Política EY Brasil de Apuração de Denúncias

1. Sumário executivo

A Política de Apuração de Denúncias visa estabelecer as diretrizes e procedimentos que orientam o processo de apuração de denúncias, bem como informar os canais que podem ser utilizados pelos Profissionais da EY Brasil, clientes ou terceiros, para o reporte de comportamentos que estejam ou pareçam estar em desconformidade com o Código de Conduta Global da EY, nossas Políticas internas e normas legais.

Além disso, descreve as etapas que são seguidas no processo de apuração de denúncias e, caso aplicável, quais são as penalidades e de que modo ocorre o encaminhamento às autoridades competentes.

2. Canais para Denúncias

Os Profissionais da EY podem e devem utilizar a rede de apoio, abaixo, para reportar situações que possam envolver comportamento antiético ou ilegal, que violem o Código de Conduta Global da EY, nossas políticas internas e normais legais e profissionais vigentes

• Líderes da EY;
• Talent Team;
• Departamento Jurídico;
• Comitê de Ética e Conformidade.

Caso a rede de apoio pareça insuficiente para o tratamento do reporte, o canal EY Ethics Hotline, deverá ser utilizado. 

Clientes e Terceiros externos à EY podem reportar suas preocupações através do canal EY Ethics Hotline.

3. Princípios: confidencialidade e não-retaliação

A confidencialidade é um dos requisitos principais a ser considerado ao se estabelecer um canal de denúncias. A exposição da identidade do denunciante e da evolução do procedimento investigatório compromete o caráter independente e imparcial que deve permear toda a apuração dos fatos.

Todas as denúncias encaminhadas ao canal EY/Ethics Hotline, ao Comitê de Ética e Conformidade ou a qualquer outro canal de denúncias serão tratadas com confidencialidade. A garantia conferida ao denunciante, de que a informação encaminhada será tratada com total confidencialidade, representa um componente crítico de um programa de conformidade ética eficaz.

Todos os Profissionais da EY Brasil que participam do processo de apuração de denúncias internas devem assinar Acordo de Confidencialidade, de forma a assegurar a proteção e a preservação do sigilo das informações fornecidas e recebidas.

Ao reportar uma denúncia, é prerrogativa do denunciante permanecer anônimo. Embora sua identificação facilite a comunicação, ela não é mandatória ou requerida. Caso o denunciante opte por revelar sua identidade, a equipe responsável pela apuração dos fatos tomará todas as precauções cabíveis para manter o sigilo de sua identidade, persistindo a garantia de que a investigação será justa e independente.

Nosso Código de Conduta Global não admite discriminação ou retaliação de qualquer espécie em decorrência de informações encaminhadas de boa-fé a respeito de comportamento ilegal ou antiético.

Situações que configurem ou pareçam configurar retaliações contra a pessoa do denunciante, contra terceiros que apoiem o Comitê de Ética e Conformidade no entendimento dos fatos reportados ou qualquer membro da equipe que conduz as investigações devem ser imediatamente reportadas por meio dos canais de denúncias.

Os membros do Comitê de Ética e Conformidade – EY Brasil gozam de proteção contra punições arbitrárias ou promovidas em represália às ações relacionadas ao exercício dessas funções.

Profissionais que tenham manifestado atitudes retaliatórias, devidamente comprovadas, estarão sujeitos à investigação e a consequente aplicação de consequências.

4. Procedimento de apuração de denúncias: casos gerais

O prazo máximo estimado para conclusão dos processos investigativos de baixa complexidade é de 48 dias. Nos casos de média complexidade o prazo máximo estimado é de 105 dias e nos de alta complexidade o prazo máximo estimado de conclusão será de 165 dias. Em qualquer caso esses prazos estão sujeitos a extensão, caso haja motivo relevante.

As denúncias serão investigadas em sua plenitude até que o Comitê de Ética e Conformidade obtenha todas as informações necessárias para um entendimento imparcial e justo. Por esse motivo, é possível que alguns casos excedam o prazo previsto para conclusão, em caráter excepcional.

Com exceção da Etapa 1, de responsabilidade da NAVEX, as demais etapas do procedimento para apuração de denúncias são de responsabilidade do Comitê de Ética e Conformidade, sendo elas: 

1. Recebimento de denúncias;
2. Distribuição de denúncias;
3. Entendimento do relato;
4. Definição de estratégia de investigação;
5. Comunicação prévia à liderança;
6. Coleta de dados;
7. Análise de risco;
8. Resumo dos fatos;
9. Relatório e consequências;
10. Recomendações adicionais. 

4.1.     Recebimento de denúncias

O Canal de Denúncias da EY (www.eyethics.com) é operado pela NAVEX, uma empresa independente que coleta as informações do denunciante e então as encaminha ao Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil. Neste canal, as denúncias podem ser realizadas através do site ou por meio de ligação telefônica e, posteriormente, serão encaminhadas ao Comitê de Ética e Conformidade para início das investigações. O denunciante tem a opção de selecionar o idioma que se sinta mais confortável (inglês, holandês, francês, japonês, coreano, alemão, turco, português ou espanhol) para navegar no site e realizar a denúncia. Caso a opção escolhida seja a ligação telefônica, todos os idiomas são aceitos.

• Por meio do site: serão solicitadas as informações necessárias para a compreensão dos fatos, e o denunciante terá a opção de permanecer anônimo ou fornecer o seu nome e dados para contato. Assim que completar o relato, o denunciante receberá uma chave de acesso e deverá criar uma senha, com a qual poderá acessar o site a qualquer momento. O recebimento da denúncia pela EY é instantâneo e o denunciante receberá a confirmação de recebimento da denúncia no prazo de 05 (cinco) dias úteis, podendo fornecer informações complementares ou receber perguntas adicionais para melhor entendimento do fato reportado.
• Por meio de ligação telefônica: a ligação será atendida em inglês, por um especialista qualificado do call center da NAVEX Global. Contudo, caso seja solicitado pelo denunciante, a ligação poderá ser transferida para outro profissional que fale o idioma requerido, o qual coletará as informações relevantes.

Durante a ligação, o denunciante poderá permanecer anônimo ou fornecer sua identidade. Ao final da ligação, o denunciante receberá uma chave de acesso e deverá criar uma senha. Dessa forma, caso o denunciante queira ligar novamente, a NAVEX Global poderá acessar as informações a partir desses dados. 

 

Etapa 1	Etapa 2
OneConnect De uma linha externa, disque o número do OneConnect para sua localidade (Brasil): Acesso direto   De uma linha externa, disque o número de acesso direto:	+1 8446227049     Brasil Celular: 0-800-888-8288 Brasil Linha fixa: 0-800-890-0288 Durante a gravação disque: 877-393-8442

4.2.         Distribuição de denúncias

As denúncias são distribuídas entre os membros do Comitê de Ética e Conformidade, assegurando que todos participem dos processos investigativos de maneira proporcional.

Ademais, pelo menos dois membros do Comitê de Ética e Conformidade devem participar do processo investigativo de cada denúncia, considerando o apoio do Profissional que presta suporte administrativo ao Comitê de Ética e Conformidade. Conforme definido no Regimento Interno do CEC, os membros do CEC deverão ter acesso a todas as informações e documentos necessários ao exercício das suas atribuições.

Nas hipóteses em que o denunciado seja reincidente, um dos membros do Comitê de Ética e Conformidade, responsável pelo processo investigativo, deverá ser alternado, visando preservar a imparcialidade do processo.

Nos casos de denúncias envolvendo a liderança será respeitada a seguinte alçada para a investigação:

Liderança	Condução da Investigação
CEO[1] Brasil	LATAM Ethics Board[2]
Membro do CEC Brasil	LATAM Ethics Board
Líder do CEC	LATAM Ethics Board
Sócios ou Diretores da EY Brasil e Líderes que sejam membros do Comitê Executivo da EY Brasil e não sejam membros do Regional Leadership Team[3] (RLT)	CEC Brasil
Membros da EY Brasil integrantes do RLT	LATAM Ethics Board

 

LATAM Ethics Board:

• Caso um dos membros do CEC seja denunciado, incluindo o seu Líder, caberá ao LATAM Ethics Board conduzir o processo de investigação, que será compartilhado com o CEO da EY Brasil. Os membros do CEC que integram o LATAM Ethics Board não participarão do processo investigativo;
• O afastamento das funções que envolvem o CEC poderá ser uma das medidas cautelares aplicáveis, sendo necessária a concordância, por maioria simples, dos membros do LATAM Ethics Board e aprovação do CEO da EY Brasil.

CEC EY Brasil:

• Em se tratando de denúncias recebidas em face de PAPDs da EY Brasil, pelo menos um dos dois membros do CEC responsáveis pela investigação também deve ser um PAPD.
• Nos casos de denúncias que envolvam Profissionais da EY Brasil que façam parte da mesma sublinha de serviço de um integrante do Comitê de Ética e Conformidade, este não participará do processo de investigação, tampouco opinará sobre as recomendações e tratativas a respeito.

4.3.         Entendimento do relato

Nesta etapa é realizada a construção do entendimento lógico dos fatos denunciados, visando estabelecer uma correlação entre o conteúdo da denúncia e as Políticas internas, Código de Conduta Global EY e normas legais aplicáveis. Assim, é definida, de forma preliminar, a existência de indícios de violação ou não.

4.4.         Definição de estratégia de investigação

Consiste na identificação da melhor abordagem a ser empregada no processo de investigação visando à transparência e objetividade no conhecimento dos fatos. Ao longo do processo de entendimento, pautado sobre a garantia da confidencialidade de todas as informações recebidas, diversos recursos podem ser utilizados, tais como: entrevistas, análise de documentos, revisão de mensagens enviadas e recebidas através de e-mail corporativo da EY, dentre outras providências investigativas.

4.5.         Comunicação prévia à liderança

Durante o andamento da investigação, em cada um dos casos, será avaliada a necessidade de comunicação à respectiva liderança, a qual deverá tratar o tema com sigilo absoluto, comprometendo-se a não interferir no processo de entendimento da denúncia.

Em caráter preventivo, se houver investigações de suspeita de prática de ato ilícito previsto na Lei nº 12.846/13 ou outros incidentes relevantes, o Profissional da EY Brasil denunciado, independente do cargo ocupado, será temporariamente afastado de suas funções regulares enquanto durar o processo interno de investigação, sem prejuízo de sua remuneração.

4.6.         Coleta de dados

É a etapa de coleta de todas as informações necessárias para a elucidação dos incidentes relatados. Destaca-se que os princípios do contraditório e da ampla defesa são assegurados.

4.7.         Análise de risco

Com base no conteúdo da denúncia, são analisados e identificados os potenciais riscos envolvidos.

4.8.         Resumo dos fatos

A partir dos dados fornecidos na denúncia e obtidos na fase de coleta de dados, é realizada a organização lógica de todas as informações, visando construir o entendimento dos fatos reportados pelo denunciante.

4.9.         Relatório e consequências

Após a conclusão do processo investigativo o Comitê de Ética e Conformidade avalia todas as informações e dados coletados. Neste relatório é indicada a recomendação da consequência aplicável, definida de acordo com a maioria dos votos dos membros do Comitê de Ética e Conformidade.

Nos casos em que o Comitê de Ética e Conformidade recomendar como consequência a advertência, última advertência ou desligamento, envolvendo Sócios e Diretores, o líder da Linha de Serviço e o CEO da EY Brasil terão ciência e suas opiniões serão consideradas na gradação da consequência.

Caso não sejam identificadas evidências robustas, prevalecerá o princípio “In dubio pro reo”, baseado na presunção da inocência.

As consequências não são comunicadas ao denunciante, somente ao denunciado. Quando necessário, a consequência aplicável será compartilhada com o Conselheiro do denunciado e com sua liderança imediata, para efeito de monitoramento.

As denúncias confirmadas, parcial ou integralmente, podem ter como consequências: melhoria de processo, aconselhamento, monitoramento, advertência, última advertência e desligamento.

4.10.      Recomendações adicionais

O Comitê de Ética e Conformidade poderá sugerir recomendações adicionais com a finalidade de prevenir e evitar a ocorrência de novos incidentes.

5. Procedimento de apuração de denúncias: Lavagem de Dinheiro (Lei nº 9.613/98)

Quaisquer transações ou operações suspeitas de envolver lavagem de dinheiro devem ser reportadas e compartilhadas imediatamente por meio do preenchimento do Memorando de Reporte, o qual deverá ser encaminhado pelo responsável técnico que as identificou para o e-mail riskmanagementcoaf@br.ey.com e, conforme previsto na Política EY Brasil de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro, ao Financiamento do Terrorismo e da Proliferação de Armas de Destruição em Massa, o Comitê EY Brasil de Reporte Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) será acionado, sendo o responsável por interagir com o respectivo técnico responsável, caso necessário, para melhor compreensão dos fatos reportados. Ademais, na EY Brasil, a comunicação às autoridades competentes cabe unicamente ao Comitê EY Brasil de Reporte ao COAF.

6. Procedimento de apuração de denúncias: Atos Lesivos da Lei nº 12.846/13

Para as denúncias que envolvem a possível prática de atos lesivos previstos na Lei nº 12.846/13, assim que concluídas as investigações, os resultados serão analisados pelo Comitê de Ética e Conformidade, o qual comunicará a recomendação colegiada em relação à conduta reportada.

O Profissional da EY Brasil que comprovadamente praticar quaisquer condutas previstas em algum dos incisos e alíneas do art. 5º da Lei nº 12.846/13, está sujeito às seguintes sanções:

1. Dispensa por Justa Causa por ato de improbidade[4];
2. A conduta praticada e o seu infrator serão informados à Autoridade Policial e/ou ao Órgão Público competente.

Após o devido processo legal e proferida a decisão final, a EY cumprirá a sentença e remediará todos os danos causados. A EY poderá propor ação de regresso em face do Profissional que deu causa aos prejuízos advindos da violação às Leis nº 12.846/13 e nº 9.613/98.

Na hipótese do Profissional da EY Brasil não ter cometido os atos lesivos, mas ter estimulado a sua prática por outros Profissionais ou Terceiros, a sanção prevista no item “a”, acima, será aplicável.

Caso a conduta não seja consumada, ficando apenas na sua forma tentada, serão aplicadas:

1. Advertência escrita, caso seja a primeira ocorrência;
2. Suspensão disciplinar por 3 (três) dias, em caso de reincidência, sendo possível a dispensa por justa causa, conforme o caso concreto e na medida em que a conduta foi praticada.

O Profissional da EY Brasil que tiver conhecimento acerca da prática de tais condutas e não as reportar imediatamente ao seu superior hierárquico e/ou através do EY/Ethics Hotline, está sujeito às sanções previstas nos itens “a” ou “b” do parágrafo acima.

Caso o Profissional da EY Brasil, sem justo motivo, se recuse a receber a comunicação da penalidade imposta, caberá ao representante do Comitê de Ética e Conformidade realizar a leitura do comunicado para o Profissional e formalizar o ocorrido no rodapé da comunicação, na presença de duas testemunhas, que deverão assinar o documento formal.

As sanções e demais sujeições previstas acima, devido a sua gravidade, serão impostas após a instauração de procedimento interno pela EY Brasil com vistas à elucidação dos fatos, sendo assegurado ao Profissional da EY Brasil o princípio do contraditório e da ampla defesa.

7. Comunicação às autoridades competentes

Caso sejam identificados indícios de condutas tipificadas como crime de corrupção, o Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil, com o apoio da área Jurídica da EY, deverá reportá-los às autoridades competentes, considerando todos os detalhes apurados, incluindo relatos e evidências, caso existam.

Para os crimes relacionados à corrupção, no Brasil temos as seguintes autoridades:

• Controladoria-Geral da União (CGU);
• Departamento de Polícia Federal (DPF);
• Tribunal de Contas da União (TCU);
• Ministério Público;
• Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF).

O Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil cooperará ativamente com as autoridades competentes, fornecendo todas as informações e documentos obtidos durante o processo investigativo interno.

8. Dispositivo de Interrupção de irregularidades: Lavagem de Dinheiro e Atos Lesivos da Lei nº 12.846/13

Uma vez que a investigação confirme infrações às Leis nº 12.846/13 e nº 9.613/98, serão tomadas as providências para assegurar a imediata interrupção das irregularidades, providenciar soluções e reparar danos causados.

A EY poderá reforçar em treinamentos internos e outras Comunicações internas as condutas não toleradas.

9. Medidas disciplinares/sanções

Todos os Profissionais da EY Brasil (incluindo os prestadores de serviços) estão sujeitos ao conteúdo dessa política. O seu descumprimento poderá gerar penalidades.​

O EY/Ethics Hotline é uma ferramenta disponibilizada pela EY para que nossos Profissionais e terceiros possam comunicar comportamentos que violem ou pareçam violar o Código de Conduta Global EY e suas políticas. É um meio seguro, confidencial, podendo ser acessado 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários idiomas. Conheça mais acessando aqui o site do EY/Ethics Hotline, a partir de seu computador ou smartphone.