresse
• Propriétaire véritable ultime de sociétés et autres entités juridiques
• Vérifications des conflits d’intérêts possibles : pour éviter un conflit d’intérêts avec un autre client
• Vérifications dans le cadre de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes
• Vérifications des personnes politiquement vulnérables : personnes jouant un rôle important au sein du gouvernement, de la magistrature, des tribunaux, des banques centrales, des ambassades, des forces armées et des sociétés d’État, y compris les membres de leur famille et les personnes qui leur sont étroitement associées
• Vérifications de couverture médiatique négative
• Vérifications de listes de sanctions gouvernementales
• Vérifications en matière d’indépendance

Ces vérifications sont effectuées pour des motifs d’ordre juridique, réglementaire ou commercial et doivent être répétées au cours de notre mandat. Dans le cadre de ces vérifications, nous sommes tenus de traiter des données de catégorie particulière (par exemple, pour vérifier si vous êtes une personne politiquement vulnérable ou pour collecter des informations sur des condamnations pénales lorsque les lois en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité l’exigent). Il est important que vous nous fournissiez toutes les informations et tous les documents nécessaires, car cela influe sur notre capacité à vous fournir des services.

Fondement juridique du traitement des données à caractère personnel de nos clients :

Exécution d’un contrat

• Respect d’une obligation légale ou réglementaire
• Notre intérêt légitime à vous fournir des services fiables, uniformes et de grande qualité et à obtenir le paiement rapide des honoraires, des coûts et des dettes à l’égard de nos services
• Notre intérêt légitime à comprendre tout conflit d’intérêts ou tout enjeu en ce qui a trait à la législation en matière d’indépendance
• Notre intérêt légitime à éviter que, par inadvertance, EY soit en contact avec des produits d’activités criminelles ou soutienne toute autre activité illicite ou frauduleuse (comme le terrorisme)

Dans le cadre des services professionnels qu’EY fournit à ses clients, EY traite des données à caractère personnel de personnes physiques avec lesquelles elle n’a pas de relation directe (contractuelle ou autre). Par exemple, si nous effectuons un audit légal, notre équipe de mandat sera tenue d’auditer les livres et registres de nos clients, ce qui pourrait inclure des informations sur la paie à l’égard des employés du client, des données sur les fournisseurs, de données sur l’administration financière, des données concernant des réclamants et des données sur les poursuites judiciaires. Pour prendre un autre exemple : si nous effectuons un contrôle préalable en vue de l’acquisition d’une entreprise cible pour le compte d’un client, nous obtenons des données à caractère personnel concernant les employés, la direction et les clients de l’entreprise cible.

Nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir des données à caractère personnel dans le cadre de la prestation des services et que les données à caractère personnel qu’ils nous fournissent ont été traitées conformément au droit applicable.

Compte tenu de la diversité des services que nous rendons, nous traitons plusieurs catégories de données à caractère personnel comme :

• Informations personnelles (comme le nom, l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil et le pays)
• Coordonnées (comme les numéros de téléphone, l’adresse courriel et l’adresse postale)
• Informations financières (comme le salaire, les retenues à la source, le revenu, les placements, les avantages et le statut fiscal)
• Informations relatives à l’emploi (comme le poste, l’échelon, l’expérience, les données de rendement et le nombre d’emplois)

Pour certains services, nous traitons également des données de catégorie particulière. Par exemple, dans certains pays où nous rendons des services en matière de déclaration de revenus, il faut analyser l’information détaillée sur les paiements effectués par notre client, son conjoint et ses personnes à charge concernant une appartenance syndicale, un parti politique, des traitements médicaux ou un organisme de bienfaisance religieux. Ces données sont collectées intentionnellement et ne seront utilisées qu’en cas de nécessité dans le cadre de la prestation des services pour lesquelles les données ont été collectées, comme déterminer le taux d’imposition exact du revenu de notre client et demander la déduction fiscale appropriée relativement à ces paiements.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des personnes dont nous obtenons lesdites données dans le cadre de la prestation de services à nos clients :

• Respect d’une obligation légale ou réglementaire
• Notre intérêt légitime à nous assurer que nos clients reçoivent des services fiables, uniformes et de grande qualité à l’échelle mondiale

Lorsqu’une procédure en insolvabilité est initiée à l’égard d’une entreprise, un ou plusieurs professionnels de l’insolvabilité d’EY (des administrateurs et des liquidateurs) pourraient être nommés pour gérer les affaires, les activités et les biens de l’entreprise. De même, lorsqu’un débiteur est soumis à un régime d’insolvabilité ou de restructuration, un ou plusieurs professionnels de l’insolvabilité d’EY pourraient être nommés pour gérer les affaires, les activités et les biens du débiteur.

Dans la présente rubrique :

• « titulaire de charge » désigne les professionnels de l’insolvabilité d’EY;
• « entreprise » désigne l’entité insolvable pour laquelle les titulaires de charge ont été nommés;
• « débiteur » désigne la personne physique qui est soumise à une procédure en insolvabilité ou procédure de restructuration;
• « vous » désigne les personnes concernées par la procédure en insolvabilité de l’entreprise ou du débiteur.

Dans le cadre de la prestation des services en insolvabilité, EY traite vos données à caractère personnel dans le cadre de son intérêt légitime à aider les titulaires de charge dans l’exécution de leurs obligations légales et réglementaires relativement aux procédures en insolvabilité. Pour plus de précision, l’entreprise ou le débiteur demeure le responsable du traitement de vos données à caractère personnel traitées pour des finalités qui ne sont pas liées aux obligations légales et réglementaires des titulaires de charge.

La plupart des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons sont obtenues directement auprès de vous, mais nous en obtenons également indirectement.

Les titulaires de charge et EY traitent vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes (liste non exhaustive) :

• Communiquer avec les créanciers de l’entreprise ou du débiteur et avec chacun d’entre eux : informations particulières essentielles pour s’acquitter de fonctions prévues par la loi (ces informations serviront à évaluer, par exemple, si un dividende devrait être payé)
• Remise de pièces justificatives ou de rapports à des ministères, des autorités réglementaires ou des instances appropriées relativement à l’exercice d’une charge publique ou afin de répondre à des demandes
• Transmission des déclarations prescrites
• Aux fins de la gestion des dossiers, y compris la réalisation des actifs, l’approbation des réclamations et le paiement de distributions
• Traitement à des fins personnelles des employés conformément à la loi et aux politiques de l’entreprise
• Administration de la paie, établissement de factures, contrôle du crédit et autres données relatives aux finances de l’entreprise
• Communication raisonnable et licite d’informations à des parties intéressées
• Prévention ou détection de crimes ou de fraudes
• Établissement, exercice ou défense de droits reconnus par la loi, sollicitation de conseils juridiques, introduction ou la contestation de poursuites judiciaires
• Respect des obligations légales auxquelles l’entreprise ou le débiteur sont assujettis
• À des fins de gestion de la qualité et des risques

Les types de données à caractère personnel traitées aux fins susmentionnées comprennent (mais sans s’y limiter) le nom, l’adresse, les informations d’identification, les informations relatives à la paie, ainsi que les informations sur votre relation avec l’entreprise ou le débiteur qui sont nécessaires à l’exécution des obligations prévues par la loi des titulaires de charge pendant la procédure en insolvabilité.

Vous avez certains droits à l’égard de vos données à caractère personnel. Si vous avez une question ou souhaitez exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à la partie responsable de vos données à caractère personnel (l’entreprise, le débiteur ou le titulaire de charge) en utilisant les coordonnées indiquées dans les communications relatives à la procédure en insolvabilité.

Nous traitons des données à caractère personnel concernant les contacts (clients, anciens, existants et potentiels, et personnes physiques employées par ces clients, ou associées à eux, et autres relations d’affaires comme les anciens d’EY, les consultants, les organismes de réglementation et les journalistes) dans nos systèmes GRC. Ces systèmes GRC servent aux activités marketing d’EY. Les contacts enregistrés dans nos systèmes GRC recevront des documents de leadership éclairé, des bulletins, des documents promotionnels, des possibilités d’apprentissage, des sondages et des invitations à des activités de la part d’EY.

Dans nos systèmes GRC, nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• Nom, titre de poste, adresse postale, adresse courriel, numéros de téléphone et de télécopieur
• Nom de l’employeur ou de l’organisation à laquelle la personne physique est associée
• Préférences de l’utilisateur et préférences en matière de marketing, y compris le choix de la personne de recevoir ou non des communications de marketing
• Réponses aux invitations, activités de lecture et confirmations de participation à des événements par l’utilisation de témoins et de technologies semblables afin de personnaliser nos communications

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles, à moins que vous ne nous les communiquiez vous-même (par exemple, des exigences alimentaires particulières qui révèlent votre appartenance religieuse ou des allergies alimentaires), en participant à l’une de nos activités.

Les renseignements dans nos bases de données marketing relatifs aux relations d’affaires qui n’ont pas participé activement aux activités d’EY seront supprimés périodiquement conformément aux exigences réglementaires applicables. Si vous avez choisi de ne pas recevoir de publications d’EY à l’avenir, vos coordonnées pourraient demeurer sur notre liste d’exclusion.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des relations d’affaires :

• Consentement explicite des relations d’affaires
• Notre intérêt légitime à gérer les relations avec nos relations d’affaires et à communiquer de l’information au sujet d’EY, de nos services et des évènements que nous organisons

Nous traitons des données à caractère personnel concernant les participants à des réunions, conférences, événements et séances de formation organisés par EY (« activités »). Pour gérer les processus d’inscription aux activités, nous utilisons diverses applications, lesquelles contiendront leurs propres énoncés sur la protection des données à caractère personnel expliquant pourquoi et comment ces données sont collectées et traitées par ces applications. Nous invitons les participants à consulter les énoncés sur la protection des données à caractère personnel disponibles sur ces applications.

Dans le cadre de nos processus liés à la gestion des activités, nous traitons les données à caractère personnel suivantes (mais seulement dans la mesure où elles sont requises pour une activité particulière) :

• Nom, âge ou date de naissance
• Informations sur les membres du personnel des clients (coordonnées à la maison / au bureau / de l’entreprise)
• Numéro de carte de crédit/débit
• Informations sur les clients (coordonnées à la maison / au bureau / de l’entreprise)
• Adresse courriel
• Sexe
• Adresse à la maison ou autre adresse physique
• Noms des employeurs (EY ou autre)
• Fonction (titre du poste)
• Numéro de passeport
• Adresse URL personnelle (si vous avez un site Web personnel que vous aimeriez partager)
• Numéros de téléphone ou de télécopieur
• Des données relatives à une activité, telles que : restrictions alimentaires ou besoins particuliers; statut d’inscription; statut ou type de participant; présence à une entrevue médiatique; expérience relative à une activité antérieure; heure d’arrivée et de départ; heure d’arrivée à l’hôtel et heure de départ; renseignements sur le vol (compagnie aérienne, dates d’arrivée et de départ)

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles, à moins que vous ne nous les communiquiez vous-même (par exemple, des exigences alimentaires particulières qui révèlent votre appartenance religieuse ou des allergies alimentaires ou autres données relatives à votre santé nécessaires pour offrir du soutien aux participants, au besoin [par exemple, si un fauteuil roulant est nécessaire]).

Les participants aux activités d’EY tenus à l’extérieur des bureaux doivent avoir en main une pièce d’identité avec photo à des fins d’identification. Cette mesure vise à protéger nos gens, nos actifs et nos informations, et à empêcher l’accès non autorisé aux activités externes d’EY.

EY est autorisée à prendre des photos et à faire des enregistrements audios et vidéos dans les espaces publics où se tiennent les activités d’EY. Nous utilisons ces supports dans notre matériel promotionnel. Des images et les voix des participants seront enregistrées. Les enregistrements seront modifiés, copiés, présentés, publiés ou diffusés.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des participants :

• Consentement explicite du participant
• Notre intérêt légitime à organiser des activités et à gérer le processus d’inscription à celles-ci.
• Notre intérêt légitime à protéger nos gens, nos actifs et nos informations, et à empêcher l’accès non autorisé aux activités externes d’EY.
• Notre intérêt légitime à communiquer de l’information au sujet d’EY, de nos services et des activités que nous organisons

Nous offrons aux utilisateurs externes l’accès à diverses applications que nous gérons (comme le Portail client EY et la plateforme My EY). Dans les cas où de telles applications traitent des données à caractère personnel qui ne se limitent pas aux coordonnées de base utilisées aux fins d’authentification d’une application, ces applications comporteront leurs propres avis sur la protection des données à caractère personnel indiquant pourquoi et comment elles collectent et traitent les données à caractère personnel. Nous invitons les personnes utilisant nos applications à consulter les énoncés sur la protection des données à caractère personnel disponibles sur ces applications.

EY utilise une variété d’outils pour préserver la sécurité de son infrastructure informatique, y compris de ses boîtes de courriel. Voici quelques exemples de ces outils :

• Systèmes qui analysent les courriels entrants destinés à des personnes d’EY en vue de déceler des pièces jointes et des liens URL douteux afin d’éviter des attaques de programmes malveillants
• Outils qui détectent les menaces visant les terminaux de manière à déceler les attaques de logiciels malveillants
• Outils qui bloquent certains contenus ou certains sites Web

Si vous correspondez par courriel avec une personne d’EY, vos courriels seront analysés par les outils utilisés par EY afin de préserver la sécurité de son infrastructure informatique, ce qui pourrait donner lieu à la lecture du contenu par d’autres personnes autorisées d’EY que le destinataire visé.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des personnes qui correspondent avec EY par courriel :

• Notre intérêt légitime à protéger notre infrastructure informatique contre un accès non autorisé ou une fuite de données
• Notre intérêt légitime à analyser les échanges de courriels

Le service téléphonique d’EY est hébergé en interne chez EY. Lorsque vous appelez un membre du personnel d’EY, seul votre numéro de téléphone sera stocké sur les serveurs d’EY; le destinataire de votre appel y aura accès au moyen de son appareil mobile et par courriel. Aucun autre renseignement personnel permettant l’identification ne sera collecté, mais des journaux et rapports techniques pourraient être stockés à des fins de dépannage.

Le service de messagerie vocale d’EY est fourni par Microsoft. Lorsque vous appelez un membre du personnel d’EY et laissez un message vocal, ce message vocal ainsi que toute donnée à caractère personnel qu’il comporte seront stockés sur les serveurs mondiaux de Microsoft Azure et seront transmis par courriel au destinataire de votre appel sous forme de clip vocal de format MP3. Microsoft ne tiendra pas de registre des appels que vous effectuez auprès des membres du personnel d’EY.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des personnes qui correspondent avec EY par téléphone et par services de messagerie vocale :

• Notre intérêt légitime à maintenir des réseaux de communication

Nous collectons des informations auprès des candidats et à leur sujet relativement aux possibilités d’emploi ouvertes chez EY. Les informations que nous collectons, la manière dont nous les utilisons et le moment de leur collecte varient en fonction du pays dans lequel vous présentez votre candidature. De façon générale, les données que nous collectons concernant les candidats à un de nos emplois offerts comprennent les curriculum vitae, les pièces d’identité, les dossiers scolaires, les antécédents professionnels, les informations sur l’emploi et les recommandations.

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour jumeler vos compétences, expérience et formation aux postes précis offerts par EY. Ces informations sont communiquées aux directeurs du recrutement pertinents et aux personnes participant au processus de recrutement qui auront à décider s’ils vous invitent à une entrevue. EY collectera d’autres informations si vous êtes invité à l’entrevue (ou à une étape équivalente) ou à l’étape suivante. Ces informations comprennent les notes d’entrevue, les résultats d’évaluation, les commentaires et les détails d’une offre.

Dans le cadre de nos activités de recrutement, y compris des demandes d’emploi et lors du processus d’accueil, nous collectons également des données de catégorie particulière auprès des candidats lorsque nous y sommes tenus en vertu du droit du travail. Ces informations se rapportent au futur environnement de travail chez EY ou aux avantages relatifs à l’emploi, ou sont obtenues avec le consentement explicite de la personne physique, lorsqu’une telle collecte est autorisée par la loi. Par exemple, lorsque la législation applicable nous le permet, nous collecterons des informations au sujet des handicaps d’une personne afin d’analyser la diversité de notre effectif. Une fois que la personne concernée aura commencé à travailler, les informations qu’elle communiquera au sujet de ses handicaps serviront également à lui offrir un milieu de travail approprié. Nous devons par ailleurs effectuer une vérification des antécédents criminels de certains candidats afin d’évaluer leur admissibilité à travailler chez EY ou pour les clients d’EY. Dans certains pays, nous demandons également aux candidats de fournir des informations concernant leur origine raciale et ethnique, et leur orientation sexuelle à des fins de contrôle de la diversité, bien que la communication de ces informations soit entièrement volontaire. Cependant, lorsqu’un candidat ne communique pas volontairement ces informations, nous pourrions être tenus par la loi d’évaluer nous-mêmes ces critères.

Nos outils de recrutement et nos sites Web disposent de leurs propres énoncés sur la protection des données à caractère personnel expliquant pourquoi et comment ces données sont collectées et traitées par ces applications. Nous invitons les personnes utilisant nos outils de recrutement et nos sites Web à consulter les énoncés sur la protection des données à caractère personnel qui y sont publiés.

Selon le pays dans lequel vous présentez votre candidature, EY collecte des données à caractère personnel concernant les candidats (« vous ») à partir des sources suivantes :

• Directement auprès de vous : par exemple, des informations que vous avez communiquées lorsque vous avez posé votre candidature à un poste directement par le site Web d’emplois d’EY (pour de plus amples renseignements sur le traitement de vos données à caractère personnel par l’intermédiaire de notre système de gestion du recrutement mondial, veuillez lire l’énoncé sur la protection des données à caractère personnel disponible dans ce système)
• Auprès des agences de placement : par exemple, lorsqu’une agence de placement qui a vos coordonnées communique avec nous pour vous recommander comme candidat potentiel
• Par l’intermédiaire de sources en ligne accessibles au public : par exemple, lorsque vous avez un profil professionnel mis en ligne (p. ex., sur le site Web de votre employeur actuel ou sur un site de réseautage professionnel comme LinkedIn)
• Par recommandation : par exemple, en étant recommandé par un ancien employé ou employeur, ou par un auteur de recommandation que vous avez désigné
• Résultats des vérifications des antécédents

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des candidats à l’un de nos emplois :

• Consentement explicite du candidat
• Notre intérêt légitime à attirer, identifier et recruter des talents
• Notre intérêt légitime à traiter et à gérer des candidatures pour des postes chez EY, y compris la présélection et la sélection de candidats
• Notre intérêt légitime à engager et à accueillir des candidats en présentant une offre aux candidats retenus et en effectuant des vérifications pré-embauche
• Notre intérêt légitime à gérer nos sites Web d’emplois (y compris à effectuer des analyses statistiques)
• Respect d’une obligation légale ou réglementaire (lors de l’évaluation des antécédents pour nous assurer qu’un candidat est admissible au travail)

EY espère maintenir une relation durable mutuellement bénéfique avec les anciens d’EY (anciens associés, employés et contractuels d’une société membre). Si nous vous invitons à joindre notre communauté des anciens, votre nom, vos coordonnées, votre poste, votre dernier bureau EY, votre échelon, votre gamme de services et le pays seront utilisés pour vous inscrire dans l’une de nos bases de données des anciens, à moins que vous n’ayez indiqué que vous ne souhaitez pas participer au programme des anciens d’EY. Vous avez la possibilité de créer un profil plus détaillé et de décider des informations supplémentaires que vous souhaitez partager avec EY et avec la communauté des anciens en général.

Nos bases de données des anciens contiennent leurs propres énoncés sur la protection des données à caractère personnel expliquant pourquoi et comment ces données sont collectées et traitées par ces applications. Nous invitons les personnes utilisant nos bases de données des anciens à consulter les énoncés sur la protection des données à caractère personnel qui y sont publiés.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des anciens d’EY :

• Consentement explicite de l’ancien d’EY
• Notre intérêt légitime à maintenir une solide relation avec nos anciens, à envoyer des publications au sujet d’EY et de ses services, à inviter des anciens à des activités, et à aider les anciens à rester en contact entre eux

Nous traitons des données à caractère personnel au sujet de nos fournisseurs (y compris nos sous-traitants et les personnes associées à nos fournisseurs et sous-traitants) afin de gérer notre relation et nos contrats, et de bénéficier des services de nos fournisseurs.

Les données à caractère personnel que nous traitons se limitent généralement aux coordonnées (nom, nom de l’employeur, téléphone, courriel et autres coordonnées) et à des informations financières (des informations sur les paiements).

De plus, nous utilisons des données concernant nos fournisseurs pour vérifier s’il y a risque de conflit d’intérêts ou s’il existe une restriction relative à l’indépendance des auditeurs nous empêchant de faire appel à un fournisseur. Avant de sélectionner un nouveau fournisseur, nous effectuons aussi une vérification relative à l’indépendance des auditeurs et d’autres vérifications d’antécédents exigés par la loi ou un règlement, comme la vérification de l’existence d’une couverture médiatique négative ou de corruption, et effectuer d’autres vérifications en matière de crimes financiers.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel de nos fournisseurs :

• Exécution d’un contrat
• Respect d’une obligation légale ou réglementaire
• Notre intérêt légitime à gérer les paiements, les honoraires et les frais, et à percevoir et recouvrer les sommes dues à EY
• Notre intérêt légitime à comprendre tout conflit d’intérêts ou tout enjeu en ce qui a trait à la législation en matière d’indépendance
• Notre intérêt légitime à éviter que, par inadvertance, EY soit en contact avec des produits d’activités criminelles ou soutienne toute autre activité illicite ou frauduleuse (comme le terrorisme)

Le service d’assistance EY/Ethics offre aux gens et clients d’EY, et aux autres personnes à l’extérieur d’EY, un moyen de signaler, de façon confidentielle, et de manière anonyme ou non, une activité qui implique un comportement contraire à l’éthique, à la loi, aux normes professionnelles ou autrement contraire au Code de conduite mondial d’EY. Les signalements peuvent être faits en ligne ou par l’intermédiaire d’un service d’assistance téléphonique.

Le service d’assistance EY/Ethics dispose de son propre énoncé sur la protection des données à caractère personnel qui décrit les pratiques qu’EY suit en ce qui concerne ce service. Nous invitons les personnes qui utilisent les services d’assistance EY/Ethics à le consulter.

Lorsque vous visitez un bureau d’EY, nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous offrir certains services (comme l’accès à nos immeubles et à nos salles de conférence, ou au wifi), de contrôler l’accès à nos immeubles, et de protéger nos bureaux, notre personnel, nos biens et nos informations confidentielles (par exemple, en utilisant la télévision en circuit fermé).

Les données à caractère personnel que nous collectons se limitent généralement à votre nom, à vos coordonnées, à votre emplacement, et à l’heure à laquelle vous entrez dans nos bureaux et quittez les lieux.

Registres des visiteurs et laissez-passer
Nous demandons aux visiteurs de nos bureaux de s’enregistrer à la réception, et nous conservons ce registre des visiteurs pendant une courte période. Les visiteurs de nos bureaux reçoivent un laissez-passer temporaire pour accéder à nos locaux. Nos registres de visiteurs seront utilisés pour vérifier que les laissez-passer sont rendus, pour examiner un incident de sécurité et en cas d’urgence (par exemple, si un bureau doit être évacué).

Wifi
Nous surveillons et enregistrons le trafic sur nos réseaux wifi, ce qui nous permet d’avoir certaines informations sur le comportement d’un utilisateur sur le réseau ainsi que de connaître, au minimum, les adresses d’origine et de destination.

Télévision en circuit fermé
EY utilise la surveillance par télévision en circuit fermé (« CCTV ») lorsque la loi l’autorise. Les images de CCTV sont stockées de façon sécuritaire et sont accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour examiner un incident). Nous sommes autorisés à communiquer des images de CCTV à des instances chargées de faire respecter la loi. Nous partagerons également ces images avec nos assureurs pour traiter une réclamation d’assurance à la suite d’un incident. Les enregistrements de CCTV sont habituellement rapidement supprimés ou automatiquement écrasés, à moins qu’un problème ne soit décelé et ne nécessite une investigation plus poussée.

Fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel des visiteurs des bureaux d’EY :

• Notre intérêt légitime à protéger nos bureaux, notre personnel, nos biens et nos informations confidentielles
• Notre intérêt légitime à éviter et à détecter la commission d’un crime, et à établir, à exercer et à contester une réclamation juridique