Como a tecnologia pode ajudar na transformação dos negócios

As empresas estão demonstrando clara intenção de investir na transformação da tecnologia tributária, apesar da tendência de cortes no orçamento. De acordo com o EY 2021 CEO Imperative Study, 61% das organizações dizem que suas estratégias do departamento fiscal estão agora focadas no investimento em dados; enquanto que de acordo com o EY 2022 Global Tax Technology and Transformation Survey Report  (pdf), 84% das organizações planejam investir $2 milhões ou mais em tecnologia fiscal, com uma média de $3,6 milhões planejados para os próximos três anos.  

"Um roteiro de transformação é muito importante", diz Lee. "Um roteiro não é mais do que um plano de jogo, e você não entra em nada sem um plano". Mas o que é importante com um roteiro é torná-lo baseado em evidências, realizar avaliações do estado atual e do impacto e avaliar as várias opções de soluções, tudo para apoiar seu caso comercial".

E os roteiros só estão se tornando mais importantes com o avanço da tecnologia. Houve um tempo em que a implementação de novos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) normalmente envolvia o planejamento de grandes construções. O desafio então era que, quando o árduo processo estava completo, tudo, desde regulamentos até modelos de negócios e a própria tecnologia tinha avançado. A tecnologia moderna agora permite às empresas abordar tais implementações de forma mais flexível, em blocos de construção menores. Mas isto também cria problemas.

"Muitas empresas vão implementar ferramentas como automação, para tentar resolver um problema específico imediato, sem olhar para frente", diz Campbell. "Apenas para descobrir mais tarde que não se encaixa realmente com o quadro mais amplo".

Como exemplo, Campbell se lembra de ter sido escolhido para automatizar processos dentro de uma empresa composta por 15 unidades de negócios diferentes. Os dados fiscais vinham de diversos lugares diferentes, acrescentando complexidade a disciplinas essenciais, como preços de transferência. A equipe da Campbell perguntou repetidamente de onde vinham os dados, e eventualmente descobriu que todos tinham o mesmo ponto de origem. Munida destas informações, a equipe foi capaz de criar um único sistema automatizado, fazendo apenas pequenos ajustes para cada um dos 15 casos de uso.

"Isto ilustra a importância do roteiro e o perigo de não ter essa visão mais ampla", diz Campbell. "A empresa poderia ter acabado com 15 automatizações diferentes, e isso teria sido muito caro de construir e manter. Isto é o que mais vemos: muitas empresas estão perdendo por simplesmente tentarem consertar o ponto de dor imediato. Olhe a montante e entenda de onde os dados estão vindo antes de automatizar. É aí que há muitas oportunidades perdidas".

Armado com um roteiro tecnológico eficaz, o imposto tem potencial real para se alinhar com as finanças para se tornar uma força motriz na transformação dos negócios, mostrando à organização mais ampla como desenvolver um ecossistema integrado de tecnologia emergente e madura. 

O imposto se baseia, em última instância, em informações financeiras. As empresas pagam impostos com base em dados críticos que têm uma base financeira– quer seja lucro, quer seja o valor de uma transação.

Para alcançar o máximo impacto com tecnologias como análise de dados, aprendizagem de máquinas, inteligência artificial e automação inteligente, esses dados precisam ser liberados e democratizados, para que possam ser acessados e aproveitados em todos os níveis, inclusive o usuário final dentro da função fiscal.

Hoje em dia, as organizações não têm mais condições de tolerar uma abordagem de dados em silos.

"Dado o volume de dados exigidos para impostos, em termos de eficiência do processo, uma única fonte de verdade é agora uma necessidade", diz Lee. "É também uma obrigação em termos de integridade de dados, apoiando auditorias e consultas. Cada vez mais, vemos as autoridades fiscais em todo o mundo realizando auditorias nos sistemas de fonte, ao invés de fazerem uma auditoria documental, para que as empresas não tenham a oportunidade de reapresentar suas informações de volta ao fisco".

Para aproveitar ao máximo os dados, e para criar esta fonte única de verdade, as organizações devem considerar investir na arquitetura de TI, como o tecido de dados, e sistemas ERP de última geração, incluindo SAP S/4HANA. 

Quando as empresas embarcam na implementação de novos sistemas ERP, as necessidades fiscais podem muitas vezes acabar como um pensamento posterior. No entanto, a pesquisa da EY mostra como é crítico para a função fiscal trabalhar ao lado do financiamento desde o início do projeto.

Os departamentos fiscais que trabalham com finanças informam de forma esmagadora que seus dados fiscais foram sensibilizados durante o processo de implementação do ERP. A sensibilização antecipada dos dados permite que as equipes obtenham as informações fiscais necessárias mais rapidamente e utilizem essas informações de forma estratégica, em vez de reagir.

Sem uma estreita colaboração, tanto as equipes tributárias como financeiras encontram altos níveis de ineficiência e custos adicionais para atender às exigências regulatórias e estão expostas a maiores níveis de risco.

"Vimos recentemente um exemplo do pior cenário, em que os impostos não estavam envolvidos nas discussões de planejamento", diz Campbell. "Sob o novo sistema ERP, o imposto perdeu alguns dos dados que tinha no sistema antigo e não foi capaz de relatar corretamente. Houve então uma grande confusão para tentar descobrir como os impostos chegariam a essa informação. E a eventual solução foi muito mais cara do que teria sido apenas projetá-la bem para começar".

Os mais recentes sistemas ERP acrescentaram novas capacidades específicas para impostos, melhorando a qualidade dos dados assim como processos para fins fiscais, permitindo que o pessoal tributário se concentre mais efetivamente em atividades de valor agregado como integração comercial e planejamento tributário. 

De acordo com pesquisa Global Tax Technology and Transformation Survey EY 2022, mais da metade dos entrevistados que passaram por uma atualização do ERP nos últimos dois anos acreditam que foi um sucesso.Cinquenta e três por cento disseram discordar da noção de que a atualização recente do ERP ainda não atingiu o valor esperado.

Com 46% das empresas tendo concluído recentemente ou planejando uma grande atualização do ERP nos próximos dois anos, as equipes fiscais devem garantir que elas tenham reservado um assento na mesa de implementação do ERP. Se não o fizerem, podem achar que suas exigências de relatórios simplesmente não são atendidas. 

"O principal é que os impostos se comuniquem com as finanças, para que eles se entendam", diz Campbell. "Realizamos workshops com impostos e finanças sentados na mesma sala e conversando sobre os assuntos pela primeira vez. Já vi muitos momentos de "eureka" lá.

"Em um exemplo específico, a equipe financeira disse nunca ter entendido o que os impostos estavam fazendo com os dados que estavam solicitando. Quando a equipe tributária falou sobre o que eles precisavam, as finanças perceberam que na verdade havia outro relatório que eles podiam dar aos impostos, que seria exatamente o que eles estavam procurando. Os impostos tinham levado cinco relatórios diferentes e os tinham consolidado; as finanças estavam falando de uma única fonte de dados que eles tinham tido o tempo todo".

A perspectiva de uma transformação multifuncional do ERP pode parecer assustadora, em sua complexidade e custo potenciais. Se assim for, utilizar um consultor externo pode ser uma forma eficiente e econômica de absorver a carga inevitável em termos de recursos e habilidades, ao invés de tirar um profissional tributário em tempo integral da equipe e precisar cobrir seu trabalho durante todo o processo. 

Um consultor externo também pode oferecer ajuda inestimável para aconselhar sobre práticas de liderança, e como comparar com os colegas.

"A menos que a função fiscal tenha alguém que passou por várias transformações financeiras do ERP no passado, será muito difícil implementar as melhores práticas e ser capaz de identificar onde estão alguns dos riscos e desafios", diz Campbell. "Obter apoio externo lhe dá a capacidade de adicionar temporariamente pessoas que têm a experiência de passar por transformações semelhantes, potencialmente no mesmo setor, para fornecer informações sobre práticas de liderança e benchmarking, e como defender o imposto da maneira apropriada".

Com a crescente integração das atividades tributárias e financeiras, a contínua infusão de tecnologia e a dificuldade que os departamentos tributários estão enfrentando agora em encontrar novos recrutas para atender à crescente carga de trabalho, haverá um foco significativo em garantir que as empresas tenham o talento e as habilidades certas, tanto para possibilitar a mudança quanto para extrair todo o benefício potencial.

Somente em impostos, 95% das empresas pesquisadas esperam que seu pessoal tributário precise aumentar sua capacidade técnica fiscal com dados, processos e habilidades tecnológicas nos próximos três anos. Esta não é uma tarefa simples. 

"Não é razoável esperar que toda a profissão tributária, que já tem um trabalho muito técnico, torne-se especialista em tecnologia da noite para o dia", diz Lee. "Teremos que considerar as pessoas que têm uma formação mais ampla, que poderia ser financiar TI, ou todas as pessoas de TI". Mas as pessoas de TI também não se encaixam necessariamente na conta. Já encontrei muitas pessoas de TI que acham difícil lidar com as nuances dos impostos".

Algum grau da carga tecnológica será compensado pelo fato de que a tecnologia está sendo democratizada. Os profissionais da área tributária podem aproveitar o fato de que a IA e outras tecnologias de ponta estão sendo incorporadas invisivelmente nas ferramentas que se espera deles, de modo que eles não precisam ser um profundo tecnólogo para florescer no papel.

Mas isso só pode ir tão longe. Mais uma vez, existe uma margem potencial para terceirização ou co-contratação com um prestador de serviços gerenciados, que pode arcar com parte da carga de recursos e introduzir a especialização necessária na função tributária.

"Impostos e TI requerem cada um treinamento completamente diferente", diz Lee. "É como dizer a um médico que você quer que ele seja engenheiro". Há alguma física e química envolvidas com ambas as profissões, mas elas são fundamentalmente diferentes, portanto será necessário algum treinamento para cruzar as fronteiras. Uma maneira de superar esses desafios é trabalhar com profissionais externos".

Campbell cita o exemplo em que os líderes da EY apresentaram uma equipe de profissionais de dados para tratar da ingestão inicial de dados, o que lhes permitiu centralizar os dados, padronizar o processo e identificar onde a automação era possível. Eles poderiam então deixar os profissionais fiscais se concentrarem em fazer o que fizeram de melhor.

"Colocamos esse trabalho de transformação de dados nas mãos de profissionais que são treinados em dados", diz Campbell. "E estamos deixando a equipe tributária se concentrar nas determinações fiscais, aplicando a lei tributária a esses dados. Ao contrário de esperar que nossos profissionais da área tributária sejam também os especialistas em transformação de dados".

Outro ponto importante aqui é que, embora o foco esteja na automação de dados, pessoas qualificadas ainda têm um papel fundamental a desempenhar no processo. É um caso de profissionais da área tributária que trabalham em conjunto com as máquinas, ao invés de se envolverem em uma corrida contra elas. Em qualquer transformação financeira e tributária, as pessoas devem permanecer no centro.

"Você precisa de pessoas para executar a estratégia, para criar o plano de transformação e os sistemas, para, então operá-lo", diz Lee. "Ainda requer julgamento. E ainda requer gerenciamento de exceções. É por isso que os recursos humanos desempenharão um papel significativo em todos esses projetos de transformação".

Com a transformação de toda a empresa no topo da agenda dos C-level, os CFOs estão ansiosos para que tanto os impostos quanto as finanças se reinventem também. Eles querem que suas funções fiscais, financeiras e contábeis analisem seu modelo operacional e aumentem a eficiência, façam mais com menos e administrem a análise e o valor que saem de seus conjuntos de dados comuns. Em termos de orçamento, eles sabem que, para atender a essas prioridades, precisam investir em inovação e tecnologia.

As últimas pesquisas da EY apontam para uma conexão muito mais estreita entre impostos e finanças neste processo de transformação, em que historicamente eles podem ter sido mais discretos.

As funções financeiras,  fiscais e contábeis são bem aconselhadas a incorporar agilidade e sustentabilidade em seus modelos operacionais. Aqui estão alguns passos chave para conseguir isso:

• A primeira tarefa é avaliar seu estado atual contra possíveis impactos futuros e realizar uma análise de lacuna. Uma parte chave disto envolve funções que se sentam juntas e se certificam de que as finanças entendam exatamente quais as necessidades fiscais e por quê.
• A mudança no ambiente regulatório significa trabalho extra, o que requer o uso de tecnologia mais poderosa. São necessários profissionais com as habilidades necessárias, não apenas para lidar com o volume, mas para gerenciar os pesados requisitos de dados, juntamente com ferramentas automatizadas de última geração.
• Identificar qual modelo operacional suporta melhor a estratégia desejada. Isto poderia ser terceirização, terceirização/co-produção ou redesenho de funções internas.
• Alavancando seus sistemas empresariais, construindo assim uma estrutura de dados comum e padronizada, o ecossistema resultante (ao qual as equipes da EY referem-se como a função fiscal, financeira e contábil inteligente) permitirá que o ERP, EPM e outros sistemas de fonte sustentem todo o processo de registro de finanças e impostos.
• Construir o ecossistema de forma incremental. isso deve começar com o aproveitamento da pilha de tecnologia empresarial existente e construir seus modelos de dados para apoiar seus casos de uso. Juntos, isso permitirá a melhoria contínua e ajudará a gerar valor a longo prazo para a empresa.