E-Rechnung: Wie Sie sich für die digitale Transformation bereit machen können

Überblick

• Die Einführung der E-Rechnung erfordert umfassende Anpassungen in der Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen.
• Die Umstellung bringt tiefgreifende technische und steuerrechtliche Herausforderungen mit sich.
• Eine Umfrage unter den Lesern des eNewsletter Tax und des Tax & Law Magazine bietet einen Einblick in den aktuellen Stand der Vorbereitung in den Unternehmen.

Die Unternehmen erkennen jedoch zunehmend die Notwendigkeit der E-Rechnung und haben mit den ersten Bedarfsanalysen begonnen. Dabei fangen Unternehmen nicht bei null an. Der Austausch von E-Rechnungen ist bereits bei fast der Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) Realität, während 54 Prozent noch überhaupt keine E-Rechnungen mit Lieferanten oder Kunden austauschen.

Die Verantwortung für die Umsetzung der E-Rechnung liegt überwiegend bei der Finanzabteilung (46 Prozent), gefolgt von der IT-Abteilung (22 Prozent) und der Steuerabteilung (19 Prozent). Diese Aufteilung zeigt, dass die E-Rechnung ein bereichsübergreifendes Projekt ist, das die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen erfordert. Interessanterweise erfolgt die Umsetzung der E-Rechnung in den meisten Unternehmen zentral im Headquarter (68 Prozent), während nur ein Viertel die Maßnahmen lokal in den jeweiligen Ländern umsetzt.

Die Umfrage zeigt eine deutliche Spaltung im Volumen der verarbeiteten Rechnungen. Ein Viertel der Unternehmen bearbeitet jährlich über 500.000 Rechnungen, sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch viele Unternehmen mit einem deutlich geringeren Rechnungsvolumen. Die genutzten ERP-Systeme variieren dabei, jedoch dominiert SAP mit einem Anteil von 63 Prozent. Microsoft Dynamics und Oracle sind weniger verbreitet, während knapp 40 Prozent andere Systeme wie DATEV nutzen.

Die Komplexität der Anforderungen der Länder, in denen Unternehmen E-Rechnungsverpflichtungen zu erfüllen haben, wie auch die Anzahl der ERP-Systeme sind insbesondere für die Umsetzung ausschlaggebend. Hier gaben mehr als die Hälfte der Befragten an, mit komplexen E-Rechnungs-Modellen (etwa in Italien, Polen, Rumänien, Serbien, Frankreich und Spanien) konfrontiert zu sein. 45 Prozent der Teilnehmer verfügen darüber hinaus über eine heterogene Systemlandschaft mit mehreren ERP-Systemen. Dies unterstreicht die Herausforderungen multinationaler Unternehmen bei der Einhaltung verschiedener nationaler Vorschriften. Im Gegensatz dazu haben etwas weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen E-Rechnungsverpflichtungen in Ländern mit einfacheren Anforderungen (wie Deutschland und Belgien) zu erfüllen und 55 Prozent der Unternehmen weisen nur ein ERP-System auf.

Ein weiterer entscheidender Aspekt für die erfolgreiche Umsetzung ist die Qualität der Daten. 95 Prozent der Teilnehmer bewerten die Datenqualität als wichtig oder gar sehr wichtig, was die Bedeutung präziser und zuverlässiger Informationen unterstreicht.

Insgesamt wird durch die Ergebnisse klar, dass die Unternehmen zwar die Notwendigkeit der E-Rechnung erkannt und mit ersten Maßnahmen begonnen haben, jedoch noch erhebliche Anstrengungen erforderlich sind, um die Herausforderungen rechtzeitig zu meistern und einen reibungslosen Ablauf ab dem 1. Januar 2025 sicherzustellen.

Insbesondere die unternehmensspezifische Weichenstellung zur Umsetzung der E-Rechnungs-Verpflichtungen ist nun von Bedeutung. Falls der eigene Bedarf hauptsächlich Länder mit weniger komplexen Anforderungen betrifft und eine eher homogene Systemlandschaft vorliegt, kann die Erweiterung bzw. Nutzung der bestehenden Systeme in Betracht gezogen werden. Zur Erfüllung von E-Rechnungs-Verpflichtungen in einigen Ländern mit komplexen Anforderungen und einer eher heterogenen Systemlandschaft empfiehlt es sich regelmäßig, eine dezidierte Software einzukaufen oder einen spezialisierten Anbieter hinzuzuziehen.

Unser Angebot

Um Ihren unternehmensspezifischen Weg zu bestimmen und Sie bei der Einführung der E-Rechnung zu unterstützen, bieten wir bedarfsabhängig drei spezialisierte Workshops an. Diese Workshops sind darauf ausgelegt, Sie umfassend und praxisnah auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten:

• Essentials der E-Rechnung: von der Theorie zur Praxis
  In diesem Workshop werden die gesetzlichen Anforderungen erläutert, die CEN-Norm für E-Rechnungen vorgestellt und verschiedene Lösungsansätze und Best Practices präsentiert.
• Bereit für die Zukunft: Analyse des Status quo
  Hier werden in der bestehenden IT-Infrastruktur die Übertragungswege und Rechnungsformulare strukturiert, eine Konformitätsanalyse der Rechnungsausgabeprogramme durchgeführt und ein Datenfeld-Mapping zur DIN EN 16931-1 erstellt.
• Strategische Weichenstellung: Technologieauswahl
  Dieser Workshop stellt relevante Anbieter und Technologielösungen vor. Es wird ein maßgeschneiderter Anforderungskatalog entwickelt und der Auswahlprozess nach ausgewählten Bewertungskriterien gestaltet.

Co-Autorin: Susanne Machanek