Énoncé sur la protection des données à caractère personnel du site de recrutement de Taleo

Le traitement de vos données à caractère personnel a pour finalité d’évaluer le caractère adéquat de votre candidature pour le poste auquel vous postulez, de communiquer avec vous pour des rôles potentiels futurs qui pourraient correspondre à vos intérêts et de nous aider à mettre au point et à améliorer notre processus de recrutement.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du poste auquel vous avez postulé est l’article 6, paragraphe 1, point b) du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, qui traite du traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de futurs postes qui pourraient correspondre à vos intérêts est l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, qui traite du traitement de vos données à caractère personnel auquel vous avez consenti. Veuillez nous aviser par courriel si vous souhaitez retirer votre consentement.

Si vous nous fournissez des renseignements à propos des ajustements raisonnables que vous demandez – par exemple en vertu de la Equality Act 2010 du Royaume‑Uni –, la base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter ces renseignements est l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD ayant trait au respect de nos obligations légales.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter tout renseignement fourni par vous dans le cadre de votre candidature qui appartient à une catégorie particulière de données à caractère personnel, telles que des données concernant la santé, les convictions religieuses ou l’origine raciale, est l’article 9, paragraphe 2, point b) du RGPD, qui traite de nos obligations en matière d’emploi et de la protection de vos droits fondamentaux.

EY Global Services Limited (« EYGS »), société privée à responsabilité limitée par actions de l’Angleterre et du Pays de Galles, dont le siège social est situé au 6, More London Place à Londres (SE1 2DA), Royaume‑Uni, immatriculée sous le numéro 5483856, utilise le système d’Oracle America, Inc., 500 Oracle Parkway, Redwood Shores en Californie (94065), aux États‑Unis (« Oracle »). Oracle gère le système pour le compte d’EYGS au bénéfice des sociétés membres du réseau EY à l’échelle mondiale.

Les informations que vous transmettez au système peuvent, aux fins du recrutement, être partagées par EYGS avec une ou plusieurs sociétés membres du réseau EY dans le monde entier (voir la rubrique « Pourquoi avons‑nous besoin de vos données à caractère personnel? » ci‑après). EYGS agit en qualité de responsable conjoint du traitement avec chaque société membre du réseau EY qui annonce un poste dans la section Carrières du site ey.com.

Vos données à caractère personnel ne sont consultées qu’au besoin. Tout le personnel de recrutement au sein des sociétés membres du réseau EY à l’échelle mondiale a accès à votre profil enregistré dans la base de données et peut jumeler vos informations aux postes disponibles actuellement ou dans le futur.

Oracle peut accéder à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire pour exercer ses fonctions, mais ne peut partager aucune information sans obtenir au préalable la permission d’EYGS. Tata Consultancy Services (TCS), un fournisseur situé en Inde et au Mexique, aura également accès à l’outil afin d’offrir des services de soutien du système.

IBM, un fournisseur situé au Canada, en Chine, en République tchèque, en Hongrie, en Inde, en Malaisie, au Mexique, en Océanie, aux Philippines, en Pologne, au Royaume‑Uni et aux États‑Unis, aura également accès à l’outil afin d’offrir des services de soutien informatique.

De temps à autre, outre Oracle, TCS et IBM, nous pourrions avoir besoin de communiquer vos données à caractère personnel à d’autres tiers (voir, à titre d’exemple, la rubrique traitant de « IBM Watson » ci‑après). Toutefois, nous ne divulguons vos données à caractère personnel que pour les raisons suivantes :

• La participation d’un prestataire de services tiers est nécessaire pour faciliter ou élargir les services de recrutement.
• Des auditeurs (internes ou externes) doivent effectuer l’audit de nos services de recrutement.
• Vous en faites explicitement la demande.
• La communication des informations est imposée par une ordonnance du tribunal ou par une disposition législative ou
  réglementaire.

Nous prenons des mesures de sécurité et des précautions juridiques pour protéger la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel qui sont transférées au sein de l’organisation EY. EY a mis en place des règles d’entreprise contraignantes (« REC ») qui permettent les transferts à l’échelle mondiale au sein de l’organisation EY des données à caractère personnel provenant de l’EEE conformément à la réglementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel applicable. Les REC imposent à toutes les entités d’EY du monde d’appliquer les mêmes normes de protection pour les données à caractère personnel.
Vous pouvez consulter nos REC ici.

La société américaine Ernst & Young LLP et ses entités américaines affiliées adhèrent aux boucliers de protection des données UE-États‑Unis et Suisse-États‑Unis publiés par le département du Commerce des États‑Unis. Pour en apprendre davantage, consultez le Privacy Shield Data Privacy Statement d’Ernst & Young LLP.

Dans la mesure où vos données à caractère personnel provenant de l’Espace économique européen (« EEE ») ou de la Suisse sont transférées à des endroits en dehors de l’EEE ou de la Suisse où se situent Oracle, TCS et IBM et pour lesquels aucune décision d’adéquation contraignante n’a été rendue par la Commission européenne ou une autorité nationale de protection des données compétente, ces transferts sont assujettis aux modalités des clauses types de l’Union européenne approuvées par la Commission européenne qui s’appliquent à l’entente conclue entre EYGS et Oracle, entre EYGS et TCS et entre EYGS et IBM.

Il vous incombe de veiller à transmettre des informations exactes dans le système et à les tenir à jour, en passant par « Profil du candidat ». Vous devrez y indiquer une adresse courriel valide comme nom d’utilisateur, ainsi que d’autres informations, dont certaines sont obligatoires. Les informations obligatoires porteront une mention à cet effet. Votre adresse courriel nous permet de communiquer avec vous si votre profil professionnel et/ou vos préférences correspondent à nos possibilités d’emploi, ou si vous choisissez de recevoir des notifications automatisées des postes disponibles affichés chez l’une ou l’autre des sociétés membres du réseau EY.

Votre Profil du candidat vous permet également d’accéder au système pour suivre le cheminement de votre candidature ou pour modifier vos informations personnelles si vous le souhaitez.

Si vous souhaitez poser votre candidature pour un poste à l’extérieur de votre pays d’origine, nous pourrions avoir besoin de vous poser des questions concernant plus particulièrement le pays dans lequel le poste est offert. En effet, dans certains pays, avant que nous puissions offrir un emploi à un candidat, nous devons poser certaines questions supplémentaires. Ces questions seront pertinentes et nécessaires pour le poste annoncé et conformes aux valeurs d’EY.

Lorsque vous posez votre candidature pour un emploi en Pologne, vous donnez votre accord et votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel recueillies dans le système afin de participer activement aux processus de recrutement actuels et futurs menés par les sociétés membres d’EY conformément au Règlement général sur la protection des données et à la Loi sur la protection des données à caractère personnel du 10 mai 2018. En outre, vous acceptez de recevoir des renseignements relatifs aux processus de recrutement par courriel ou téléphone. Pour obtenir des renseignements détaillés concernant le traitement des données à caractère personnel par les sociétés membres d’EY en Pologne, nous vous invitons à lire la politique sur la protection des données à caractère personnel d’EY Pologne.

Lorsque vous posez votre candidature pour un emploi au Pérou, nous obtenons votre accord et consentement conformément à l’article 12 de la Loi sur la protection des données personnelles, no 29733. Vous trouverez des renseignements complémentaires en cliquant ici.

Lorsque vous posez votre candidature pour un emploi au Mexique, nous obtenons votre accord et consentement conformément à la loi fédérale sur la protection des données à caractère personnel en possession du secteur privé du 6 juillet 2010.

Lorsque vous posez votre candidature pour un emploi en Colombie, nous obtenons votre accord et consentement conformément aux règlements applicables en matière de protection des données. Vous n’êtes pas tenu de répondre aux questions concernant des catégories particulières de données. Pour obtenir des renseignements complémentaires, veuillez consulter notre politique locale sur la protection des données.

Lorsque vous posez votre candidature pour un emploi en Malaisie, nous obtenons votre accord et consentement conformément à la Personal Data Protection Act 2010 (Act 709). Vous trouverez des renseignements complémentaires en cliquant ici.

Toutes les données à caractère personnel fournies par les candidats qui posent leur candidature pour un emploi au Japon seront traitées correctement en vertu des règles suivantes, conformément à l’ensemble des lois et règlements et à la politique sur la protection des données à caractère personnel d’EY Japon.

1. Fins auxquelles serviront les données à caractère personnelles

Les données à caractère personnel du candidat ne seront utilisées qu’aux fins suivantes :

1. Faire connaître diverses conférences et activités de recrutement, et recevoir les inscriptions
2. Sélectionner les candidats en vue de l’embauche
3. Communiquer avec les candidats aux fins de la gestion des questions administratives liées à la sélection d’embauche
4. Procéder à des analyses statistiques en vue de prochaines activités de recrutement
5. Pour les candidats embauchés, leurs données à caractère personnel serviront aux fins suivantes à compter de leur entrée en service :

• les activités relatives à l’audit et les autres activités liées à la certification, les activités de consultation, les activités liées à la gestion des risques et au contrôle, de même que les activités liées aux services transactionnels et plusieurs autres activités relatives aux services
• l’annonce de différents conférences et groupes d’étude, et les activités relatives à leur déroulement
• les activités de gestion, notamment des affaires personnelles et de comptabilité
• les activités de contrôle interne, comme le contrôle de l’indépendance et de la qualité

2. Utilisation partagée des données à caractère personnel au sein des sociétés membres du réseau EY

Les données à caractère personnel fournies par les candidats seront stockées dans les serveurs de Taleo se situant aux États‑Unis et seront partagées au sein des sociétés membres d’EY (notamment des sociétés localisées en pays étrangers), y compris EY Global Services Limited (Royaume‑Uni), aux fins énumérées en 1) ci‑dessus.

Personnes ayant la responsabilité de la gestion des données à caractère personnel partagées :

• Le président d’Ernst & Young ShinNihon LLC.
• Le leader, Ernst & Young Tax Co.
• Le président, Ernst & Young Transaction Advisory Services Co., Ltd.
• Les représentants, EY Advisory & Consulting Co., Ltd.
• Le président, EY Japan Co., Ltd.

Les données à caractère personnel partagées sont composées de ce qui suit : nom, adresse courriel, adresse, numéro de téléphone, formation, expérience professionnelle, etc.

Pour découvrir l’étendue des sociétés membres du réseau EY, nous vous invitons à cliquer ici.

Pour découvrir l’étendue des sociétés membres du réseau EY, nous vous invitons à cliquer ici.

3. Gestion de la sécurité des données à caractère personnel

Pour empêcher la divulgation ou encore l’utilisation abusive des données à caractère personnel des candidats, nous traiterons ces données à caractère personnel de façon sécuritaire en vertu d’une gestion rigoureuse, conformément à nos politiques de protection des données à caractère personnel et à nos règles de contrôle pour la protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel des candidats embauchés à la suite de la sélection seront gérées de manière appropriée comme renseignements généraux une fois ceux‑ci entrés en poste.  Les données à caractère personnel des candidats non retenus seront correctement éliminées ou supprimées une fois les activités de sélection terminées.

Ernst & Young ShinNihon LLC

Ernst & Young Tax Co Tax

Ernst & Young Transaction Advisory Services Co. Ltd.

EY Advisory & Consulting Co. Ltd

EY Japan Co., Ltd.

En Inde, au Royaume‑Uni et aux États‑Unis, nous utilisons IBM Watson Recruitment Express (« IBM Watson ») pour prêter assistance lors de la sélection des candidats pour des postes chez EY. Vos données à caractère personnel seront traitées par IBM Watson aux fins suivantes : effectuer une analyse par intelligence artificielle et fournir une note d’adéquation aux recruteurs d’EY en lien avec votre candidature pour un poste. Bien qu’IBM Watson fournisse une recommandation automatisée s’appuyant sur la note d’adéquation d’un candidat, la décision finale quant aux candidats retenus reviendra au recruteur d’EY.

EY Global Services utilise IBM Watson sous licence d’IBM Global Business Services, PO Box 41, North Harbour, Portsmouth, PO6 3AU (Royaume‑Uni). IBM Watson est hébergé sur des serveurs situés à Sterling (Virginie) dans des installations en colocation (Cyxtera) à Washington (D.C.) et à San José (Californie). Dans la mesure où vos données à caractère personnel sont transférées à des emplacements utilisant IBM Watson situés en dehors de l’EEE qui n’ont pas reçu de décision contraignante sur leur caractère adéquat de la Commission européenne ou d’une autre autorité nationale compétente en matière de protection des données, ces transferts sont assujettis aux termes des dispositions des clauses types de l’Union européenne approuvées par la Commission européenne qui s’appliquent à l’entente entre EYGS et IBM Watson.

IBM Watson traite toutes les catégories de données à caractère personnel que vous versez dans le système, notamment les données à caractère personnel sensibles relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques, et aux données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, dans la mesure où vous les avez versées dans le système. Ces données à caractère personnel seront conservées uniquement selon les besoins d’affaires d’EY. IBM Watson ne conserve pas vos données à caractère personnel lorsque la possibilité d’emploi n’est plus ouverte à candidature et ne conservera vos données à caractère personnel que pendant la période pendant laquelle les candidatures peuvent être posées en vue de pouvoir mettre à jour votre note d’adéquation par rapport à d’autres candidats. Vos données à caractère personnel sont supprimées périodiquement conformément à la politique de conservation des données du système énoncée à la rubrique intitulée « Conservation des données » de la présente politique sur la protection des données à caractère personnel. Dès que le système est nettoyé, vos données à caractère personnel seront retirées d’IBM Watson (même si la période de dépôt de candidature pour une possibilité d’emploi demeure ouverte). Vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel soient supprimées manuellement d’IBM Watson à tout moment.

Les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel :

• Utilisateurs tiers d’IBM qui ont accès à l’instance d’EY du service IBM Watson afin de fournir du soutien technique à la demande d’EY
• Recruteurs internes d’EY qui traitent les notes d’adéquation dans le cadre du processus de sélection des candidats

Ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données à caractère personnel). Les intérêts légitimes spécifiques poursuivis sont : la gestion des ressources humaines, y compris les évaluations du rendement et le recrutement.

Vous pourriez souhaiter transférer l’annonce d’un poste vacant dans le système à un ami. Pour ce faire, cliquez sur le lien « PARTAGER » qui figure dans chaque description de poste. Lorsque vous utilisez cette fonction, nous pourrions vous demander votre adresse courriel et l’adresse courriel du destinataire (votre ami). Nous collectons ces informations de façon à ce que nous puissions faire suivre la description du poste et votre adresse courriel de façon à éviter qu’elles soient considérées comme un pourriel. De plus, lorsque nous communiquerons avec votre ami, nous lui donnerons tous les détails sur la façon dont ses informations seront utilisées, plus précisément en ce qui concerne ses droits et les coordonnées de la société membre du réseau EY agissant à titre de responsable du traitement, conformément au présent énoncé.

Toutes les données soumises dans le système, sauf si elles en ont été supprimées antérieurement sur demande écrite, y resteront aussi longtemps que vous manifestez un intérêt à l’égard d’EY ou jusqu’à ce que vous y ayez obtenu un poste (c.‑à‑d. que le statut de candidat embauché, ou « hire », soit associé à votre nom dans notre système). Toutefois, veuillez noter que vos données ne seront pas conservées plus de 36 mois après notre dernier contact avec vous. Nous vous donnerons la possibilité de réintégrer la communauté des talents tous les 36 mois. Si vous ne le faites pas, vos données seront supprimées du système.

La période de conservation des données peut être différente dans certains pays :

• 4 semaines : Pays‑Bas (à compter de la finalisation du processus de recrutement; les données des candidats peuvent être conservées pour 12 mois, avec le consentement explicite de ces derniers)
• 6 mois : Allemagne, Danemark et Groenland, Finlande, Islande, Suède et Belgique (à compter de la finalisation du processus de recrutement; les données sur les candidats peuvent être conservées 12 mois avec le consentement explicite de ces derniers)
• 12 mois : Inde, Autriche et Suisse
• 18 mois : Luxembourg, Irlande, Royaume‑Uni, Italie, Portugal, Espagne, Norvège
• 24 mois : France
• 48 mois : États‑Unis

Veuillez nous envoyer un courriel si vous souhaitez que vos données à caractère personnel soient supprimées du système. Nous donnerons suite à votre demande dans les meilleurs délais, à moins que nous ne soyons tenus pour des raisons d’ordre légal ou réglementaire de conserver vos données à caractère personnel. Si vous avez postulé pour un emploi dans plus d’un pays, nous devrons tenir compte des exigences législatives ou réglementaires de chacun de ces pays.

Après la période de conservation des données précisée dans les politiques ou les procédures présentées ci‑dessus, vos données à caractère personnel seront supprimées.

Au début du processus de recrutement, nous ne cherchons pas à collecter auprès de vous des données à caractère personnel de catégories particulières (connues également comme des « données à caractère personnel sensibles »). Les catégories particulières de données à caractère personnel comprennent notamment les informations qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, le traitement de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les informations concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique et, dans certains cas, les numéros d’assurance / de sécurité sociale ou les informations financières.

Nous pourrions avoir besoin de collecter auprès de vous des catégories particulières de données à caractère personnel à une étape ultérieure du processus de recrutement, si la réglementation ou la législation locale en matière d’emploi et de travail nous y oblige. Dans la mesure où vous nous communiquez des catégories particulières de données à caractère personnel à l’appui de votre candidature ou dans le cadre de votre profil personnel, vous acceptez que nous puissions les utiliser conformément à la loi ou à la réglementation locale applicable et au présent énoncé en matière de protection des données à caractère personnel.

Votre profil du candidat contient des zones de texte. Si vous nous transmettez des informations personnelles dans le cadre de votre candidature ou de votre profil du candidat, veuillez ne pas inclure de catégories particulières de données à caractère personnel. Si vous nous transmettez pareilles informations, vous acceptez que nous puissions les utiliser conformément à la loi ou à la réglementation locale applicable et au présent énoncé en matière de protection des données à caractère personnel.

Si vous fournissez des informations relativement à des tiers ou à des auteurs de recommandations, il vous incombe d’obtenir leur consentement et de veiller à ce qu’ils sachent que leurs informations seront communiquées au réseau EY et utilisées par celui-ci.

EY ne collecte pas ni ne compile les données à caractère personnel obtenues par ce site pour les diffuser ou les vendre à des parties extérieures pour des raisons de commercialisation à des consommateurs ou pour organiser des publipostages au nom de tiers.

Vous disposez des droits suivants relativement à vos données à caractère personnel :

• Accéder aux données à caractère personnel qu’EY détient à votre sujet
• Obtenir la rectification de vos données à caractère personnel, par exemple, si elles sont incomplètes ou inexactes (nous vous donnons la possibilité de vérifier l’exactitude de vos données à caractère personnel ou de les mettre à jour dans le système en passant par votre Profil du candidat)
• Limiter le traitement des données à caractère personnel, ou vous y opposer, ou demander l’effacement de vos données à caractère personnel (dans certains cas et sous réserve des lois et règlements applicables)
• Recevoir une copie des données à caractère personnel que vous avez fournies à EY, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ce qu’on appelle le droit à la « portabilité des données ») (dans certains cas et sous réserve des lois et règlements applicables)
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour des rôles futurs qui pourraient présenter un intérêt pour vous
• Le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données (voir la rubrique « Réclamations »)

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits, veuillez communiquer avec l’équipe de protection des données d’EY.

EY s’est engagée à s’assurer que vos données à caractère personnel traitées dans le système sont en sécurité, et elle a mis en œuvre des normes reconnues pour ce qui est des mesures techniques ainsi que des directives en matière de sécurité qui protègent les informations qui sont sous son contrôle contre ce qui suit :

• Un accès non autorisé
• Des utilisations ou divulgations inappropriées
• Des modifications non autorisées
• Une destruction ou une perte illicite ou accidentelle

Tous les membres du personnel d’EY et les tiers engagés par EY pour traiter vos données à caractère personnel sont tenus d’en respecter la confidentialité.

Ce site ne s’adresse pas aux enfants. Nous comprenons l’importance de la protection des informations sur les enfants, surtout dans un environnement en ligne, et nous ne collectons ni ne conservons sciemment d’information sur les enfants.

EY peut modifier le présent énoncé sur la protection des données à caractère personnel au besoin. Si des modifications sont apportées à l’énoncé, veuillez prendre note qu’il faudra peut-être compter jusqu’à 30 jours ouvrables avant que les nouvelles pratiques sur la protection des données à caractère personnel soient mises en œuvre. Reportez-vous périodiquement à la présente page pour suivre les modifications.

Si vous craignez une possible violation d’une loi sur la protection des données à caractère personnel ou de quelque autre règlement par EY, vous pouvez communiquer avec le Bureau des affaires juridiques d’EY et/ou avec le leader mondial, Protection des données, d’EY, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume‑Uni ou avec l’équipe de protection des donnéesd’EY. Un leader de la protection des données d’EY examinera votre réclamation et vous renseignera sur la façon dont elle sera traitée.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont EY a réglé votre réclamation, vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pouvez aussi présenter votre dossier devant un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres du réseau EY situées dans des pays hors de l’Union européenne ont désigné un représentant pour agir pour leur compte lorsqu’elles entreprennent des activités de traitement de données à l’égard desquelles le Règlement général sur la protection des données s’applique. Vous trouverez de plus amples informations et les coordonnées de ces représentants ici.

Si vous avez des questions ou si vous croyez que le présent énoncé ne répond pas à vos préoccupations, veuillez communiquer avec votre représentant EY habituel ou avec nous par l’entremise de l’équipe de protection des dnéeons d’EY.