Usando a tecnologia para controlar o risco de gastos irregulares em um ambiente em rápida mudança

Concentrando-se nos riscos de gastos

Quais problemas a Microsoft estava procurando resolver? Depois de revisar de perto como estava gerenciando seus riscos de gastos em toda a empresa, a empresa determinou que sua abordagem existente para testar transações poderia ser aprimorada de três maneiras principais.

• Primeiro, os testes de gerenciamento de gastos existentes da Microsoft foram isolados em diferentes organizações para diferentes controles. Em vez disso, ela queria poder revisar cada transação apenas uma vez, em vez de várias vezes, obtendo uma visão mais ampla de ponta a ponta.
  
• Em segundo lugar, os testes atuais eram baseados em amostragem aleatória – e alguns eram realizados apenas uma vez por ano. A Microsoft sabia que uma abordagem melhor seria o monitoramento contínuo, usando recursos de forma eficiente para obter uma visão mais em tempo real das transações.
• Em terceiro lugar, a empresa queria passar para o gerenciamento de gastos em toda a empresa, pegando os melhores aspectos de seus programas existentes e reunindo-os para criar uma fonte da verdade para gerar consistência global em políticas e relatórios.

A Microsoft percebeu que essa nova abordagem traria grandes benefícios para os negócios. O monitoramento contínuo traria uma visão constante sobre quaisquer problemas que surgissem com suas transações e sobre o progresso em resolvê-los. Também seria mais fácil rastrear padrões em anomalias e tomar medidas decisivas em resposta. “A conformidade bem feita é uma experiência moderna que funciona continuamente e permite que funcionários e empresas se concentrem em suas principais competências.  A Microsoft e a EY compartilham essa crença e têm uma parceria valiosa no fornecimento de conformidade por meio da tecnologia mais recente”. diz Luke Fewel, gerente geral de operações financeiras da Microsoft.

Criando uma solução com a EY Virtual no centro...

Com a tarefa de ajudar a alcançar esses objetivos, o profundo conhecimento da EY sobre os processos de conformidade da Microsoft permitiu que ela começasse a funcionar.

No centro da solução estava a plataforma EY Virtual, uma plataforma de monitoramento contínuo baseada em microsserviços que a EY desenvolveu no Microsoft Azure Data Factory e já implantou em mais de 140 clientes em todo o mundo. Os clientes atuais da EY geram aproximadamente US$ 5 milhões em receita anual de consumo para a Microsoft, com crescimento anual projetado de mais de 10%. Alimentado por análises avançadas, IA e aprendizado de máquina, o EY Virtual tem uma capacidade inigualável de ingerir grandes volumes de dados e, em seguida, detectar e sinalizar anomalias neles - ajudando a identificar e abordar riscos relacionados a conformidade, cibernética, fraude, legal e muito mais. “Temos muitas transações mensais – e a EY Virtual analisa todas essas transações, testa-as em relação a todos os gatilhos e sinais de risco e nos fornece rapidamente uma população de seleção de dados de 600 transações anômalas. É a capacidade da EY Virtual de chegar à seleção precisa de dados em um curto período de tempo que realmente permite que o programa SRMM aconteça.” afirma Holly Younggren, gerente global de processos do grupo, Microsoft

Por meio de seu trabalho com a EY Virtual em dezenas de clientes, a EY desenvolveu uma loja de aplicativos com mais de 100 aplicativos habilitados para análise para ajudar em vários aspectos de conformidade. Um desses aplicativos – chamado Spend Analytics – concentra-se no gerenciamento de riscos relacionados aos gastos, tornando-o ideal para as necessidades da Microsoft.

Aplicando profundo conhecimento técnico e do setor, a equipe da EY configurou e personalizou rapidamente o aplicativo Spend Analytics para monitorar todos os gastos da Microsoft globalmente.

...que leva a gestão de riscos a uma nova era

O impacto para a Microsoft? Usando o EY Virtual e o Spend Analytics, a empresa conseguiu dar o salto quântico da amostragem aleatória para a amostragem baseada em risco alinhada à sua estratégia de negócios.  Agora ela pode revisar e classificar seus gastos em todos os territórios e unidades de negócios em relação a todos os controles relevantes em tempo real, identificar anomalias e transações de alto risco e enviá-las para análise e relatórios detalhados de conformidade. A EY lida com todo o processo de forma integrada e automatizada como um serviço gerenciado de ponta a ponta.

É um novo tipo de gerenciamento de risco para o mundo de hoje: modernizado, reimaginado e escalável. Uma solução expansível e adaptável para uso por muitas outras áreas de negócios da Microsoft, bem como outras organizações em todos os setores. “A EY Virtual nos permitiu passar da amostragem aleatória para a amostragem estratégica baseada em risco. Está nos ajudando a realmente nos concentrar – e a gastar nosso valioso tempo humano revisando as áreas de maior risco em que realmente queremos garantir que nossos controles estejam funcionando corretamente.” diz Holly Younggren, gerente de processo global do grupo, Micosoft.

...Diferenciação-chave em cada estágio

Uma análise mais detalhada da solução com tecnologia EY Virtual revela vários atributos inovadores. No front-end, ao se conectar às principais fontes de dados da Microsoft, a EY removeu todas as entradas manuais e automatizou todo o processo de ingestão de dados com base nos próprios padrões de TI da Microsoft – incluindo abordar todos os problemas relacionados à privacidade e segurança dos dados.

Combinando tecnologia avançada na plataforma da Microsoft e percepção humana

Outro fator de diferenciação é que a triagem da EY Virtual aplica não apenas análises estatísticas baseadas em regras, mas também algoritmos avançados de IA e aprendizado de máquina desenvolvidos ao longo de 15 anos de experiência e habilitados pelo Azure.  O aprendizado de máquina permite que o monitoramento melhore constantemente e fique à frente.

O teste habilitado para IA do Azure da EY Virtual revisa 100% das faturas em toda a empresa e identifica anomalias de alto risco para revisão humana. Eles são passados diretamente para uma solução de fluxo de trabalho da EY, EY Controls, que é construída no Microsoft Dynamics 365 e utiliza o Power Automate e outras tecnologias da Power Platform para habilitar o processamento da EY para capacitar as equipes de processamento da EY em todo o mundo. Os resultados são relatados à Microsoft usando a ferramenta de visualização de dados Power BI da Microsoft.

Uma solução inteligente que está ficando ainda mais inteligente

Por fim, os resultados são realimentados para a EY Virtual, que os utiliza para refinar e melhorar a triagem de conformidade.

Um exemplo? Imagine que o gasto médio com o “fornecedor A” seja de US$ 50.000 por mês, com picos específicos no final de cada trimestre. Todas essas despesas são contabilizadas no Marketing GL Code. Se uma nova transação de $ 200.000 for registrada no Código GL Diversos, o algoritmo retirará essa transação e a colocará no status de alto risco. Se a transação for não reclamada, o sistema lembrará dessas características na próxima vez que elas ocorrerem.

Os benefícios para a Microsoft devem aumentar...

Isso, em poucas palavras, é o que a EY Virtual faz pela Microsoft – globalmente, continuamente e em tempo real. E os resultados? Hoje, a Microsoft pode classificar seus gastos globais em uma fração do tempo anteriormente alcançável, permitindo expandir drasticamente sua cobertura de gerenciamento de riscos. Tudo isso enquanto consolida seus programas de conformidade existentes em silos em um único processo integrado, consumindo mais de 10.000 horas de trabalho anualmente em seus negócios.

E os benefícios até agora são apenas o começo. O aplicativo Spend Analytics que alimenta o programa SRMM é apenas um de um catálogo de aplicativos em vários riscos de conformidade e fluxos de trabalho na biblioteca virtual da EY que mostra o poder da plataforma da Microsoft.

...e os recursos da EY Virtual continuam avançando

Os benefícios que a EY Virtual oferece à Microsoft continuarão se expandindo. E a solução também está avançando de outras formas. Por muitos anos, a EY e a Microsoft têm feito parceria para criar novas soluções e plataformas digitais – uma aliança que foi recentemente expandida para gerar uma oportunidade de crescimento de US$ 15 bilhões, conforme destacado pelos CEOs das duas empresas.

Como parte dessa aliança, as equipes do EY Microsoft Services Group agora estão colaborando para desenvolver e aprimorar ainda mais o EY Virtual. O objetivo? Aumentar a capacidade da EY Virtual de atender às necessidades da Microsoft e também dos clientes conjuntos das duas empresas em todo o mundo. As possibilidades são imensas - e extremamente emocionantes.

Abrindo o caminho

Desde que o EY Virtual e o Spend Analytics foram lançados na Microsoft no final de 2020, o impacto no gerenciamento de risco de gastos da Microsoft foi dramático. Simplificando, a Microsoft agora pode zerar com precisão a laser suas transações mais arriscadas globalmente, mais rápido e com menos esforço do que sua abordagem antiga.

É um recurso que muitas outras empresas em todo o mundo adorariam ter, já que a maioria ainda gerencia o risco de gastos analisando uma pequena amostra de transações.

A mensagem é clara. Em um mundo de riscos em rápida evolução, é hora de todas as empresas aplicarem tecnologia de ponta para modernizar e expandir seu gerenciamento de riscos. Juntas, a EY e a Microsoft estão liderando o caminho. “O que estamos fazendo com a EY é realmente uma história de sucesso. Os objetivos do programa são aumentar a conscientização sobre as políticas de gerenciamento de gastos e ver onde podemos apertar nossos controles. Definitivamente, atingimos esses objetivos e estamos muito satisfeitos com o relacionamento do ponto de vista de ferramentas, colaboração e parceria. A Microsoft sempre tem expectativas super altas – e a EY está absolutamente atendendo a elas e, em alguns casos, até as superando.” diz Holly Younggren, gerente de processo global do grupo, Micosoft.