Wie Effi dem TOM auf die Sprünge hilft

Mit den Prompt-Vorlagen, die sie in den Schulungen bereitgestellt bekommen hatten, waren sie in der Lage, detaillierte Anweisungen zur Bearbeitung von Verträgen zu geben. Basierend auf den identifizierten Sachverhaltsinformationen und einem gegebenen Prüfschema sollte Effi die steuerliche Entscheidung ableiten und die einzelnen Prüfschritte zur Validierung ihrer Entscheidung nachvollziehbar erläutern.

80 Prozent zutreffend klassifiziert

Nach Feinjustierung der Prompt-Vorlage war das Ergebnis beeindruckend gut: Effi war in der Lage, 80 Prozent der Sachverhalte zutreffend hinsichtlich der Leistungsart zu klassifizieren und eine korrekte steuerliche Entscheidung zu treffen. Zudem prüfte sie in Sachen der Quellensteuerpflicht erfolgreich, ob Brutto- oder Nettovereinbarungen vorlagen. Im Zusammenhang mit Effis Internetsuchfunktion war das Ziel, einen kontinuierlichen Monitoringprozess für Rechtsänderungen zu etablieren. Der Prozess sollte das Scannen von präferierten Internetseiten, die Extraktion von Rechtsänderungen und die Abfrage hinsichtlich ihrer Relevanz für die Tüftelfleißig AG umfassen. Ein Vorhaben, das die Verknüpfung mit den ERP-Daten erforderte.

Steuerliches Wissen nutzen

Angeregt durch die positiven Erfahrungen mit generativer KI spielte die Steuerabteilung mit dem Gedanken, eine direkte Verbindung zwischen Effi und den Dokumenten auf ihren Laufwerken, den steuerlichen Datenbanken und den ERP-Systemdaten herzustellen, um eine unmittelbare Interaktion mit diesen Informationsquellen zu ermöglichen. Die IT-Abteilung bestätigte, dass die Integration von Daten, sowohl strukturiert als auch unstrukturiert, möglich sei. Allerdings erfordere dies eine sorgfältige Vorbereitung und Klassifizierung der steuerrelevanten Daten in einem Data Mart sowie die Nutzung weiterer Technologiekomponenten, wie eines steuerlichen Regelwerkes, einer Vektordatenbank, einer erweiterten Nutzeroberfläche und einer Prompt Extension Engine zur Regulierung des Sprachmodells.

Digital Tax Intelligence von EY

Aufgrund der komplexen Anforderungen der Steuerabteilung an die Aufbereitung und Verarbeitung von steuerlichen Daten entschied sich die IT-Abteilung nach einer Make-or-Outsource Abwägung, die Softwarelösung Digital Tax Intelligence von EY zu abonnieren. Mit der Software schaffte der Maschinenbauer die Möglichkeit, eine steuerliche Wissensdatenbank aufzubauen, in die sowohl die strukturierten Daten aus den ERP-Systemen als auch die unstrukturierten Daten von den Laufwerken integriert wurden. Durch die Verbindung des steuerlichen Wissens und des Sprachmodells, welches die Steuerabteilung bereits auch schon gewinnbringend mit Effi eingesetzt hatte, erweiterte sich das Spektrum nutzbarer Prompts signifikant.

Ständiger Überblick

Seit der Einführung von Digital Tax Intelligence hat sich die Effizienz der Steuerabteilung weiter verbessert. Mit dem digitalen Assistenten kann die Abteilung jetzt eine Vielzahl von Dokumenten gleichzeitig durchsuchen und steuerliche Fragen beantworten lassen. Durch die Anbindung an die ERP-Systeme gewährt die Lösung zudem einen ständigen Überblick über steuerliche Sachverhalte und unterstützt die Abteilung dabei, die Qualität der steuerlichen Entscheidungen direkt im Geschäftsablauf zu beeinflussen.

Alle Abteilungen profitieren

Die strukturierte Darstellung der steuerlichen Anforderungen in Digital Tax Intelligence hilft zudem, Lücken in der Sachverhaltsaufzeichnung zu erkennen, um sie systematisch in den Unternehmenssystemen nachpflegen zu können. Auf diese Weise gelingt es der Steuerabteilung zunehmend, die in den Bestellungen, Aufträgen und Lieferdokumenten erfassten Daten konsistent zu halten und Ungereimtheiten frühzeitig zu eliminieren – ein wichtiger Schritt, von dem nicht nur die Steuerfachleute, sondern auch andere Fachbereiche profitieren.

Aktiv am Geschäftsgeschehen teilnehmen

Die direkte Interaktion mit ERP-Daten ermöglicht es der Steuerabteilung, Anfragen schnell zu bearbeiten und die Auswirkungen von Rechtsänderungen zu analysieren. Komplexe Fragen zu Geschäftstransaktionen können ohne Umwege über andere Abteilungen geklärt werden. Weiterhin kann aus den in der Lösung integrierten Gültigkeitsabfragen von steuerlichen Stammdaten ein erheblicher Nutzen gezogen werden. Die Software ebnet der Steuerabteilung so den Weg zu einer wertschöpfenden Rolle im Unternehmen. Seit der Implementierung von Digital Tax Intelligence gewinnt die Steuerabteilung fortlaufend tiefe Einblicke in Prozesse und Geschäftsvorfälle und kann so weitaus aktiver am Geschäftsgeschehen der Tüftelfleißig AG teilnehmen.

Fünf Ressourcen

Generell sind für die Erfüllung steuerlicher Aufgaben bestimmte Ressourcen nötig. Neben den Daten sind dies vor allem Organisation, Personal, Prozesse und Systeme (Abbildung Pyramide). Steuerliche Deklarationen als Ergebnis der operativen Steuerfunktion werden unmittelbar aus der Ressource Daten abgeleitet (Basis der Pyramide), die in Systemen entlang der unternehmerischen Prozesse verarbeitet werden. Dem Personal kommen dabei mehrfache Rollen zu, darunter Prozessgestaltung, Prozessverantwortung oder Aufgabenbearbeitung. Die Organisation schafft den Rahmen für die Erfüllung der steuerlichen Aufgaben des Unternehmens. Alle Ressourcen der Steuerfunktion sind in ihrem Zusammenspiel auf die unternehmerischen Werttreiber gerichtet, insbesondere Risikominimierung, Effizienzsteigerung und Liquiditätsoptimierung.

Vom Stab zur Matrix

Mit fortschreitender Digitalisierung ändert sich die Struktur der Ebenen. War die Steuerabteilung früher meist als Stabfunktion organisiert, wird sie zunehmend in eine Matrixorganisation integriert. Das führt zu einer engen Verzahnungen mit dem Business und anderen Fachbereichen. Hierdurch ändern sich die Kompetenzprofile der Mitarbeitenden in der Steuerabteilung deutlich. Waren sie bisher Wissensanwender bei der Bearbeitung steuerlicher Anfragen, Strukturierungen oder den regelmäßigen Compliance-Reportings, sind sie künftig vermehrt mit Projekt- und Prozessmanagement-Skills und einer gesunden Portion an technischem Know-how ausgestattet.

An einem Strang

Dies führt dazu, dass Prozesse reibungsloser über eingespielte Workflows funktionieren und Kommunikation über maschinelle Schnittstellen orchestriert wird. Der traditionelle Ansatz war von einer Kommunikation per Telefon oder E-Mail geprägt und würdigte Sachverhalte losgelöst von den zugrunde liegenden Daten. Nun wird die bisherige isolierte Tätigkeit im Steuersilo in eine integrierte Arbeitsweise überführt, in der die Akteure sichtbar zur gleichen Zeit an einem Strang ziehen. Dabei verfolgen die Akteure stets das gemeinsame Ziel, die Basis ihres Geschäfts, nämlich die Enterprise-Systeme und die darin aufgezeichneten Datenflüsse so gut wie möglich aufzusetzen und zu nutzen. Vor diesem Hintergrund sind alle bemüht, operative Effizienz durch datenbasierte Unternehmensentscheidungen zu erreichen. Auch die Steuerabteilung ist auf Datenqualität angewiesen, um Entscheidungen zu treffen.

Die Tabelle zeigt die Entwicklung des Tax Operating Model in den Bereichen Governance und Organisation, Personal, Prozesse, Systeme und Daten, wobei der Fokus auf der Verschiebung von einer isolierten zu einer integrierten Arbeitsweise liegt.

Vorteile

Elektronisch vorliegende Daten bilden die Voraussetzung für die Nutzung von KI bei der Ermittlung steuerlicher Konsequenzen und deren Meldung an die Finanzbehörden. Umgekehrt gilt: Je weniger Tatbestandsmerkmale in elektronischer Form vorliegen, desto mehr ist eine händische Beschäftigung des Personals mit steuerlichen Regelungen notwendig. Auch vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels sollte die Zielsetzung darin bestehen, steuerliche Konsequenzen datenbasiert, automatisiert und standardisiert zu ermitteln. Das bedingt, dass möglichst alle steuerrelevanten Geschäftsdaten strukturiert und zutreffend aufgezeichnet werden. Die positiven Effekte aus der Erhöhung der steuerlichen Datenqualität sind entsprechend vielfältig:

• Minimierung von Risiken durch lückenlose Nachweise steuerlicher Compliance,
• weniger steuerlicher Kontrollaufwand der Geschäftstätigkeit,
• geringere operative Kosten durch zuverlässige Automatisierung,
• Reduktion von Schulungs- und Abstimmungsaufwand.

Missverständnisse beseitigen

Bei der konkreten Ausgestaltung des steuerlichen Datenmanagements zeigen sich in der Praxis immer wieder organisatorische Hürden. So gehen die Geschäftsbereiche und die Steuerabteilung nicht selten davon aus, dass die IT-Abteilung weiß, wie mit Daten umzugehen ist. Die IT-Abteilung wiederum sieht Daten lediglich als notwendiges Element, um einen Prozess abzuschließen. Die Folge sind Missverständnisse und Zuständigkeitsdefizite, die ihren Ursprung darin haben, dass Daten nicht als eigenständige Ressource verstanden werden. Umso mehr sind klare Verantwortungen zu definieren: Für Daten inhaltlich verantwortlich sind die Geschäftsbereiche bzw. die Steuerabteilung. Die Sicherstellung der Datenqualität leistet in den meisten Unternehmensorganisationen nicht die IT-Abteilung. Sie stellt lediglich die Infrastruktur und die Systeme zur Verfügung, um Daten effizient zu managen und zu nutzen.

Funktionswandel

Mit dem technologiegetriebenen Wandel des Tax Operating Model sind Steuerabteilungen nicht mehr länger reparierend tätig, sie agieren vielmehr als Überwacher. Dafür stehen rund um die Uhr arbeitende Monitoring-Lösungen zur Verfügung, die Geschäftsdaten analysieren und den Bedarf von punktuellen Eingriffen durch die Steuerfunktion rechtzeitig signalisieren. Der Fokus liegt nun darauf, Sachverhalte vollständig und konsistent in den Datenmodellen des ERP-Systems abzubilden, statt sie im Rahmen der Beratung mühselig per Telefon oder E-Mail einzusammeln. Dabei wird die Qualität der Daten anhand von Key Performance Indicators (KPIs) gemessen. Weitere Vorteile sind Kostenreduktion, Minimierung von Fehlern und eine enge Zusammenarbeit von Steuerabteilung und Geschäftsbetrieb.

Dank der generativen KI ließen sich die aufgewendeten Zeiten für die manuelle Aufbereitung und Zusammenführung steuerlicher Daten aus unterschiedlichen ERP-Systemen von 120 Stunden auf zehn Stunden im Monat senken. Die damit verbundene Standardisierung der Deklarationsunterlagen führte zu einer Reduktion der Steuerberatungskosten um 20 Prozent, da der Bedarf an Rückfragen und weiteren Klärungen sowohl bei nationalen als auch bei internationalen Sachverhalten signifikant zurückgegangen war.

Ressourcen fürs Kontrollsystem

Dank der gewonnenen Zeit konnte sich die Steuerabteilung dem Aufbau ihres Kontrollsystems widmen – ein Vorhaben, das zuvor aufgrund des Personalmangels zurückgestellt werden musste. Die generative KI spielte auch dabei eine Schlüsselrolle: Sie unterstützte nicht nur bei der Programmierung von steuerlichen Compliance-Test-Routinen, sondern generierte auch die erforderlichen Abschnitte zur Verfahrensdokumentation durch die Erstellung von klar strukturierten Flussdiagrammen. Für die Steuerabteilung war dies ein Moment der Erleichterung, denn die Anfrage des Betriebsprüfers nach der Dokumentation zum internen Kontrollsystem hatte bereits für Spannungen gesorgt.

Raus aus dem Krisenmodus

Bevor die Geschäftsleitung der Tüftelfleißig AG die KI-Initiative ins Leben gerufen hatte, befanden sich die fünf Mitarbeitenden der Steuerabteilung oft im Krisenmodus. Mit Schrecken beendeten sie eine Betriebsprüfung, bei der aufgrund von unvollständig aufgezeichneten Transportvereinbarungen ein Mehrergebnis von 1,7 Millionen Euro Umsatzsteuer für Reihengeschäfte festgesetzt wurde. Zugleich bemängelte der Prüfer aufgrund der fehlenden Verfahrensdokumentation zum innerbetrieblichen Kontrollsystem die Nachvollziehbarkeit der Buchführung.

Unangenehme Fragen und Suchen …

Aufgrund der fehlenden Automatisierung war die Geschäftsvorfallabwicklung der Steuerabteilung von unerfreulichen Diskussionen mit den Fachbereichen Vertrieb, Einkauf, Buchführung und IT geprägt. Die Sachverhaltsaufklärung war mühsam und fehleranfällig, da sich das Business nicht verantwortlich fühlte, steuerliche Tatbestandsmerkmale in den Unternehmenssystemen zu erfassen. Folglich stützte sich die Steuerabteilung bei der Entscheidungsfindung auf die manuelle Vertragsprüfung, die aufgrund der Vielzahl von Transaktionen mit einem hohen Ressourceneinsatz einherging. Nachdem die richtige steuerliche Einschätzung für einen Geschäftsvorfall gefunden und in Textform per E-Mail an das Business übergeben wurde, musste das Ergebnis durch den jeweiligen IT-Ansprechpartner für den Einzelfall hinterlegt und freigeben werden, bevor die Rechnung erzeugt bzw. gebucht werden konnte.

… haben ein Ende

Die Feststellung der Betriebsprüfung sensibilisierte die Mitarbeitenden der Tüftelfleißig AG dafür, die Qualität der in den ERP-Systemen erfassten Daten zu verbessern. Im Zusammenhang mit dem übergeordneten KI-Projekt integrierte die Steuerabteilung deshalb Kontrollen zur Erfassung von steuerlichen Sachverhalten direkt in die Geschäftsprozesse und schuf eine Verbindung zu den ERP-Daten. Dieser Schritt ermöglichte ein präventives Datenmanagement und vereinfachte den Zugriff auf steuerrelevante Informationen erheblich. Durch die Anbindung der steuerlichen Kontrollen an die Unternehmenssysteme wurde ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess der Datenqualität in Gang gesetzt. 

Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

Die veränderte Arbeitsweise setzte zusammen mit den erzielten Effizienzsteigerungen nicht nur Kapazitäten für wertschaffende Arbeiten frei, sondern führte auch zu mehr Arbeitszufriedenheit in der Steuerabteilung. Zuvor geäußerte Bedenken lösten sich auf. Entgegen der Befürchtung, durch die KI ersetzt zu werden, genossen die Mitarbeitenden laut Post-Implementierungs-Review eine intensivere und aktivere Rolle in den Unternehmensabläufen. Positiv vermerkten sie zudem die verstärkte Kooperation mit anderen Fachbereichen. Dadurch ließen sich auch steuerliche Diskrepanzen im Reportingprozess deutlich reduzieren und aufwendige Nacharbeiten vermeiden.

Effi hilft auch bei Pillar II

Die Hilfe des Chatbots Effi kam bei der Modernisierung des TOM sprichwörtlich im allerletzten Moment. Denn die Tüftelfleißig AG stand plötzlich vor einem Berg neuer Verpflichtungen, von Umweltsteuern über Pillar-II-Reporting-Anforderungen bis hin zur obligatorischen Einführung der elektronischen Rechnung. Lösungen für die anstehenden Aufgaben erschienen kaum möglich.

Reflexion und Ausblick

Die Erfolgsgeschichte der Tüftelfleißig AG zeigt, wie generative KI die Steuerabteilung leistungsfähiger machen kann. Insbesondere die Schulungen und die bereitgestellten Prompt-Templates erwiesen sich als entscheidende Antriebsfaktoren. Sie trugen wesentlich dazu bei, dass die Steuerabteilung schnell erste Erfolge mit KI erzielen konnte. Effizienzsteigerungen wurden bereits nach wenigen Wochen sichtbar. Mit intensiverer Nutzung wurde der Steuerabteilung der Tüftelfleißig AG zunehmend klar, dass der Schlüssel zur Automatisierung und Compliance in der zutreffenden Sachverhaltsaufzeichnung liegt. Mit ihrem Vertrauen in die KI legte sie den Grundstein für das datenbasierte Steuermanagement der Tüftelfleißig AG. Der Transformationsprozess ist dabei noch längst nicht abgeschlossen, Schritt für Schritt finden stetige Prozessverbesserungen statt.

Im dynamischen Geschäftsumfeld der Tüftelfleißig AG wird KI insbesondere dafür eingesetzt, die Qualität der steuerlichen Datenhaltung sicherzustellen und die Datenanalyse in Echtzeit zu ermöglichen. Parallel dazu sorgen die Fachbereiche für Vertrieb und Einkauf für eine detaillierte Erfassung steuerrelevanter Geschäftsfälle in den Unternehmenssystemen und schaffen damit die Basis für eine effiziente und präzise Beurteilung der steuerlichen Sachverhalte. Es wurde ein fortlaufender Prozess der Optimierung in Gang gesetzt, der die Qualität der Stammdaten wie auch der transaktionsbezogenen Geschäftsdaten Monat für Monat erhöht. Durch diese Steigerung der Prozesseffizienz und der Datenqualität leistet die Steuerabteilung einen entscheidenden Beitrag zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Tüftelfleißig AG.

Eine kleine Geschichte der KI