Vertragstrennungen effizient und kostengünstig gestaltet

Digitale Lösungen können Transaktionen schnell und kosteneffizient vereinfachen – und dabei die erforderliche Qualität sicherstellen.

Überblick

• Vertragsseparationen können vereinfacht werden – dazu gilt die „4-Schritte-Lösung“ als Best Practice.
• Bis zu 70% der vertraglichen Anpassungsarbeiten können digital und durch den Einsatz eines Legal Service Center (LSC) erbracht werden.
• Qualitätssicherung ist unumgänglich und deshalb integraler Bestandteil der Lösung.

In Transaktionen gilt das Thema Vertragsseparierung noch immer als aufwendig. Wieso? Fakt ist, dass in den meisten Unternehmen noch längst nicht alle Verträge digitalisiert und jederzeit abrufbereit zur Verfügung stehen. Bereits das Suchen und Einsammeln aller transaktionsrelevanten Dokumente ist zeitintensiv, die Verantwortung fachbereichsübergreifend. Außerdem gehen oft nicht alle Verträge ohne Anpassungen auf den Käufer über. Verträge müssen getrennt, spezielle Klauseln beachtet und Zustimmungen von bisherigen Vertragsparteien wie Kunden und Lieferanten eingeholt werden. Dieser Prozess kann teuer und zeitaufwendig sein.

Dies hat unter anderem folgende Gründe:

1. die Vielzahl bestehender Verträge (lokal wie global) und eine erforderliche zentrale Erfassung
2. die notwendige Relevanzprüfung („in scope“ vs. „out of scope“, aktive vs. passive Verträge)
3. die notwendige Betrachtung der Auswirkungen der Transaktion in Bezug auf die Kunden- beziehungsweise Lieferantenbeziehungen des Unternehmens und die Compliance-Vorgaben
4. das hohe Maß an Koordination und Abstimmung innerhalb der Transaktion aufgrund von abteilungsübergreifenden Verantwortungen

Wer führt diese Prüfung durch?

Immer noch gängig ist die manuelle Vertragsprüfung durch extern beauftragte Volljuristen. Diese Prüfung ist bei speziellen, strategischen Vertragstypen sinnvoll, jedoch nicht bei jedem einfachen, standardisierten Vertrag nötig. Ein Nachteil der manuellen Überprüfung ist, dass Verträge vollständig gelesen werden müssen – das kostet eine Menge Zeit und ist daher ein teures Unterfangen.

Was unterscheidet die aktuelle Best Practice von EY von bisherigen Methoden der Vertragsüberprüfung und -anpassung?

EY hat als international aufgestellte Rechts- und Wirtschaftsberatung mit kosteneffizienten LSCs eine Alternative zur gängigen Praxis aufgesetzt. Die Vorgehensweise umfasst im Wesentlichen vier Schritte:

Schritt 1: Vertragsidentifikation und -analyse

Der erste Schritt umfasst die Sammlung und Prüfung der Verträge. Die Sammlung kann in Vertragsdatenbanken von verschiedenen Softwareanbietern erfolgen. Die automatisierten Prüfungen werden zunächst mittels einer Legal-KI-Software umgesetzt. Hier können je nach Anforderungen verschiedene Anbieter von KI-Software eingebunden werden. Unabhängig von der Softwarelösung werden die Verträge an einem zentralen Ort digital abgelegt und anschließend nach vorab gemeinsam festgelegten Kriterien und Informationspunkten automatisiert durchsucht und katalogisiert.

Typische Klauseln im Rahmen einer Carve-out-Transaktion sind unter anderem die folgenden:

• Zustimmungspflicht für Gesellschafterwechsel („change of control“)
• Haftungsbegrenzungen
• Laufzeit- und Kündigungsregelungen
• globale „discount schemes“
• Nutzungsrechte
• Exklusivität

Die automatisierte Prüfung kann in den gängigen europäischen Sprachen (wie etwa Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch oder Französisch) und für alle Vertragstypen durchgeführt werden. Die Prüfungskriterien und die erforderlichen Handlungsanweisungen für die Vertragsprüfungen werden zu Beginn beziehungsweise kontinuierlich in einem sogenannten Playbook durch die Mitarbeitenden in den Legal Service Centers definiert und von den Anwälten der Rechtsabteilung oder auf Wunsch von externen Anwälten validiert.

Schritt 2: Validierung und Korrektur

Im zweiten Schritt werden die Ergebnisse des digitalen, automatisierten Review durch Mitarbeitende eines Legal Service Center auf der Grundlage des Playbook validiert und bei Bedarf korrigiert und/oder ergänzt. Im LSC sind lokale Volljuristen und Rechtsassistenten beschäftigt, die die gängigen Vertragssprachen (Englisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Russisch, Polnisch und Italienisch) sicher beherrschen. Die LSC-Mitarbeiter sind in Abhängigkeit von ihrer räumlichen Ansiedlung deutlich kostengünstiger als der Einsatz von deutschen beziehungsweise europäischen Volljuristen. In den Schritten 1 und 2 werden rund 70 Prozent – die Mehrheit der zu ermittelnden Informationen – kostengünstig extrahiert und der Bedarf für Vertragsanpassungen identifiziert. Sollte eine automatisierte Prüfung nicht möglich sein, beispielsweise wenn PDF-Dokumente nicht maschinenlesbar sind, können die LSC-Mitarbeiter manuelle Vertragsprüfungen durchführen.