Avis mondial sur la protection des données à caractère personnel du site de recrutement de Yello

Janvier 2023

1. Introduction

Le présent avis sur la protection des données à caractère personnel vise à décrire les pratiques suivies par EY à l’égard de l’application Yello (l’« outil ») en ce qui a trait à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées et conservées dans l’outil. Le présent avis doit être lu conjointement avec l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com, et, en cas d’incompatibilité avec ce dernier, les dispositions du présent avis auront préséance. Veuillez lire attentivement le présent avis sur la protection des données à caractère personnel.

Veuillez prendre note que certaines parties du contenu du présent avis sur la protection des données à caractère personnel, marquées d’un astérisque (*), ne s’appliquent pas si vous postulez un poste au sein d’une des entités EY sur le territoire de l’Union européenne qui sont assujetties au Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »). 

2. Qui gère l’outil?

« EY » désigne une ou plusieurs des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited (« EYG »), lesquelles sont toutes des entités juridiques distinctes et peuvent déterminer les finalités et les moyens de traitement des données (c.‑à‑d. agir à titre de responsables du traitement des données ou à un autre titre analogue). L’entité qui agit à titre de responsable du traitement des données (ou à un autre titre analogue) en fournissant l’outil dans lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est l’entité EY ayant affiché le poste que vous postulez, ou l’entité EY avec laquelle vous traitez de quelque autre manière.

Vous trouverez une liste des sociétés locales membres du réseau EY et de leurs affiliés dans l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com. Le responsable du traitement des données mentionné ci‑dessus peut partager avec d’autres sociétés membres d’EYG (voir la rubrique 6 « Qui peut accéder à vos données à caractère personnel? » ci‑après) vos données à caractère personnel dans l’outil.

L’outil est hébergé sur des serveurs d’Amazon Web Services en Irlande et à Francfort.

3. De quelle façon l’outil traite-t-il les données à caractère personnel? 

L’outil vient appuyer les efforts de recrutement d’EY. L’outil compte deux fonctions : i) servir d’outil de recrutement pour la présentation de demandes d’emploi; et ii) servir de bassin de candidats pour les postes à pourvoir.

Si vous êtes un candidat ou que vous utilisez l’outil à un autre titre, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes :

• Création d’un compte
• Ouverture d’une session dans Yello
• Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
• Présentation de demandes d’emploi
• Réalisation d’entrevues numériques
• Traitement, évaluation et gestion des demandes d’emploi
• Gestion de la fidélisation des candidats et de la communication avec les candidats (par exemple, courriels marketing à l’intention des candidats qui ont choisi de faire partie du bassin de talents)
• Présentation d’offres d’emploi
• Planification d’entrevues
• Communication de compte rendu après l’entrevue

Le traitement de vos données à caractère personnel (selon le pays et l’étape du processus de recrutement) dans l’outil repose sur l’un ou l’autre des fondements juridiques suivants :

Dans le cadre de l’application du RGPD, nous traitons vos données dans un contexte de relation précontractuelle, selon votre consentement, les obligations juridiques applicables et/ou les intérêts légitimes poursuivis.

Dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel sensibles, nous le ferons uniquement pour assurer le respect d’une obligation juridique du responsable du traitement des données concerné ou – s’il s’agit d’informations que vous avez consenti à fournir – conformément au consentement que vous aurez donné explicitement. Toutefois, si vous ne nous les communiquez pas, en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser certaines des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps. À cette fin, veuillez envoyer un courriel à global.data.protection@ey.com.

Si vous êtes un utilisateur interne d’EY, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes :

• Création d’un compte
• Ouverture d’une session dans Yello
• Création de demandes d’ouverture de postes et d’activités
• Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
• Réalisation d’entrevues numériques
• Évaluation des demandes d’emploi
• Gestion de la fidélisation des candidats et de la communication avec les candidats
• Sélection de candidats pour l’embauche
• Planification d’entrevues
• Communication de compte rendu après l’entrevue
• Désignation d’intervieweurs

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. Les intérêts légitimes spécifiques poursuivis sont les suivants :

• La gestion des ressources humaines, notamment les évaluations du rendement et le recrutement
• L’efficacité des pratiques de recrutement d’EY, notamment l’établissement d’un réservoir de main‑d’œuvre, le recrutement, la sélection et l’embauche

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l’un des intérêts légitimes susmentionnés, ou les deux. À cette fin, veuillez envoyer un courriel à global.data.protection@ey.com.

Si vous êtes un responsable du recrutement universitaire, vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées aux fins suivantes :

• Création d’un compte
• Ouverture d’une session dans l’outil
• Envoi d’invitations aux activités de recrutement universitaire et gestion de ces activités
• Traitement possible des données durant le processus de sélection de candidats pour l’embauche

4. Quels types de données à caractère personnel sont traités dans l’outil?

Si vous êtes un candidat ou que vous utilisez l’outil à un autre titre, et si EY l’autorise en conformité avec le droit applicable, l’outil peut traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Informations figurant dans le profil du candidat (nom, coordonnées, formation, curriculum vitæ, langues parlées, préférences géographiques, emplacement, poste qu’il a postulé / poste offert) 
• Informations sur la diversité, photographie
• Informations sur le candidat dans le cadre d’une demande d’emploi spécifique, informations obtenues lors de l’entrevue (*notamment les entrevues vidéo/enregistrées) et de l’évaluation, informations en fonction des exigences réglementaires ou opérationnelles propres au pays
• Données à caractère personnel sensibles (origine raciale ou ethnique, données concernant la santé, données concernant l’orientation sexuelle)
• Identifiants gouvernementaux tels que le numéro de passeport, les informations sur le visa et le numéro de la pièce d’identité nationale)
• Des données relatives aux condamnations pénales (pertinentes aux fins de l’emploi) seront collectées, mais seulement sous la forme d’un « oui » ou d’un « non ». Aucune autre information sur les condamnations pénales ne sera traitée.

Vos données à caractère personnel peuvent nous être transmises de diverses manières :

• Il peut s’agir de données que vous avez communiquées. Dans certains cas, il peut s’agir de données à caractère personnel que nous obtenons directement auprès de vous. Les données tirées de messages que vous nous faites parvenir et des informations fournies dans un formulaire de coordonnées ou un portail en ligne sont des exemples.
• Il peut s’agir de données obtenues en interne. Il est possible que certaines de vos données à caractère personnel proviennent d’autres systèmes d’EY. Dans le cas de clients, il peut s’agir de données se trouvant dans notre système de gestion des relations avec la clientèle. Ces données peuvent provenir des sources suivantes :
  • Des candidats eux‑mêmes, dans le cadre de leur inscription à Yello 
  • D’associés, d’employés ou de sous‑traitants d’EY (dans le cadre d’une recommandation)
  • De SuccessFactors / Employee Central
  • De SF Recruiting
  • D’outils d’EY, comme CappFinity, Saville, Pymetrics et HireVue

Si vous êtes un responsable du recrutement universitaire, l’outil traite les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Nom, courriel, titre, numéro de téléphone, département du collège / de l’université Ces données proviennent des sources suivantes :
• De vous-même
• Des sites Web du collège / de l’université ou directement du collège / de l’université

5. Données à caractère personnel sensibles

Selon la définition du RGPD, les données à caractère personnel sensibles d’une personne s’entendent notamment de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé et des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

La collecte et le traitement de données à caractère personnel sensibles ou spéciales peuvent aussi être requis dans certains pays où il s’agit d’obligations ou d’exigences prescrites par le droit applicable :

• Origine raciale et ethnique
• Données concernant la santé
• Données concernant l’orientation sexuelle
• Identifiants gouvernementaux tels que le numéro de passeport, les informations sur le visa et le numéro de la pièce d’identité nationale
• Données relatives aux condamnations pénales (veuillez noter que seule une réponse sous la forme de « oui » ou « non » est enregistrée dans l’outil relativement aux condamnations pénales; aucune autre information sur ces condamnations pénales n’est enregistrée) 
  

6. Qui pourrait accéder à vos données à caractère personnel?

Les personnes/équipes suivantes accèdent à vos données à caractère personnel dans l’outil :

• Employés, associés et sous-traitants d’EY
• Gestionnaires d’EY procédant à l’embauche
• Recruteurs
• Recruteurs, Services partagés – Talents, et coordonnateurs du recrutement
• Superutilisateurs responsables de la recherche de candidats
• Équipe mondiale de soutien au système
• Équipe mondiale de communication de l’information
• Candidats
• Personnel de soutien de Yello
• Tata Consultancy Services (TCS)
• Équipe de soutien informatique d’IBM

Nous avons pour politique de ne faire appel qu’à des prestataires de services tiers qui sont tenus de maintenir des niveaux adéquats de protection des données, de sécurité et de confidentialité, et qui se conforment aux exigences légales applicables aux transferts de données à caractère personnel en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées.

Les droits d’accès détaillés ci-dessus peuvent donner lieu au transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions ne faisant pas partie de l’Union européenne) dans lesquelles EY exerce des activités (la liste des bureaux d’EY et de leur emplacement figure à l’adresse www.ey.com/fr_ca/locations). EY traitera vos données à caractère personnel dans l’outil selon les lois et la réglementation professionnelle applicables dans votre juridiction. Les transferts de données à caractère personnel au sein du réseau EY sont régis par les propres règles d’entreprise contraignantes d’EY.

Pour les données collectées dans l’Espace économique européen (l’« EEE ») ou qui se rapportent à des personnes physiques se trouvant dans l’EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié dans la mesure requise pour se conformer au droit applicable. Le transfert des données à caractère personnel de l’outil à RECSOLU, Inc., faisant affaire sous le nom de Yello, et de l’outil à TCS et à IBM, est régi par des ententes conclues entre EY et ces prestataires de services qui prévoient des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.

Si vous voulez en savoir davantage sur la façon dont nous justifions le transfert légitime de vos données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen,vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse global.data.protection@ey.com. 

7. Conservation des données

EY a pour politique de conserver des données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites à la rubrique « De quelle façon l’outil traite‑t‑il les données à caractère personnel? ». Les durées de conservation varient d’un pays à l’autre et sont fixées conformément aux obligations professionnelles et réglementaires locales en la matière.

Afin de satisfaire à ses obligations professionnelles et légales, d’établir, d’exercer ou de défendre les droits que lui confère la loi, et à des fins archivistiques et historiques, EY doit conserver des informations pendant de longues périodes.

Les politiques et/ou procédures pour la conservation des données à caractère personnel dans l’outil sont les suivantes :

• Si vous êtes un candidat ou que vous utilisez l’outil à un autre titre, vos données seront conservées conformément aux directives d’EY sur la conservation des juridictions concernées. Au terme de la période de conservation prévue, vos données à caractère personnel seront supprimées ou anonymisées (auquel cas vos données ne seront plus des données à caractère personnel et elles ne permettront plus de vous identifier). Pour toute question sur nos pratiques de conservation des données, veuillez communiquer avec nous à l’adresse global.data.protection@ey.com.
• Si vous êtes un utilisateur EY de l’outil, vos données seront conservées conformément aux directives mondiales sur la conservation des dossiers d’EY (en anglais seulement) et au calendrier de conservation des données applicable dans le pays visé (en anglais seulement). Au terme de la période de conservation prévue, ou si vous décidez de retirer votre consentement, vos données à caractère personnel seront supprimées ou anonymisées (auquel cas vos données ne seront plus des données à caractère personnel et ne permettront plus de vous identifier).

Au terme de la période de conservation prévue, vos données à caractère personnel seront supprimées.

8. Sécurité

EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses activités. L’accès à ces informations est limité, et les politiques et procédures en place visent à éviter une perte, un usage abusif et une divulgation inadéquate desdites informations. Vous trouverez des informations complémentaires concernant notre approche relative à la protection des données et à la sécurité de l’information dans notre brochure La protection de vos données (PDF – en anglais seulement).

9. Vérification de vos données à caractère personnel

EY ne transférera pas vos données à caractère personnel à des tiers (autres que les parties externes indiquées à la rubrique 6 ci‑dessus) à moins que vous ne nous y autorisiez ou que la loi ne nous y oblige.

10. Vos droits relativement aux données à caractère personnel 

Selon la juridiction concernée, vous pourriez avoir certains droits à l’égard de vos données à caractère personnel, comme :

• de vous enquérir des données à caractère personnel vous concernant qui sont traitées par EY ou d’accéder à celles‑ci;
• d’obtenir la rectification de vos données à caractère personnel, par exemple, si elles sont incomplètes ou inexactes;
• de limiter le traitement de données à caractère personnel, ou de vous y opposer, ou de demander l’effacement des données;
• de recevoir une copie des données à caractère personnel que vous avez fournies à EY, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ce qu’on appelle le droit à la « portabilité des données ») que vous pourriez vouloir réutiliser pour vos propres besoins;
• de retirer votre consentement dans les cas où vous avez fourni votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel;
• le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données (voir la rubrique « Réclamations »).

Si vous avez des questions sur la manière dont EY gère vos données à caractère personnel ou à propos de vos droits à l’égard de vos données à caractère personnel, veuillez envoyer un courriel à l’équipe de protection des données de votre bureau.

11. Plaintes

Si vous craignez un manquement aux lois sur la protection de la vie privée ou à toute autre réglementation, vous pouvez communiquer avec le leader mondial, Protection des données, d’EY, Bureau du directeur des affaires juridiques, 6, More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume-Uni, envoyer un courriel à l’équipe de protection des données ou encore communiquer avec votre représentant EY habituel. Un leader, Protection des données, d’EY étudiera votre plainte et vous renseignera sur la façon dont elle sera traitée et réglée.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont EY a réglé votre plainte, vous pourriez avoir le droit de vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pourriez également avoir le droit de vous adresser à un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres du réseau EY situées dans des pays hors de l’Union européenne et du Royaume‑Uni ont désigné des représentants établis respectivement sur le territoire de l’Union européenne et au Royaume‑Uni pour agir pour leur compte lorsqu’elles entreprennent des activités de traitement de données à l’égard desquelles le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne et/ou le règlement sur la protection des données du Royaume‑Uni (UK GDPR) s’appliquent. Vous trouverez de plus amples informations et les coordonnées de ces représentants ci‑dessous :

Représentant désigné à la protection des données pour l’Union européenne

Représentant désigné à la protection des données pour le Royaume‑Uni

12. Pour nous joindre

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, veuillez communiquer avec votre représentant EY habituel ou envoyer un courriel à l’équipe de protection des données.