Como navegar na próxima fronteira de dados em eDiscovery

Os crescentes canais de comunicação apresentam desafios para coletar, preservar, revisar e processar dados.

Em resumo

• À medida que o volume de dados aumenta, os desafios relacionados à preservação de metadados, captura de dados do sistema com precisão e restauração de dados excluídos também aumentam.
• O acesso a contas pessoais de redes sociais geralmente é limitado devido aos termos de serviço de cada site que protegem a privacidade de um usuário individual.
• As ferramentas de colaboração e comunicação no local de trabalho estão substituindo muitos ambientes de escritório e criando novas fontes de eDiscovery.

A variedade de canais de comunicação continua a se ampliar à medida que vemos uma adoção mais ampla de mídias sociais, mensagens criptografadas e plataformas de colaboração. Os canais em crescimento apresentam desafios à coleta, preservação, revisão e processamento de dados.

As equipes jurídicas devem entender cada vez mais os tipos de informações mais populares para avaliar adequadamente os problemas que podem ser relevantes, incluindo mensagens efêmeras e comunicações persistentes e não custodiais e, em seguida, aplicar práticas técnicas de ponta para gerenciar adequadamente os dados em um litígio ou investigação complicado.

Os dados podem determinar a dificuldade de descoberta

A descoberta e divulgação de novas informações armazenadas eletronicamente (ESI) fora do padrão apresentam muitos dos mesmos problemas que o gerenciamento de arquivos comuns do Microsoft Outlook e do Office. À medida que o volume de dados aumenta junto com o número de canais diferentes, cada um com seu próprio local de armazenamento, os desafios relacionados à preservação de metadados, captura de dados do sistema com precisão e restauração efetiva de dados excluídos também aumentam. Essas são considerações críticas porque o tempo e os custos de localizar, revisar e preparar formatos de dados não padronizados para produção podem ser muito maiores do que as formas mais familiares de ESI, gerando possíveis argumentos sobre proporcionalidade em uma disputa contenciosa.

Afinal, os usuários agora criam e compartilham conteúdo em uma variedade de plataformas. Afinal, os usuários agora criam e compartilham conteúdo em uma variedade de plataformas. As plataformas mais populares, com base em dados de uso entre adultos nos EUA, têm sido historicamente o YouTube e o Facebook, seguidos pelo Instagram, Pinterest, LinkedIn, Snapchat e Twitter.¹ Independentemente de sua popularidade ou penetração, essas plataformas estão entre as mais difíceis de preservar, coletar e analisar no eDiscovery.

Dados de mídia social são comuns, mas complexos

Buscar por contas de mídia social é comum em litígios, mas o acesso a contas pessoais de redes sociais geralmente é limitado devido aos termos de serviço de cada site que protegem a privacidade de um usuário individual e aos desafios resultantes de preservar e coletar possíveis evidências para processamento. A facilidade de comunicação com amigos, familiares e colegas produz material volumoso que incorpora muitos tipos de arquivos. Eles podem incluir entradas ou postagens de blog, comentários, respostas, notas de status online e offline, imagens e emojis, entre outros. A variedade de formatos e tópicos de comunicação torna difícil redigir solicitações de descoberta eficazes porque o contexto, incluindo tópicos de vários assuntos com títulos curtos e emoji, é uma parte importante da investigação.

As ferramentas de colaboração estão transformando os hábitos de comunicação

As ferramentas de colaboração e comunicação no local de trabalho, como Google Meet, Slack, Microsoft Teams e Zoom, estão substituindo muitos ambientes de escritório e criando fontes totalmente novas de eDiscovery, uma tendência que se acelerou durante a pandemia. Esse crescimento pode ultrapassar os termos de uso, propriedade, retenção e políticas de armazenamento de uma organização. Essas ferramentas de colaboração de “escritório virtual” complicam ainda mais esses problemas ao espelhar recursos de mídia social para torná-los familiares aos usuários, enquanto problemas rotineiros de eDiscovery associados a volumes exponenciais de dados, mensagens contextuais e anexos persistem nesses ambientes.

As mensagens estão tornando o eDiscovery mais complicado

A maioria das pessoas usa mais de um aplicativo de mensagens em seus dispositivos móveis quando se comunicam no trabalho ou com familiares e amigos. Ferramentas populares incluem Facebook Messenger, Snapchat e WhatsApp, entre outras. Como resultado, evidências potenciais podem residir em vários locais que exigem eDiscovery multicanal para alinhar partes relevantes, notas, emojis e outras conexões. Alguns aplicativos oferecem suporte a mensagens efêmeras que não persistem na RAM ou em outras mídias de armazenamento.

Para complicar ainda mais o gerenciamento desse material, os usuários — não as organizações — normalmente operam essas ferramentas, que podem afetar diretamente as políticas e protocolos de retenção de documentos e outras práticas relacionadas ao eDiscovery. No entanto, a própria organização pode possuir o equipamento, apesar da proliferação de políticas BYOD (traga seu próprio dispositivo). O crescente apoio a planos BYOD, em que o indivíduo possui o hardware e concede ao empregador acesso aos dados, também confunde a coleta de registros relevantes devido à necessidade de bifurcar informações pessoais e institucionais.

Os desafios de dados novos e fora do padrão

O caráter impermanente, muitas vezes inacessível e gerado pelo usuário combinado de registros de mídia social, dados de colaboração e dados de aplicativos de mensagens torna a preservação, coleta e revisão desses tipos de arquivos fora do padrão materialmente mais complexos. Portanto, ao solicitar esse material, as equipes de investigação devem reconhecer que:

• Aplicativos de conteúdo gerado pelo usuário podem conter tipos de arquivo e metadados exclusivos.
• A preservação de metadados é uma consideração crucial na exportação de quaisquer dados relacionados à conta.
• O log de atividades compartilhadas do usuário é um componente essencial da investigação.

Além disso, várias plataformas, como o Snapchat, suportam mensagens efêmeras que existem na infraestrutura do aplicativo, bem como nos dispositivos do remetente e do destinatário por um tempo especificado antes que o conteúdo se autodestrua. Embora uma parte possa não ser capaz de preservar essa comunicação, ela pode precisar salvar os logs do servidor de mensagens para cada atividade de envio e recebimento do usuário.

A descoberta conectada aos registros dessas mensagens, bem como às mídias sociais em geral, pode implicar os direitos de privacidade de um indivíduo. Os tribunais geralmente não permitem que as partes tenham acesso irrestrito à conta de mídia social do litigante e equilibram a necessidade de informações do demandante com a carga de produção e os interesses de privacidade do réu. Por exemplo, no Canadá, a existência de uma página no Facebook é insuficiente para permitir uma “expedição de pesca” .2 Nos EUA, de acordo com a Lei de Privacidade de Comunicações Eletrônicas de 1986 e a Lei de Comunicações Armazenadas, os perfis de redes sociais geralmente são protegidos e exigem a demonstração de que os dados protegidos por senha, em oposição aos detalhes disponíveis publicamente, são relevantes e razoavelmente calculados para levar à descoberta de evidências importantes.

Considerações de dados fora do padrão em eDiscovery

Há várias considerações para o gerenciamento de tipos de arquivo fora do padrão que podem afetar diretamente a abordagem de uma equipe jurídica para preservar e coletar eDiscovery. A quantidade de dados em questão, o número de fontes de dados, a acessibilidade dos principais arquivos, o nível de criptografia, a confidencialidade dos dados, os recursos de TI disponíveis e as restrições de tempo são fatores que influenciam uma estratégia de litígio.

Como o dever de preservar evidências potencialmente relevantes geralmente inclui todas as formas de mídia social, os profissionais que elaboram avisos de retenção legal devem se referir especificamente a essas plataformas, citando contas pessoais e corporativas, se aplicável, e os metadados que acompanham o documento. Dadas as variáveis, é essencial selecionar um fornecedor que possa reconhecer e adaptar suas práticas a novos formatos de dados não padronizados e monitorar a coleta de documentos e a produção desse material. Esse provedor também deve ser capaz de identificar, analisar e propor recomendações rapidamente para lidar com exceções e questões técnicas na coleta, processamento e revisão de dados.

Ele deve apoiar esse esforço evitando solicitações de descoberta desnecessariamente amplas de conteúdo gerado pelo usuário. A extensão desse conteúdo em qualquer plataforma pode ser vasta e pode estar sujeita a proteções de privacidade. Em vez disso, identifique e envolva guardiões críticos e, em seguida, direcione esforços para fontes que possam potencialmente armazenar ESI relevantes e use questionários e processos bem documentados para descobrir novas formas de dados.

Equipes de investigação mais sofisticadas aproveitarão melhor as ferramentas de coleta focadas em uma variedade de fontes de dados em potencial identificadas pelos principais guardiões. Usando análise e tecnologia de avaliação de casos iniciais, os profissionais podem produzir relatórios de rastreamento que destacam o conteúdo mais valioso, independentemente da plataforma em que foi criado.