Como a tecnologia e a confiança transformaram um modelo operacional de impostos

Fidler e a equipe da Boehringer Ingelheim deram início à reformulação de seu modelo operacional fiscal. A equipe fiscal adotou uma abordagem de duas vias:

1. Em países com um departamento fiscal estabelecido, uma equipe especializada da Boehringer Ingelheim ainda era responsável por um determinado processo de revisão, enquanto uma equipe da EY entrava em cena para a conformidade local, e as tarefas restantes ficavam com o departamento fiscal da Boehringer Ingelheim.

2. Nos países sem um departamento fiscal dedicado, todas as tarefas fiscais foram transferidas para o modelo de co-sourcing centralizado recém-projetado.

Essa foi uma abordagem voltada para o futuro, que exigiu não apenas mudanças transformadoras, mas também a criação de uma nova equipe central conjunta na qual as operações fiscais foram agrupadas.

Criação de uma equipe de operações fiscais e utilização da organização do centro de serviços compartilhados da Boehringer Ingelheim

Katja Kief, Diretora Global de Operações Tributárias da Boehringer Ingelheim, foi responsável pela coordenação com os departamentos nacionais para garantir uma transformação tranquila. Kief liderou uma força-tarefa que introduziu dois novos elementos na fórmula de conformidade fiscal da Boehringer Ingelheim. Isso incluiu o princípio de co-sourcing e o uso da organização do centro de serviços compartilhados da empresa, chamado Global Business Services (GBS).

A empresa decidiu aproveitar os centros de GBS existentes em Buenos Aires (Argentina), Wroclaw (Polônia) e Manila (Filipinas). "Em Manila, por exemplo, criamos uma equipe dedicada a serviços fiscais para a qual recrutamos pessoas interessadas em impostos e contabilidade", explica Kief. "Essa equipe foi então treinada para extrair e processar dados fiscais locais sem a necessidade de envolver mais recursos locais."

Antes da automação e da otimização, a compreensão e a análise das etapas subjacentes de recuperação e processamento de dados eram fundamentais para o sucesso. Até mesmo processos bem estabelecidos tiveram que ser examinados, otimizados e transferidos para uma solução holística e integrada como parte do modelo operacional fiscal.

A Kief estava ciente do fato de que a conformidade com os impostos era uma questão de documentação adequada e, muitas vezes, também exigia conhecimentos locais. Por isso, ela e Fidler contrataram a organização EY para a última milha.

As equipes locais da EY assumem a apresentação de relatórios locais às autoridades do país, monitoradas por uma equipe central conjunta

"A organização EY trouxe pessoas experientes em toda a sua rede global, bem como tecnologia de ponta na forma de sua Plataforma Tributária Global com tecnologia Microsoft, permitindo maior adaptabilidade às nossas necessidades específicas. Sentimo-nos confiantes em confiar à equipe da EY a garantia de qualidade em relação às autoridades específicas do país", diz Kief.

Dessa forma, diz ela, a recém-construída equipe central de compliance fiscal poderia crescer e operar com segurança, com a experiente equipe da EY e sua rede global de especialistas em impostos cobrindo suas costas, liderada por Alexander Vetten, EY Global Compliance & Reporting and Tax Innovation Leader at Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. "A equipe da Boehringer Ingelheim criou um modelo operacional global ágil e voltado para o futuro para sua função fiscal. É uma honra servir a Boehringer Ingelheim com nosso modelo de execução comprovado e uma rede verdadeiramente integrada de especialistas no assunto no país — tudo isso seguindo processos claros e eficazes", diz Vetten.

Pronto para começar

Em seis meses, a equipe da Boehringer Ingelheim e da EY estava pronta para testar a nova configuração, com base em um sistema SAP S4/HANA previamente migrado. Isso forneceu dados rápidos e foi padronizado com as operações fiscais recém-integradas e as equipes de competência cruzada da EY. O teste ocorreu após três meses de transição e preparação pelas equipes da Boehringer Ingelheim e da EY.

Começando por mercados importantes, como Canadá, Tailândia e Cingapura, a Kief e a Fidler estavam prontas para implantar seu novo modelo operacional de impostos. 

Eles selecionaram esses mercados com um objetivo em mente. Enquanto Cingapura era um exemplo adequado para uma operação relativamente pequena da Boehringer Ingelheim, a Tailândia foi selecionada devido a seus desafios únicos com relação ao regime de imposto retido na fonte do país e a uma situação linguística desafiadora. O Canadá, um importante mercado para a Boehringer Ingelheim, tem um regime de tributação indireta bastante complexo, razão pela qual foi incluído no "teste de estresse" do site . A equipe fiscal da Boehringer Ingelheim entrou em operação piloto, usando o novo sistema de co-sourcing — com o líder da força-tarefa, Kief, satisfeito desde o primeiro dia de operações.

"Desde o início, a fórmula funcionou bem", diz Kief. "Conseguimos recrutar ótimos funcionários para nossa abordagem de Centro de Serviços Compartilhados mais rápido do que o previsto. O trabalho com a equipe da EY foi basicamente plug-and-play, o que foi um grande fator de sucesso para que as coisas funcionassem de forma confiável e rápida." 

Os profissionais do país consideraram a mudança como uma melhoria

De acordo com Fidler, as organizações locais ficaram particularmente entusiasmadas. "Em todas as organizações nacionais, o feedback foi muito positivo. Para nós, era importante que nossas funções fiscais e financeiras locais não vivenciassem essa transformação como uma retirada de competências, mas como um esforço para aliviá-las de um trabalho manual demorado, que agora poderíamos organizar de forma diferente ou automatizar por meio da tecnologia."

Para Kief, a tecnologia era fundamental para fazer as coisas funcionarem com um design novo e ágil. "Fizemos nossa lição de casa ao implementar um ambiente tecnológico. Agora, a empresa está bem posicionada para implementar outras ferramentas de conformidade fiscal da SAP para aumentar ainda mais a qualidade dos dados e conectar o monitoramento horizontal com projetos de processos confiáveis e centralizados."

Refletindo sobre sua jornada de transformação, tanto Kief quanto Fidler enfatizam que, apesar de toda a tecnologia em jogo com a infraestrutura SAP da Boehringer Ingelheim e a Plataforma Tributária Global da EY com tecnologia Microsoft, o novo modelo operacional tributário também é construído com base na confiança e na transparência. "Confiamos em nosso provedor de serviços para oferecer a mais alta qualidade e fazer com que todo o sistema funcione todos os dias. No final, trata-se de uma questão de pessoas interagindo com confiança e resolvendo juntas problemas complexos e urgentes."

Início da próxima onda de implementação

Alexander Vetten, líder de projeto da EY, ressalta que tem sido de grande importância para a Boehringer Ingelheim manter no radar as mudanças cruciais no ambiente tributário global. "Isso é importante, especialmente com a digitalização das autoridades fiscais e o número crescente de exigências de relatórios", diz ele. "Essas mudanças são, têm sido e continuarão a ser fatores de complexidade. Isso significa que, além do excelente conhecimento tributário local, o conhecimento de TI da empresa deve corresponder à capacidade de projetar e trabalhar com processos e algoritmos alinhados globalmente. Para o modelo operacional tributário orientado para o futuro da Boehringer Ingelheim, esses foram fatores críticos de sucesso." 

Com base no notável sucesso do piloto, a Boehringer Ingelheim iniciou a próxima onda de implementação cerca de 11 meses após o início do projeto, adicionando mais 15 países ao novo sistema de co-sourcing. Espera-se que esse número cresça para 60 países até 2024.

Cerca de 84% dos executivos fiscais e financeiros estão ativamente preparando seu modelo operacional para o futuro

"Estamos extremamente orgulhosos de que nossa equipe da EY esteja apoiando a transformação de ponta da Boehringer Ingelheim globalmente com mais de 3.500 entregas nas áreas de conformidade fiscal direta e indireta, contabilidade fiscal, imposto retido na fonte e controvérsia fiscal", diz Ute Benzel, EY Europe West Tax & Finance Operate and Legal Managed Services Leader. 

"Encontrar respostas para a transformação digital é o que todos os departamentos fiscais estão enfrentando, não apenas na Boehringer Ingelheim. Há uma demanda constante por pessoal em um ambiente altamente competitivo, juntamente com a pressão para inovar e automatizar.

Oitenta e quatro por cento dos 1.600 executivos fiscais e financeiros consultados napesquisa 2022 EY Tax and Finance Operate Survey responderam que queriam preparar ativamente seus modelos operacionais fiscais e financeiros para o futuro. "As abordagens de co-sourcing e serviços gerenciados podem proporcionar muitos benefícios, como maior eficiência, maior flexibilidade, maior segurança e melhor governança e controle. Isso permite que as organizações se mantenham à frente da curva em termos de inovação, competitividade e conformidade", diz Benzel.

Em resumo

A história do novo modelo operacional tributário da Boehringer Ingelheim mostra como a transformação digital e o co-sourcing podem ajudar os executivos tributários a responder aos grandes desafios relacionados à pressão por inovação por meio de melhorias de longo prazo, sem cortar pessoal ou reduzir a qualidade.