Workation: Was Unternehmen beachten müssen

„Work from anywhere“ entwickelt sich zum attraktiven Modell für Mitarbeiter und zu einer Notwendigkeit für dringend benötigte Fachkräfte. EY bietet ein Tool an.

Überblick

• Durch die Corona-Pandemie wird das Thema Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeit zunehmend wichtiger.
• Das Verbinden von Urlaub und Arbeit, auch genannt „Workation“, gewinnt bei den Arbeitnehmern an Bedeutung.
• Unternehmen sollten daher im Wettbewerb um gute Mitarbeiter und Talente in Betracht ziehen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit von Workation anzubieten.

Mobiles Arbeiten und Remote Work haben sich während der Pandemie weitgehend bewährt und durchgesetzt. Anfängliche Vorbehalte sind größtenteils verflogen und man lernte die Vorteile zu lieben. Nun ergeben sich weiter gehende Möglichkeiten, um die Arbeit attraktiv zu gestalten und insbesondere Fachkräfte von sich zu überzeugen und bestehende Mitarbeiter zu halten, die weiterhin flexible Arbeit zur Bedingung machen. Dazu zählt das Verbinden von Urlaub und Arbeit. „Workation“, so der englischsprachige Ausdruck, ähnelt dem Homeoffice, nur eben am Strand oder in den Bergen. Gleichwohl ergibt sich eine Reihe von Risiken für Unternehmen wie auch für Beschäftigte, die es zu managen gilt. Dazu zählen beispielsweise Einwanderungsregeln, Steuern und Sozialversicherung sowie die Betriebsstättenproblematik. EY unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung des „Work from anywhere“-Ansatzes und entwickelt dazu das Tool „EY Mobility Pathway – Hybrid Work“.

Millennials mögen Workation

Nach der EY-Studie „Work Reimagined Employee“ von 2021 würde mehr als die Hälfte der befragten Beschäftigten aus aller Welt in Erwägung ziehen, ihren Arbeitsplatz nach der COVID-19-Pandemie zu kündigen, wenn ihnen nicht eine gewisse Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeit geboten wird. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit dafür bei den Millennials doppelt so hoch ist wie bei den älteren Babyboomern. Unternehmen sollten daher im Wettbewerb um gute Mitarbeiter und Talente zumindest in Betracht ziehen, ihnen die Möglichkeit von Workation anzubieten. Tatsächlich werben bereits zahlreiche Hoteliers mit Workation-Angeboten. Sie machen es Gästen leicht, an ihren Urlaub einfach ein paar Tage oder Wochen Arbeit dranzuhängen.

Vorsicht Fallen!

Wenn ein Mitarbeiter in einem Land seiner Wahl den Aufenthalt durch Workation verlängern möchte, so gilt es zunächst Details abzuklären, darunter die folgenden:

• Arbeitsrecht: Die spezifischen Regeln und Vorschriften des Landes, z. B. Gehaltsanforderungen, Sicherheitsfragen, Zulagen, Arbeitszeit und Entsendevorschriften, sind zu beachten.
• Einreisebestimmungen: Arbeitnehmer können sich ohne Arbeitserlaubnis zivil- oder auch strafrechtlich haftbar machen und den Ruf des Unternehmens schädigen.
• Betriebsstätte: Die einfache Möglichkeit, per Notebook überall auf der Welt zu arbeiten, erhöht für Unternehmen das Risiko der unbeabsichtigten Begründung einer Betriebsstätte. Zudem richten die Steuerbehörden darauf verstärkt ihr Augenmerk.
• Einkommensteuer/Lohnsteuer: Lohnsteuer Arbeitnehmer können Einkommensteuerverpflichtungen auslösen, wenn sie in einem anderen Land arbeiten. In bestimmten Fällen kann es sogar zu Lohnsteuerverpflichtungen des Arbeitgebers kommen.
• Sozialversicherung: Können freiwillige Aufenthalte Sozialversicherungspflichten auslösen? Wie wirkt sich das auf den Zugang zu medizinischer Versorgung und anderen Leistungen aus?

Die komplette Liste ist viel länger. Datenschutzbestimmungen sind ebenfalls zu beachten. Auch gilt es, sich Gedanken zu machen, wie man mit IT-Problemen umgeht oder wie die Arbeitszeit gestaltet werden soll, wenn das gewählte Land auf der anderen Seite des Globus liegt. Zu bedenken ist zudem, dass die Regularien und Anforderungen in jedem Land verschieden sind und dem Workation-Wunsch von Mitarbeitern eine gewisse Komplexität verleihen. Selbst innerhalb der EU darf nicht jeder einfach im Land seiner Wahl arbeiten. Handelt es sich nicht um einen EU-Bürger, sondern beispielsweise um einen US-Amerikaner, dann ist selbst Workation innerhalb der Union eine Herausforderung.

Schnell eine Betriebsstätte

Ein besonderes Kapitel ist die Betriebsstättenbegründung im Ausland. Diese geht mit weiteren administrativen Verpflichtungen einher. Auf Arbeitgeberseite entsteht häufig eine Lohnsteuereinbehaltungsverpflichtung und man muss eine entsprechende Gehaltsabrechnung im anderen Land aufsetzen. Um dies zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer nicht dauerhaft im Ausland arbeiten. Aber selbst einzelne Tätigkeiten können dazu führen, dass man in einem Land eine Betriebsstätte begründet.

Das richtige Konzept

Wie findet ein Unternehmen nun das richtige Workation-Konzept? Zunächst definiert ein Unternehmen seine Strategie, formuliert daraus eine Richtlinie oder Rahmenbedingungen und legt letztlich Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse fest. Einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern bereits verschiedene Modelle an. Diese orientieren sich in der Regel an einer zeitlichen Einschränkung, in der das Arbeiten aus dem Ausland erlaubt ist, sodass keinerlei Verpflichtungen für das Unternehmen im jeweiligen Zielland der Beschäftigten entstehen. Eine allumfassende Zeitgrenze lässt sich hierfür jedoch nicht definieren; zu beobachten sind Regelungen zwischen 10 und 60 Tagen pro Jahr. Hier zeigen sich Unterschiede je nach Zielland und auch nach Mitarbeiterstufe/Hierarchielevel sowie nach dem individuellen Bedürfnis einer mehr oder weniger großzügigen Handhabung.

Co-Autorinnen: Heidi Schindler, Gesine Döring