Por que cinco anos transformando funções tributárias e financeiras estão valendo a pena

Em nossa pesquisa inaugural de 2018, 84% das empresas nos disseram que estavam explorando como transformar seus modelos operacionais fiscais para gerenciar melhor as pressões implacáveis. Eles simplesmente não tinham certeza de como fazê-lo.

Construir funções fiscais e financeiras internas modernas equipadas com as pessoas certas e tecnologia preparada para o futuro continua sendo um caminho viável para alguns. Mas a pesquisa mais recente deixa claro que o co-sourcing com fornecedores terceirizados que investem em pessoas dedicadas, recursos de dados e tecnologia necessários para gerenciar as complexidades e pressões nas funções fiscais e financeiras modernas surgiu como uma escolha preferida para muitas empresas.

Noventa e cinco por cento dos entrevistados dizem que são mais propensos a co-fonte de atividades fiscais e financeiras selecionadas durante um período de dois anos na nova pesquisa, um aumento de 22 pontos percentuais desde 2020.

Além disso, os entrevistados dizem que estão fazendo co-sourcing em uma ampla gama de competências fiscais, incluindo contabilidade tributária, impostos diretos, impostos indiretos, impostos ambientais e preços de transferência. Noventa e um por cento dizem que estão terceirizando outras atividades da função financeira, incluindo compliance de relatórios estatutários, serviços jurídicos, folha de pagamento, RH e outros serviços relacionados a pessoas, relatórios de clientes e relatórios ESG.

Além disso, estamos vendo as empresas consolidarem seus provedores de serviços. Os entrevistados relataram usar 1,5 dos provedores Big Four em média, com 52% dos entrevistados usando apenas um dos Big Four para serviços de co-sourcing tributário.

Uma maneira melhor de gerenciar a equipe

O co-sourcing é amplamente visto como uma forma de os funcionários gastarem menos tempo em atividades de conformidade rotineiras e repetitivas e mais tempo em estratégias e outros trabalhos de valor agregado. Atualmente, os entrevistados dizem que seus funcionários fiscais gastam 72% de seu tempo em trabalhos rotineiros de conformidade (incluindo coleta e limpeza de dados, conformidade com declarações fiscais e reconciliações relacionadas) e 28% de seu tempo em trabalhos de maior valor, como análise de dados, planejamento tributário, gestão de contencioso fiscal, estratégia geral, comunicação e gestão de riscos. Eles prefeririam que esses números fossem de 62% e 38%, respectivamente. Quase todos os entrevistados dizem que planejam realocar mais recursos para o trabalho estratégico das atividades rotineiras.

Transformar as funções fiscais e financeiras é uma maneira de alcançar esses ganhos. Cinquenta e nove por cento dizem que a capacidade de conduzir o gerenciamento eficaz de talentos é o benefício mais significativo da parceria com um fornecedor para co-fonte de conformidade fiscal multinacional e atividades de relatórios estatutários. Apenas 18% identificaram a economia de custos como o maior benefício.

As empresas também veem o co-sourcing como uma maneira eficiente e conveniente de combinar talentos experientes e recursos de tecnologia com cargas de trabalho flutuantes em seus negócios, incluindo projetos especiais e eventos inesperados como a pandemia de COVID-19.

“O co-sourcing nos permite discar para cima e para baixo as pessoas e a tecnologia em um conceito semelhante à nuvem, conforme necessário”, diz Todd Davis, vice-presidente executivo da Warner Bros. Discovery – consultor tributário sênior. “Isso nos permite ter certeza de que estamos cumprindo nossas principais obrigações de conformidade de maneira eficiente, ao mesmo tempo em que liberamos nosso próprio talento para analisar e entender melhor como os impostos afetarão as decisões de negócios mais amplas que estão sendo tomadas, incluindo mudanças na cadeia de suprimentos, aquisições ou desinvestimentos, e onde investir fundos de pesquisa. Isso realmente nos permite estar prontos para qualquer coisa.”

Grant Duncan, chefe global de impostos da Fonterra, concorda. “O co-sourcing nos deu um alto nível de confiança de que nossa conformidade está sendo gerenciada de forma adequada e precisa em cada país”, diz ele. “Isso libera tempo e recursos da minha equipe para realizar tarefas mais estratégicas e entrega de valor. Também dá ao Conselho a confiança de que estamos gerenciando todos os nossos riscos fiscais globalmente. Simplificando, o co-sourcing oferece um produto de alta qualidade que teria um custo significativamente maior para replicar internamente.”

De fato, a pesquisa conclui que os entrevistados têm uma longa lista de prioridades para as quais o melhor funcionamento das operações fiscais e financeiras poderia contribuir. Entre eles, 49% dizem que olhar para o planejamento tributário como forma de aumentar o fluxo de caixa é “muito importante”, seguidos por 47% que dizem estar revisando projetos e gastos de capital. Outros 47% dizem que empreender uma transformação digital relacionada às atividades de front office é uma “prioridade muito importante”.

A contratação e retenção de talentos qualificados, o ritmo acelerado das mudanças legislativas e regulatórias e a necessidade de acompanhar os avanços tecnológicos foram os principais impulsionadores da transformação do modelo operacional tributário e financeiro na última meia década. As pressões orçamentárias também contribuíram.

A nova pesquisa confirma que esses fatores ainda são as maiores preocupações. Por exemplo, 48% dos entrevistados identificam a falta de um plano sustentável para dados e tecnologia como a maior barreira para alcançar o objetivo e a visão de sua função fiscal e financeira, a terceira pesquisa consecutiva em que isso foi verdade. Vinte e oito por cento culpam sua incapacidade de contratar e reter o talento necessário. Cerca de 24% dizem que a falta de orçamento foi sua maior barreira. De fato, três quartos na última pesquisa dizem que planejam cortar o custo de sua função fiscal e financeira nos próximos dois anos, consistente com os anos anteriores. Em 2018, os entrevistados da pesquisa planejavam uma redução de 9%. Foi de 8% em 2020, 6% em 2022 e 4% em 2023. O número de funcionários também está diminuindo — 91% relatam que planejam congelar ou reduzir o número de trabalhadores em sua função nos próximos dois anos em uma média de 4,4%.

Enquanto isso, muitos desses pontos de pressão desenvolveram novas camadas que estão intensificando os desafios enfrentados pelas funções tributária e financeira. A mudança das condições de trabalho, por exemplo, está afetando o quebra-cabeça do talento. E a implementação de reformas tributárias inspiradas no BEPS 2.0 criará um labirinto de novas obrigações de conformidade, muitas das quais exigirão que as empresas dependam ainda mais de soluções tecnológicas que talvez não consigam adquirir por conta própria. A mudança das circunstâncias econômicas e o espectro da recessão são grandes. E as empresas estão enfrentando mudanças nas cadeias de suprimentos, que têm enormes implicações fiscais, especialmente nos preços de transferência.

Uma imagem de talento mais complicada

Além de diminuir o número de funcionários, 63% dizem que seus funcionários precisarão aumentar suas habilidades técnicas fiscais com novos dados, processos e habilidades tecnológicas nos próximos três anos. E 29% dizem não ter profissionais altamente qualificados suficientes para monitorar, avaliar e implementar mudanças legislativas e regulatórias tributárias em todo o mundo.

Além disso, dois terços dos entrevistados dizem que estão pelo menos moderadamente lutando com promoções e colocando os funcionários em uma carreira. Mais da metade diz que está enfrentando dificuldades pelo menos moderadas para motivar talentos e evitar o esgotamento. Quase metade — 48% — tem pelo menos dificuldades moderadas para pagar os funcionários a taxas de mercado. Notavelmente, os entrevistados que co-forneciam 25% ou menos de sua carga de trabalho eram muito mais propensos a relatar dificuldades com esses problemas do que aqueles que co-forneciam concentrações mais altas. 

“É mais difícil do que nunca encontrar a combinação certa de conhecimento tributário e alfabetização de dados”, diz Andy McLean, presidente de impostos e tesouraria da empresa internacional de serviços de engenharia John Wood PLC. “Trabalhar com um parceiro que possui uma equipe de profissionais dedicados e uma solução de tecnologia líder geralmente é um caminho mais confiável.”

Um ambiente legislativo e regulatório mais complexo

A perspectiva legislativa e regulatória, um dos catalisadores originais para a tendência de transformação do modelo operacional tributário, é ainda mais assustadora do que o quadro obscuro de talentos.

Mesmo com as funções tributárias se preparando para reformas abrangentes em todo o mundo, à medida que os governos implementam as regras fiscais mínimas globais BEPS 2.0, eles estão lidando com uma infinidade de complexidades legislativas e regulatórias tributárias em andamento. Isso inclui o imposto mínimo alternativo corporativo dos EUA, impostos ecológicos e de sustentabilidade, um aumento acentuado nas solicitações formais e informais de informações das autoridades fiscais e demandas crescentes por arquivamentos digitais contendo informações transacionais em tempo real. Outros desafios incluem o cumprimento do Mecanismo de Ajuste de Fronteiras de Carbono (CBAM) da UE e a apresentação de relatórios país a país com várias jurisdições.

As funções tributária e financeira também estão respondendo às mudanças nas decisões operacionais, especialmente na área de cadeias de suprimentos. Setenta e nove por cento dos entrevistados dizem que suas organizações já fizeram mudanças moderadas ou significativas, mudando-se para outros locais para reduzir os riscos da cadeia de suprimentos. Oitenta e oito por cento preveem fazer mudanças adicionais moderadas a significativas em suas cadeias de suprimentos nos próximos dois anos.

“Sempre foi um desafio acompanhar as reviravoltas da legislação tributária e das regulamentações financeiras em todo o mundo, mas essa tarefa ganhou mais velocidade no ano passado”, diz Daniel Goff, vice-presidente da Microsoft Corp. Impostos e alfândegas mundiais.

Mais governança e transparência

Como resultado, as empresas também estão sob pressão crescente para adotar políticas de governança tributária mais robustas , especialmente se quiserem administrar o que se projeta ser um grande aumento na controvérsia tributária nos próximos anos. Geralmente, isso está fazendo com que as empresas sejam mais transparentes do que jamais poderiam ter considerado uma década atrás. Todos os entrevistados dizem que fariam pelo menos algumas divulgações voluntárias além do que os governos determinam — o exemplo mais comum é a divulgação pública da estrutura de governança tributária da empresa, algo que 49% dos entrevistados dizem que planejam fazer. Noventa e dois por cento dizem que divulgariam pelo menos três novos dados fiscais ao público, com informações sobre impostos prediais e impostos sobre a folha de pagamento pagos pelo empregador em segundo e terceiro lugar atrás das estruturas de governança tributária.

Ser mais transparente traz riscos adicionais porque é fundamental que as divulgações sejam interpretadas com precisão e justiça pelos stakeholders, pela mídia e pelo público. Uma função fiscal transformada estará melhor posicionada para colocar as divulgações públicas no contexto adequado. Isso requer os dados certos e acesso às pessoas certas com as habilidades de dados certas.

Buscando um modelo maduro de dados e tecnologia

Ser capaz de aproveitar os dados certos é absolutamente crítico para o sucesso no mundo dinâmico da administração tributária. Ajuda a tomar decisões melhores, mais rápidas e mais informadas dentro do negócio e também a responder às autoridades fiscais e reguladores numa era de maior transparência fiscal.

A falta de um plano sustentável para dados e tecnologia é consistentemente identificada como a maior barreira para atingir o objetivo e a visão das funções tributárias e financeiras nas pesquisas dos últimos cinco anos e também ajuda a explicar a popularidade do co-sourcing. Isso é especialmente verdadeiro entre as empresas com menos de US$ 20 bilhões em receitas, que têm menos probabilidade de ter recursos para construir internamente sistemas preparados para o futuro.

Na verdade, 61% dos entrevistados relatam que dependem de provedores de serviços para consolidar dados fiscais em seu nome, enquanto apenas 34% relatam ter seu próprio data lake ou warehouse. Setenta e dois por cento dizem ter algumas lacunas entre seus Enterprise Reporting Planning (ERPs) e os sistemas de origem configurados para capturar informações fiscais relevantes, e apenas um em cada cinco diz que os recursos de gerenciamento de dados de suas funções fiscais e financeiras estão mais maduros. As empresas que fornecem em conjunto níveis mais altos de atividades têm muito mais probabilidade de relatar níveis mais altos de maturidade em gerenciamento de dados do que aquelas que fornecem 25% ou menos de suas atividades em conjunto.

“Dado o mundo da IA generativa e a velocidade com que a tecnologia está remodelando nosso futuro, a coisa mais fundamental para acertar é a base de dados de uma organização”, diz Lyn Bird, vice-presidente de transformação da Microsoft. “Ter a estratégia de dados certa é absolutamente crítico para o sucesso no ambiente de negócios atual. Você precisa ser capaz de reunir e organizar os dados certos e fazer as perguntas certas. Então, não é tanto o que são os dados; são as perguntas que precisamos fazer para gerar melhor valor, insights e conformidade em toda a organização.”

Os três principais recursos de processo e tecnologia mais importantes ao escolher um provedor incluem gerenciamento integrado de documentos, fornecendo acesso a documentos de painéis e fluxo de trabalho, relatórios e análises padrão e um modelo de dados comum que fornece maior automação e reutilização de dados, segundo a pesquisa.

Essas descobertas também ajudam a explicar o fenômeno do co-sourcing. Provedores terceirizados fizeram investimentos dedicados nesses recursos (e nas pessoas para complementá-los). E embora o patrocinador da pesquisa fosse desconhecido para os entrevistados, a EY como organização foi reconhecida como líder global de mercado em co-sourcing e em serviços fiscais de dados e tecnologia pelo quarto ano consecutivo.

Cumprir com a implementação do BEPS 2.0, bem como aumentar a conformidade ESG e os requisitos de relatórios, pode colocar demandas adicionais sobre os recursos das funções tributária e financeira. As reformas que se desenrolam em todo o mundo à medida que os governos implementam as recomendações do BEPS 2.0 são dramáticas. Eles criam novos requisitos de relatórios para empresas, forçam cálculos adicionais para empresas que podem estar sujeitas a impostos mínimos globais e mudam fundamentalmente os princípios básicos que guiaram as normas fiscais internacionais por mais de meio século.

Com essas mudanças, vêm novos requisitos de dados significativos. As equipes de contabilidade tributária já estão se esforçando para melhorar a manutenção de registros, requisitos de dados estruturados e coletar informações mais refinadas sobre uma variedade de assuntos financeiros. Análises complexas de quando e onde os impostos “completos” serão aplicados exigirão recursos de nível seguinte para funções tributárias e podem não existir para muitas operações internas.

Embora 90% dos participantes da pesquisa digam que o BEPS 2.0 terá um impacto moderado ou significativo em seus negócios, apenas 30% concluíram uma análise de impacto. Talvez uma razão para esse atraso seja a quantidade de tempo que as funções de impostos e finanças devem gastar gerenciando todas as outras pressões sob as quais já estão — com menos recursos do que nunca.

“O cumprimento das mudanças do BEPS 2.0 por si só será um grande empreendimento”, diz Jeffrey Michalak, líder global de serviços de transações e impostos internacionais da EY. “Muitas empresas vão precisar de ajuda.”

As funções tributária e financeira também são os principais impulsionadores da estratégia de sustentabilidade de uma organização.  Além de atender aos requisitos contínuos de conformidade e relatórios, eles podem desempenhar um papel integral na garantia de opções de financiamento verde, que incluem incentivos ESG, créditos e doações. Estes, por sua vez, fornecem à organização financiamento para infraestrutura de sustentabilidade, tecnologia e inovação.

O maior envolvimento das funções tributária e financeira na jornada da sustentabilidade não existia em 2018 com a mesma intensidade de agora. Estratégias fiscais e estratégias de sustentabilidade estão se tornando mais estreitamente ligadas, e impostos e finanças continuarão a desempenhar um papel na definição e modelagem de abordagens e relatórios ESG. Apenas 28% dos entrevistados descrevem sua organização como “avançada” em sua jornada ESG, o que significa que pode impulsionar a inovação nos negócios, a sustentabilidade da cadeia de suprimentos e a geração de relatórios públicos em relação às metas ESG. Metade diz que está no estágio intermediário e 21% descreve sua organização como estando nos estágios iniciais. Claramente, há mais trabalho a ser feito, e as funções fiscais e financeiras modernas desempenharão um papel central. 

Todas as pressões que inicialmente levaram à modernização das funções tributária e financeira continuarão a existir na próxima meia década. Eles serão apenas exacerbados por desenvolvimentos adicionais. Haverá mais legislação. A demografia da força de trabalho mudou fundamentalmente, talvez permanentemente. O ambiente geopolítico é altamente imprevisível. E a tecnologia continuará a fazer avanços (na pesquisa, 85% dos entrevistados dizem que não acham que as ferramentas de IA  generativas ajudarão a aumentar a eficácia e a eficiência em sua função tributária nos próximos três anos; não estamos tão convencidos quanto somos usuários de longa data de IA em nossos negócios e estamos acelerando nossos casos de uso inovadores de IA generativa diariamente).

Qualquer pessoa que esteja fazendo um novo plano quinquenal para suas funções fiscais e financeiras deve fazer o seguinte:

• Adote uma visão estratégica em torno do talento. As empresas mais bem preparadas precisam ser capazes de atrair, desenvolver e reter pessoas que saibam não apenas impostos, mas também como usar a tecnologia para analisar dados de uma forma que cumpra a lei e ajude a fornecer insights para toda a empresa. Desenvolver um modelo de pessoal para os próximos cinco anos é um grande problema para todas as empresas, mas uma missão crítica para aqueles em faixas de receita menores.
• Além disso, revise a estratégia de trabalhar com outras funções em uma estratégia de tecnologia abrangente que possa se integrar aos novos avanços que estão por vir, especialmente a IA generativa. Uma estratégia sólida de dados e tecnologia permite a reutilização eficiente e aumentará a eficiência ajudando pessoas bem treinadas a desenvolver análises preditivas. Ao mesmo tempo, alcançar mais automação também reduz a pressão sobre as pessoas. 
• Determinar como identificar, avaliar e implementar iniciativas regulatórias, legislativas e de transparência, especialmente aquelas relacionadas à implementação do BEPS 2.0 nos próximos anos. As empresas que carecem das pessoas e sistemas certos enfrentarão especialmente todas as mudanças legislativas e regulatórias que estão por vir. Será mais importante do que nunca nos próximos cinco anos comunicar rápida e claramente ao C-suite e ao Conselho o que essas mudanças significam para a empresa maior. 
• As funções de impostos e finanças devem fazer um trabalho ainda melhor de estarem vinculadas às mudanças nos negócios em geral. A transformação equipará melhor os executivos tributários para serem líderes de pensamento e ajudará a aplicar seus insights tributários, incluindo aqueles derivados de ferramentas analíticas avançadas, para estratégias e decisões de negócios de longo prazo. Mas eles precisam entrar na sala onde essas decisões são tomadas. 
• Abra espaço para que as funções tributária e financeira desempenhem um papel principal na estratégia de sustentabilidade da organização. Isso permite que impostos e finanças ajudem a gerenciar mensagens ESG, educar a liderança sobre implicações fiscais e avaliar riscos potenciais.
• Por fim, encontre o equilíbrio certo entre acordos internos e de co-sourcing para resolver todos esses desafios. Um acordo de co-sourcing eficaz deve cobrir as obrigações fiscais e financeiras básicas, ao mesmo tempo em que fornece a agilidade necessária internamente para obter o máximo do pessoal de uma função. 

“Como empresa, você precisa ter uma visão de como vai juntar todas essas peças”, diz Helmer. “Você precisa desse plano para ter conformidade precisa e gerar valor na organização, e precisa fazer isso de maneira eficiente. Vale a pena investir em transformar funções tributárias e financeiras em consultores de negócios críticos e confiáveis.”