Nota de Privacidade - Entrevista Digital e Ferramenta de Avaliação Cognitiva CodeVue e HireVue

1. Introdução

Este Aviso de Privacidade destina-se a descrever as práticas que a EY segue em relação à Ferramenta de Avaliação Cognitiva Digital, CodeVue e HireVue ("Ferramenta") com respeito à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. O presente aviso o de Privacidade deve ser lido em conjunto com a Declaração de Privacidade da ey.come, em caso de conflito com a Declaração de Privacidade da ey.com,  prevalecerão os termos desse documento. Por favor leia atentamente o presente Aviso de Privacidade.

2. Quem gerencia a Ferramenta?

"EY" refere-se a uma ou mais das empresas membros da Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada uma das quais é uma entidade legal separada e pode determinar as finalidades e meios para o processamento de dados por direito próprio (isto é, agir como controlador de dados ou em uma capacidade semelhante). A entidade que está atuando como controlador de dados (ou capacidade similar), fornecendo esta Ferramenta na qual seus dados pessoais serão processados e armazenados é:

• Para os dados pessoais do pessoal da EY: O controlador de dados é a entidade da EY que o emprega.
• Para os dados pessoais do pessoal de terceiros (incluindo clientes da EY): O controlador de dados é a empresa local membro da EY com a qual o terceiro tem um relacionamento.

Você pode encontrar uma lista de firmas-membro locais da EY e afiliadas na Declaração de Privacidade da ey.com.

Os dados pessoais que você fornece na Ferramenta são compartilhados pelos controladores de dados acima com uma ou mais empresas membros do EYG (veja "Quem pode acessar seus dados pessoais" seção 6 abaixo).

A ferramenta é hospedada externamente nos EUA na região Leste dos EUA da Amazon AWS, com backups sendo realizados em instalações alternativas da Amazon nos Estados Unidos.

3. Como a ferramenta processa os dados pessoais?

A Ferramenta é dividida em três tipos de funcionalidades; (1) Entrevista Digital, (2) CodeVue e (3) Avaliações Cognitivas HireVue. Todas as funções são utilizadas para ajudar no processo de recrutamento, utilizando vídeo ou software de entrevista on-line. Ele permite que a EY o entreviste e avalie, substituindo longos formulários de inscrição ou perguntas de pré-seleção e reduzindo a necessidade de entrevistas tradicionais presenciais e viagens a locais para a realização de testes, enquanto retém a interação pessoa a pessoa e a tomada de decisões humanas. Entrevista Digital é usada para fornecer entrevistas digitais on-line, CodeVue é usado para avaliações de codificação, o que permite que os recrutadores façam uma triagem objetiva para o talento de codificação e programação, e HireVue Cognitive Assessment é usado para avaliar suas aptidões cognitivas.

Os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

• avaliar a adequação do candidato para o papel; e
• serão mantidos de acordo com os requisitos de retenção de proteção de dados para futuras oportunidades de contratação.

EY conta com a seguinte base para legitimar o processamento de seus dados pessoais na Ferramenta:

Para candidatos: Processamos seus dados pessoais com base em seu consentimento. O fornecimento de seus dados pessoais a EY é opcional. Entretanto, se você não fornecer todos ou parte de seus dados pessoais, poderemos não ser capazes de realizar os propósitos para o processamento. Você tem o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento.

O fornecimento de seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar dúvidas, sua imagem e imagem de vídeo). No entanto, se você não fornecer a totalidade ou parte de seus dados pessoais, poderemos não ser capazes de realizar as finalidades para processamento.

Para o pessoal da EY: O processamento é necessário para os fins dos interesses legítimos perseguidos pelo responsável pelo tratamento de dados ou por terceiros, exceto quando tais interesses são anulados pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do envolvido que exigem a proteção de dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) perseguido(s) é(são) para a gestão de Recursos Humanos da EY, incluindo revisões de desempenho e recrutamento. No entanto, as gravações feitas em algumas jurisdições estarão sujeitas ao seu consentimento, que será obtido antes da gravação. 

4. Que tipo de dados pessoais são processados na Ferramenta?

A Ferramenta pode processar estas categorias de dados pessoais:

• Seu primeiro nome;
• seu sobrenome;
• seu endereço de e-mail;
• seu RequestID individual;
• sua voz;
• sua imagem;
• suas imagens de vídeo;
• resultados de testes mostrando seus talentos e habilidades cognitivas para fins de implantação do Codevue e HireVue Cognitive Assessment;
• Número de IP do seu computador; e,
• outras informações que podem ser divulgadas durante a entrevista, tais como seu histórico profissional, nomes de colegas de trabalho, sua formação, seus hobbies e interesses, bem como informações sobre suas habilidades e personalidade (pontos fortes e fracos, entre outros). 

Estes dados são provenientes de uma alimentação de outros sistemas EY conhecidos como GRMS - Yello and SuccessFactors (SF) Recrutamento; ou diretamente de vocês mesmos.

5. Dados pessoais sensíveis

Dados pessoais sensíveis revelam sua origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

Os seguintes dados pessoais sensíveis são coletados e processados na Ferramenta de Entrevista Digital da Ferramenta:

A Ferramenta usa imagens de vídeo que incluem elementos de dados pessoais, por exemplo, vídeo gravado de você, seu nome, seu sobrenome, seu histórico de emprego anterior, seus hobbies e interesses. Você pode decidir falar ou abordar categorias de dados pessoais sensíveis, no entanto, o entrevistador não fará perguntas que lidem com categorias de dados pessoais sensíveis.

Há também uma caixa de texto livre onde você pode escrever sua resposta a uma pergunta. Embora a finalidade desta caixa de texto livre seja não ter tais dados pessoais sensíveis escritos, você pode incluir tal tipo de dados pessoais em sua resposta.  Favor notar que nenhuma das perguntas lhe fazem diretamente por sua origem racial/étnica, opiniões políticas, crenças religiosas, informações relacionadas à saúde.

A Ferramenta não solicita ou coleta intencionalmente dados pessoais sensíveis sobre você, nem lhe será solicitado diretamente que forneça dados pessoais sensíveis.  Entretanto, ao utilizar esta Ferramenta para completar qualquer entrevista em vídeo ou preencher qualquer formulário ou fornecer respostas por escrito através da Ferramenta, você pode optar por fornecer informações sobre você que são dados pessoais sensíveis.  Se você fornecer quaisquer dados pessoais sensíveis, seja por vídeo ou por escrito ao preencher uma caixa de texto gratuita, você reconhece que esses dados são gravados e coletados pela Ferramenta e consente com sua coleta, processamento e armazenamento. Além das informações solicitadas de acordo com esta avaliação de revisão (por exemplo, seu nome, sobrenome, endereço de e-mail e detalhes de emprego anteriores), por favor, não insira nenhuma outra informação que possa ser considerada confidencial. Por favor, também não insira nenhum dado pessoal sensível, como descrito na primeira frase desta seção acima.

6. Quem pode acessar suas informações?

Os seus dados pessoais são acessados por meio da Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipes:

Recrutadores, gerentes de contratação e administradores de sistema - serão concedidas permissões a outros membros da EY com base em seu papel, por exemplo, se um papel estiver sendo anunciado para a equipe forense, um membro da equipe forense poderá ser solicitado a conduzir a entrevista e lhe será concedido acesso. Fornecedores externos, Tata Consultancy Services (TCS), Caption First e IBM também terão acesso à Ferramenta.

Os direitos de acesso detalhados acima envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (inclusive jurisdições fora da União Europeia) nas quais a EY atua (os escritórios da EY estão relacionados em https://www.ey.com/pt_br/locations). Uma visão geral das entidades da rede EY que prestam serviços a clientes externos pode se acessada aqui (pelo site ey.com UK) (Vide Seção 2 (Sobre a EY) - "Veja uma lista das firmas-membro e afiliadas da EY"). A EY tratará os seus dados pessoais por meio da Ferramenta de acordo com a legislação e os regulamentos profissionais aplicáveis na sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede EY são regidas pelas Normas Corporativas Globais ( Binding Corporate Rules ou "BCRs") EY.

Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que coletamos a prestadores de serviços terceirizados (e suas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiar nossos processos auxiliares internos. Por exemplo, contratamos provedores de serviços para fornecer, executar e oferecer suporte à nossa infraestrutura de TI (como gerenciamento de identidade, hospedagem, análise de dados, backup, segurança e serviços de armazenamento em nuvem) e para o armazenamento e eliminação segura de nossos arquivos de cópia impressa. É nossa política usar apenas prestadores de serviços terceirizados que estejam obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade, e que cumpram com quaisquer requisitos legais aplicáveis para a transferência de dados pessoais para fora da jurisdição em que foram originalmente coletados.

Na medida em que os dados pessoais tenham sido anônimos de tal forma que você ou seu dispositivo não sejam mais razoavelmente identificáveis, essas informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos deste Aviso de Privacidade não serão aplicáveis.

Para os dados coletados no Espaço Econômico Europeu ("EEE"), no Brasil ou que digam respeito a indivíduos no EEE ou no Brasil, a EY requer um mecanismo de transferência apropriado, conforme necessário, para cumprir a legislação aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para a IBM é regida por um acordo entre a EY e a IBM que inclui cláusulas padrão de proteção de dados adotadas pela Comissão Européia.

7. Retenção de dados

Nossa política é reter os dados pessoais somente pelo tempo necessário para os fins descritos na seção "Como a Ferramenta processa seus dados pessoais". Os períodos de retenção variam de acordo com as jurisdições e são estabelecidos de acordo com os requisitos de retenção profissionais e regulamentares locais.

Para satisfazer os nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos e para fins de arquivo e históricos, precisamos reter as informações durante períodos de tempo significativos.

As políticas e/ou procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são de Três (3) anos de atividade de usuário de dados ausentes. Para maiores informações sobre o período de retenção aplicável a seus dados pessoais, favor contatar seu representante habitual do EY.

Os registros de acesso do usuário são mantidos por um período de três (3) anos.

Seus dados pessoais serão retidos de acordo com as leis e regulamentos de privacidade. Após o término do período de retenção de dados, seus dados pessoais serão apagados. Para saber mais, baixe nosso data retention overview (pdf).

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações obtidas no curso de suas atividades negociais. O acesso a essas informações é limitado e existem políticas e procedimentos em vigor concebidos para proteger as informações contra perdas, utilização indevida e divulgação imprópria. Informações adicionais sobre nossa abordagem de proteção de dados e segurança da informação estão disponíveis em nossa brochura intitulada protecting your data 2018 (pdf)  [protegendo seus dados, 2018].

9. Controle de seus dados pessoais

A EY não transferirá os seus dados pessoais a terceiros (que não sejam as entidades externas referidas na seção 6 acima) salvo se tivermos a sua permissão ou se a legislação assim o requeira.

10. Seus direitos em relação aos seus dados pessoais

Dependendo da jurisdição aplicável, você tem os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais, incluindo:

• Para requerer detalhes dos dados pessoais mantidos pela EY sobre você ou acessar os dados pessoais mantidos pela EY sobre você;
• Para corrigir seus dados pessoais, por exemplo, se estiverem incompletos ou incorretos;
• Para restringir ou se opor ao tratamento de dados pessoais ou solicitar a eliminação de seus dados pessoais
• Para receber uma cópia dos dados pessoais que você forneceu à EY, em um formato estruturado, comumente utilizado, e legível por máquina (conhecido como “portabilidade de dado”) (em determinadas circunstâncias e sujeito às leis e regulamentos aplicáveis);
• Nos casos em que você tenha fornecido consentimento, o direito de revogar seu consentimento para o tratamento de seus dados pessoais
• O direito de reclamar com uma autoridade de proteção de dados (consulte a seção “Reclamações” logo abaixo)
• Caso tenha alguma dúvida sobre como a EY trata seus dados pessoais ou sobre seus direitos com relação a seus dados pessoais, envie  um e-mail para equipe de proteção de dados.

11. Reclamações

Se estiver preocupado com uma suposta violação da lei de privacidade ou qualquer outro regulamento, entre em contato com o Líder Global de Privacidade da EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido ou pelo e-mail do data protection team [equipe de proteção de dados] ou mediante seu representante habitual da EY. Um Líder de Privacidade da EY cuidará de sua reclamação e fornecerá informações sobre como ela será tratada e resolvida.

Se você não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu sua reclamação, você pode ter o direito de reclamar junto à autoridade de proteção de dados de seu país. Você também pode ter o direito de encaminhar o assunto para um tribunal de jurisdição competente.

Algumas firmas-membro da EY em países fora da União Europeia ("UE") e do Reino Unido nomearam representantes na UE e no Reino Unido, respectivamente, para agir em seu nome, se e quando realizarem atividades de tratamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR) e/ou Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido (GDPR UK). Mais informações e os detalhes de contato desses representantes estão disponíveis abaixo:

Representante de proteção de dados da UE

Representante de proteção de dados no Reino Unido

12. Contate-nos

Se tiver dúvidas ou preocupações adicionais, entre em contato com seu representante habitual da EY ou envie um e-mail para a equipe de proteção de dados.

13. Reconhecimento e Consentimento

Ao clicar no botão "Sim, concordo" abaixo, você está concordando e consentindo que suas informações pessoais sejam processadas e utilizadas conforme descrito nesta Nota de Privacidade. Você tem o direito de retirar seu consentimento ou se opor ao processamento de suas informações pessoais a qualquer momento, entrando em contato com seu representante habitual da EY ou enviando um e-mail para a equipe de proteção de dados.