Como a folha de pagamento pode agregar valor em uma organização

Não ter um plano formal pode não ser uma boa estratégia. Ao permitir que os funcionários autodeclarem sua localização através de ferramentas de autoatendimento (ESS) e folhas de ponto, as empresas evitam ter que passar pelo esforço considerável de rastrear e confirmar os locais de trabalho. Mas isto também pode criar problemas e aumentar o risco nos próximos anos, pois é provável que o trabalho remoto esteja aqui num futuro próximo. As organizações esperam que 29% dos funcionários continuem a trabalhar remotamente e 48% em algum tipo de modelo híbrido. Curiosamente, no EY 2021 Work Reimagined Employee Survey, 54% dos funcionários disseram estar dispostos a se demitir, se não dada a flexibilidade que desejam. 

Atração e retenção de talentos

O talento e a escassez de mão de obra são outro fator externo que pressiona imensamente a folha de pagamento e o RH em organizações em todo o mundo. Vários pontos de dados no último ano mostram que os empregadores em todo o mundo estão enfrentando a maior escassez de talentos em anos, levando ao que muitos estão chamando de "The Great Resignation" (A Grande Demissão). Isto cria desafios para a função de folha de pagamento e tem implicações significativas para uma estratégia mais ampla de RH, inclusive:

Pool de talentos

Identificar e recrutar talentos para a função de folha de pagamento. É comum que os funcionários da função de folha de pagamento estejam nestas funções por vários anos. As partidas levam consigo um conhecimento institucional significativo e são mais difíceis de substituir.

Falta de mão-de-obra

Muitos mercados e setores globais continuam lutando com os efeitos da aguda escassez de talentos. Isto vale também para a função de folha de pagamento. As organizações devem considerar adicionar a função de folha de pagamento às oportunidades de rotatividade para o crescimento de uma reserva interna de talentos.

Treinamento

Com base na colocação estratégica da folha de pagamento dentro da organização (ou seja, reportar-se às funções de RH ou Finanças), é importante desenvolver programas de requalificação que suportem uma transição sem problemas para a folha de pagamento.

A Grande Demissão

Esta mudança global de talentos coloca uma enorme pressão sobre a folha de pagamento para processar um volume maior de transações entre rescisões e novas contratações.  Se a folha de pagamento já estiver trabalhando no limite de demandas com mínimo de pessoas, este aumento de volume pode ter um impacto negativo sobre a folha de pagamento. Além disso, as consequências das mudanças de talento são sentidas dentro da própria área de folha de pagamento. 

A atração e retenção de talentos sempre foi um problema para a Folha de Pagamento, mas isto está sendo sentido com mais intensidade agora – com a pandemia e outras tendências do mercado de trabalho criando maiores desafios para que as organizações possam assegurar os talentos de que necessitam. Nossa pesquisa mostra que a prioridade número um de RH para o ano seguinte é a atração e retenção de talentos.

Por onde começamos? 

Como as funções de folha de pagamento e RH podem construir uma estratégia que limite o risco e aumente o compliance, ao mesmo tempo em que atrai os talentos certos para seus objetivos estratégicos?

• Entenda a pegada, o panorama tecnológico e o risco de sua operação de folha de pagamento existente.
• Construa uma estratégia abrangente de folha de pagamento em torno das metas estratégicas de longo prazo de sua organização, que considere políticas de trabalho híbridas ou remotas, e limite o risco corporativo.
• Faça parceria com o RH para criar programas que se concentrem na requalificação e requalificação de sua força de trabalho existente e construa flexibilidade para aumentar a atração e retenção.
• Considere investimento adicional em tecnologia de folha de pagamento para racionalizar a folha de pagamento, rastreamento dos locais de trabalho dos funcionários, interfaces melhoradas e painel de controle da folha de pagamento, como o EY Payroll Intelligence Center para monitorar o desempenho e a conformidade da folha de pagamento.

Este ano, os dados incertos e o acompanhamento dos desafios de conformidade regulamentar são classificados como os dois maiores desafios enfrentados pelas funções de folha de pagamento em todo o mundo. Ambos os desafios se devem tipicamente a sistemas díspares que não falam corretamente um com o outro, ou devido a nuances nos processos globais.

Dados de origem insatisfatórios

A dificuldade de dados incorretos é particularmente sensível se as funções de Folha de Pagamento e RH não estiverem bem conectadas, destacando a necessidade de um melhor alinhamento entre a Folha de Pagamento e de onde seus dados são obtidos. Agora, mais do que nunca, as organizações precisam da capacidade de acessar os dados da folha de pagamento de forma eficiente e precisa, já que as equipes continuam a trabalhar remotamente ou em modelos híbridos de trabalho.

Dados de origem incorretos é um desafio contínuo e reconhecido para a função de folha de pagamento. Então, o que as organizações podem fazer para mitigar seus riscos e aumentar a qualidade de seus dados?

• Associar-se com a função de RH para redesenhar um processo de responsabilidade de dados para garantir que o impacto de dados incorretos seja reduzido. Definir a quem pertencem os dados e atribuir a responsabilidade de resolver erros ou lacunas nos dados.
• Utilizar a tecnologia atual para rastrear, resolver e processar dados e questões de Compliance de que tenham surgido a partir da folha de pagamento.
• Determinar a estratégia de comunicação com os funcionários afetados por erros na folha de pagamento. Quais são as consequências para os funcionários? Como a questão foi resolvida? E como a organização vai ajudar o funcionário a responder ao erro?
• Exigir relatórios de local de trabalho adequados. A COVID-19 forçou os funcionários a trabalharem longe de seu local de trabalho e as organizações nem sempre sabem onde seus funcionários estão localizados. Se as organizações exigirem relatórios de localização adequados, isso reduzirá os riscos.
• Garantir que os funcionários compreendam a folha de horas de trabalho e os processos de relatórios da organização para relatar corretamente suas próprias informações. Se os dados não forem relatados corretamente, a organização pode não estar em conformidade com a legislação específica. A responsabilidade é do funcionário de auto reportar os dados com precisão.        
  

Conformidade e mudanças regulamentares

O segundo desafio para os profissionais da área de folha de pagamento decorre de acompanhar o cumprimento e as mudanças regulamentares. Como o número de jurisdições onde uma organização processa a folha de pagamento aumenta, também aumenta o volume de desafios de conformidade. O que os profissionais da folha de pagamento podem fazer para desenvolver uma estratégia global e reduzir os riscos?

• Construa relações com seu fornecedor de folha de pagamento, ou consultores, como a EY, para ajudar a acompanhar as mudanças legislativas que influenciam a função da folha de pagamento.
  
• Alavancar a tecnologia, como a IA ou robótica, para rastrear o local de trabalho de seus funcionários.
• Construir um processo que seja colaborativo e trabalhe junto com Payroll, HR e Finanças para melhorar o fluxo de dados. 
• Entender as mudanças de conformidade e como elas são impactadas por políticas como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR.)
• Reduzir a rotatividade, recrutar novos talentos e incentivar os profissionais da folha de pagamento. Como visto em Capítulo 1, melhorar a atração e retenção de talentos será um desafio para os profissionais de RH para o futuro próximo.

Por onde começamos? 

Como a função de folha de pagamento pode abordar os dados e os desafios de conformidade?

• Construa um plano de fornecimento e compartilhamento de dados dentro de suas funções de folha de pagamento, RH e Finanças. Considere quais melhorias a curto e longo prazo podem ser feitas para aumentar a precisão da folha de pagamento.
• Alinhe as metas de folha de pagamento com a estratégia maior de RH e da organização para o máximo impacto.
• Acesse qual é o modelo ideal de entrega de serviços para sua organização para entregar folha de pagamento (incluindo, por exemplo, terceirização, insourcing, co-sourcing, serviços compartilhados, etc. ou qualquer combinação destas opções de modelo de entrega de serviços).
• Implementar painéis de controle intuitivos para monitorar a análise da folha de pagamento, resultados, métricas e tendências.

Qual é a combinação certa de capacidade de processamento interno, experiência externa, o número ideal de fornecedores e qual modelo é melhor para cada país ou região? Essas decisões dependem de vários fatores - incluindo a capacidade de serviço compartilhado existente, o tamanho da população de funcionários do país, orçamento, eficácia do modelo de governança de fornecedores, expansão global e alcance global da organização.

A maioria dos entrevistados da pesquisa nos diz que está utilizando centros de serviços compartilhados para entregar aspectos da folha de pagamento a seus funcionários. De fato, 69% das organizações dizem utilizar serviços compartilhados de alguma forma tanto para o RH quanto para a entrega de folha de pagamento em 2021, o que representa um aumento de 57% em 2019.  

Quanto devemos terceirizar ou co-criar? 

Um número crescente de organizações está terceirizando até certo ponto, mas há desafios claros ao fazer isso, incluindo a gestão de múltiplos fornecedores, governança de fornecedores e tempos de resposta dos fornecedores quando ocorrem problemas.  De acordo com nossa pesquisa, 64% dos respondentes ou são co-proprietários ou terceirizam principalmente as operações de folha de pagamento. Desde 2019, houve um declínio de 9 pontos percentuais nos respondentes que optaram por atender principalmente suas operações de folha de pagamento internamente.

O desejo de terceirizar ilustra os desafios que as organizações enfrentam na entrega de folha de pagamento internamente. Isto é ainda ilustrado pelo fato de que apenas 22% dos entrevistados concordam que trazer de volta os serviços de folha de pagamento previamente terceirizados internamente traria benefícios significativos para sua organização. Ao decidir terceirizar e determinar o número certo de fornecedores para sua organização, considere o seguinte:

• O processamento da folha de pagamento deve ser muito claro (com exceções limitadas) para garantir um resultado de qualidade. Como os profissionais da folha de pagamento sabem, os fornecedores externos não tem acesso ao histórico de dados dos funcionários e dados incorretos enviados podem causar problemas quando a folha de pagamento é processada.
• O tamanho da organização, padronização de processos, alcance global e o número de fornecedores pode ter impacto na forma como você processa a folha de pagamento.
• Os processos como a coleta de dados de remuneração variável e o auto-atendimento dos funcionários são classificados para serem gerenciados internamente por mais de 80% das organizações. Por outro lado, a remessa de arquivos estatutários, processamento de folha de pagamento e processamento de folha de pagamento são os processos que mais são terceirizados. As organizações devem avaliar seus pontos fortes e fracos internos e determinar quais são os melhores processos para terceirização.   

A terceirização nem sempre é fácil

Apenas 42% dos entrevistados dizem que conduzir negócios com seu fornecedor de folha de pagamento é fácil. Além disso, quando perguntados como classificariam seu fornecedor de folha de pagamento em múltiplas áreas, muito poucos participantes da pesquisa selecionam "Excelente" em qualquer área – com as porcentagens selecionando "Razoável" ou "Pobre" muitas vezes superando aquelas selecionando "Excelente" ou "Muito Bom". Se sua organização está nos 58% que têm desafios com a terceirização, há soluções que você pode aplicar agora mesmo para melhorar sua situação.

Embora em alguns casos possa fazer sentido mudar o cenário de fornecedores de uma organização, há oportunidades para avaliar os sistemas e parceiros atuais em vigor para melhorar as operações. As iniciativas que são altamente benéficas incluem avaliações de tecnologias para determinar a funcionalidade que não foi configurada adequadamente, ou onde módulos adicionais podem ser acrescentados. As empresas podem estabelecer, ou melhorar o rigor nos indicadores-chave de desempenho (KPIs) com fornecedores de folha de pagamento; atualizar processos, inclusive com redundâncias de etapas e funções e responsabilidades claras; e identificar limites e controles adequados para aprovações. 

Qual é o número certo de fornecedores de folha de pagamento? 

Muitas organizações perguntam para a EY qual o número certo de fornecedores de folha de pagamento para sua organização. Embora não haja uma abordagem de tamanho único, os dados da pesquisa nos dão uma grande imagem do que é e do que não é bem-sucedido. Uma das principais informações é que os entrevistados têm indicado consistentemente, desde o início da pesquisa em 2013, que um fornecedor não pode atender a todas as suas necessidades. Ainda assim, as empresas acreditam que alguma consolidação no número de fornecedores utilizados seria benéfica. 

Há uma correlação entre o número de países onde uma organização opera e os fornecedores recomendados de folha de pagamento.

A partir da pesquisa deste ano, o número médio de fornecedores de folha de pagamento é de cinco. Sem surpresa, organizações globais maiores com uma maior presença global usam mais fornecedores e há uma forte correlação entre o número de países e o número de fornecedores para as operações de uma organização.

O uso de múltiplos fornecedores pode criar desafios

Nossos dados mostram que as organizações que utilizam seis ou mais fornecedores de folha de pagamento têm mais do que o dobro da probabilidade de citar dificuldades na gestão e relatórios globais. Estas organizações também são significativamente mais propensas a citar especificamente as questões com dados como um desafio-chave.  

Como observado em nossa seção sobre conformidade e desafios de dados, há um punhado de ações que um profissional de folha de pagamento pode tomar para desenvolver uma estratégia global e reduzir riscos, como por exemplo:

• Construa relações com seu fornecedor terceirizado, ou consultores, como a EY, e mantenha-os próximos.
  
• Alavancar a tecnologia, como a IA ou a robótica para otimizar o processamento da folha de pagamento.
• Construir um processo que seja colaborativo e trabalhe junto com Payroll, HR e Finanças para melhorar a conectividade entre dados de RH, folha de pagamento e finanças. 
• Entenda as mudanças de conformidade e como elas são afetadas por políticas como a GDPR. Reduzir a rotatividade, recrutar novos talentos e incentivar os profissionais da folha de pagamento. Como visto no Capítulo 1, melhorar a atração e retenção de talentos será um desafio para os profissionais de RH para o futuro próximo.

Com estes desafios em mente, as organizações dizem que gostariam de utilizar menos fornecedores e consolidar. No total, 55% acreditam que alguma consolidação seria benéfica e as organizações, em média, gostariam de utilizar quatro fornecedores dentro de dois anos. Entretanto, apesar do desejo de consolidação, as organizações não acreditam que um fornecedor seja a solução para sua organização. Notavelmente, apenas 38% concordam que um fornecedor pode atender a todas as suas necessidades e objetivos estratégicos. 

Seleção de fornecedores de folha de pagamento

A satisfação dos fornecedores continua a ser um desafio para os fornecedores terceirizados, incentivando as organizações a repensar a forma como elas veem suas relações de terceirização. Este foco impulsiona o desejo de alterar os modelos operacionais ou obter mais de seus atuais fornecedores. As organizações estão frequentemente mudando de fornecedor ou trazendo aspectos de suas operações de folha de pagamento internamente para melhorar a experiência do cliente final. Os fornecedores estão oferecendo soluções mais consolidadas e fáceis de usar globalmente para melhorar a qualidade do serviço e impulsionar a inovação dentro do mercado.

Por onde começamos? 

Como as organizações podem determinar o melhor modelo operacional global de folha de pagamento, incluindo o número de fornecedores, que processos terceirizar e cumprir nossos objetivos estratégicos?Como você os seleciona?

• Reveja seus fornecedores de folha de pagamento e a capacidade interna para determinar a combinação ideal para atender às suas metas de curto e longo prazo.
• Construir um caso comercial para apoiar a transição para um modelo diferente. Este caso comercial deve incluir tanto dados quantitativos (ou seja, economia de custos) quanto dados qualitativos (por exemplo, melhor experiência dos funcionários).
• Para enfrentar os novos e antigos desafios que enfrentam, as organizações estão procurando uma variedade de modelos diferentes de operação de folha de pagamento e estão tendo que fazer parcerias com fornecedores e fornecedores externos.