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Effizienz steigern und Risiken minimieren: die Vorteile des Finance-First-Ansatzes bei der SAP-Transformation auf S/4HANA
Überblick
- Die Finance-First-Strategie bei SAP S/4HANA-Transformationen ermöglicht sofortige Effizienzsteigerungen und beschleunigt die Kapitalrendite (ROI).
- Die Integration von SAP Central Finance (CFIN) mindert Risiken und gewährleistet einen reibungsloseren Übergang während der S/4HANA-Implementierung.
- In Verbindung mit Global Business Services (GBS) optimiert der Ansatz die Kosteneffizienz, verbessert die Datenqualität und fördert die Skalierbarkeit.
Die Märkte werden immer wettbewerbsintensiver und stellen immer höhere Anforderungen an Unternehmen. Eine Steigerung der Prozesseffizienz, die Verbesserung der Planungs- und Entscheidungsqualität sowie die Möglichkeit zur flexiblen Einbettung innovativer Lösungen und neuer, digitaler Geschäftsmodelle können dabei einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Entsprechend sind die Prozesse, Daten und Strukturen sowie die damit verbundene Technologie Haupttreiber der digitalen Transformation. Vor allem die Umstellung auf das neueste SAP ERP, S/4HANA, spielt dabei eine wesentliche Rolle. Eine wichtige strategische Entscheidung besteht darin, den richtigen Implementierungsansatz zu wählen. Zum Beispiel sollte dieser den Übergang reibungslos gestalten und gleichzeitig die gewünschten Ergebnisse liefern.
Ein viel diskutierter Ansatz ist das sogenannte Finance First. Dabei liegt der Fokus auf der Implementierung des Finanzmoduls. Doch wann ist dieser Ansatz sinnvoll und welche Vorteile bringt er mit sich?
In diesem Artikel untersucht EY die potenziellen Vorteile von Finance First im Hinblick auf Effizienz, Geschwindigkeit und Risikominimierung genauer. Darüber hinaus betrachten wir, welche Rolle SAP Central Finance (CFIN) bei der Umsetzung eines Finance-First-Ansatzes spielen kann. Wir untersuchen realistische Szenarien und finden heraus, wie Unternehmen durch diesen Ansatz schneller Ergebnisse erzielen, ihre Finanzprozesse optimieren und Risiken minimieren können.
Darüber hinaus gehen wir der Frage nach, wie durch eine Verknüpfung von SAP S/4HANA mit GBS-Initiativen (Global Business Services) die Ergebnisse eines Finance-First-Ansatzes nachhaltig abgesichert und zusätzliche Skaleneffekte erzielt werden können.
Egal ob ein Unternehmen bereits die Umstellung auf SAP S/4HANA plant oder noch in der Evaluierungsphase ist – dieser Artikel bietet eine Entscheidungshilfe bezüglich Finance First und soll so den Weg zu einer erfolgreichen Umstellung des ERP-Systems ebnen.
Finance First: Warum der Fokus auf Finanzprozesse sinnvoll ist
Bei einer SAP-Umstellung auf S/4HANA wird unter dem Stichwort „Finance First“ ein Ansatz verstanden, bei dem der Schwerpunkt zunächst auf der Implementierung des Finanzmoduls (Finance) innerhalb des S/4HANA-Systems liegt. Entsprechend werden die Finanzprozesse des Unternehmens zuerst auf dem neuen S/4HANA-System umgesetzt. Andere Module und Funktionen können schrittweise folgen.
Die Priorisierung des Finanzmoduls bei der S/4HANA-Migration verspricht einen unmittelbaren Nutzen: Unternehmen erzielen schneller Ergebnisse und profitieren von Effizienzgewinnen, einer verbesserten Datenqualität und beschleunigten Abschlussprozessen.
Finance First bietet mehrere Vorteile. So bringt die Priorisierung der Finanzprozesse – die in nahezu jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung sind – unmittelbaren Nutzen mit sich. Durch die gezielte Implementierung des Finanzmoduls können Unternehmen beispielsweise schneller Ergebnisse erzielen und unmittelbar von Effizienzgewinnen, einer verbesserten Datenqualität und beschleunigten Abschlussprozessen profitieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die geringere Abhängigkeit von physischen Prozessen im Finanzbereich im Vergleich zu Produktion und Logistik. Während in letzteren Bereichen oft komplexe und spezifische Anforderungen bestehen, können Finanzprozesse flexibler und unabhängiger von äußeren Faktoren umgestellt werden. Dies ermöglicht eine schnellere Implementierung des Finanzmoduls und reduziert die Komplexität des Umstellungsprozesses.
Die Vereinfachung der Datenmigration ist ein weiterer Vorteil des Finanzfokus. Im Gegensatz zu Produktions- und Logistikdaten sind Finanzdaten in der Regel strukturierter und standardisierter. Dadurch gestaltet sich die Datenmigration weniger komplex und zeitaufwendig.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Möglichkeit der frühzeitigen Prozessoptimierung und -standardisierung im Finanzbereich. Finanzprozesse sind – im Gegensatz zu anderen Prozessen – auch über die Grenzen einzelner Business Units hinweg standardisierbar. Dadurch werden nicht nur die Finanzabläufe effizienter gestaltet, sondern auch die Integration mit anderen Unternehmensbereichen verbessert.
Auch das geringere Risiko für den laufenden Geschäftsbetrieb spielt eine entscheidende Rolle. Durch den Finanzfokus wird das Risiko von Unterbrechungen oder Störungen anderer kritischer Geschäftsprozesse minimiert. Eine fokussierte Umstellung ermöglicht eine bessere Kontrolle und Überwachung des Umstellungsprozesses, während andere Bereiche weiterhin stabil im bestehenden System betrieben werden können.
Der Finance-First-Ansatz berücksichtigt also die Herausforderungen, die mit der Prozessharmonisierung und -optimierung in den Bereichen Produktion und Logistik einhergehen können. Indem der Finanzbereich als Ausgangspunkt gewählt wird, können Unternehmen schnellere Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die Grundlage für eine spätere Harmonisierung und Integration mit anderen Bereichen schaffen. Der Finanzfokus erweist sich somit als sinnvoller Ansatz, um den Erfolg der S/4HANA-Umstellung zu gewährleisten und die Vorteile des neuen Systems schnellstmöglich zu nutzen.
Effektive Risikominderung dank SAP Central Finance
Nach der Betrachtung des prozessualen Fokus bei der Umstellung stellt sich die Frage nach dem Zeithorizont. Auf der einen Seite können durch eine schnelle Implementierung, etwa in Form eines „Big Bang“, Potenziale schneller realisiert werden, auf der anderen Seite können sich gerade bei Konzernen mit bislang geringer Prozessstandardisierung auch Risiken im Rahmen der Umsetzung ergeben. Diese sprechen in der Regel für einen stufenweisen Ansatz mit längerer Projektlaufzeit.
Die Wahl des richtigen Ansatzes bei der Einführung eines neuen ERP-Systems stellt einen reibungslosen Übergang sicher und verringert die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Kostensteigerungen und Frustration.
So geht die Implementierung eines neuen ERP-Systems oft mit Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb, Dateninkonsistenzen, Integrationsproblemen von verschiedenen Quellsystemen und nicht zuletzt mit Akzeptanzproblemen bei Mitarbeitenden einher. Diese Risiken können zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und Frustration führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, einen Ansatz zu wählen, der diese Risiken minimiert und einen reibungslosen Übergang sicherstellt.
Im Rahmen des Finance-First-Ansatzes kann SAP Central Finance (CFIN) eine interessante Option sein, um solche Disruptionsrisiken weiter zu reduzieren.
Ein zentrales Merkmal von CFIN ist die Möglichkeit, Finanzdaten aus verschiedenen digitalen Quellsystemen zu konsolidieren und einheitlich darzustellen. Dies gewährleistet die Datenharmonisierung und ermöglicht eine nahtlose Integration in das neue ERP-System. Durch die kontinuierliche Erfassung und Aktualisierung der Finanzdaten in Echtzeit können Unternehmen eine genaue und vollständige Sicht auf ihre finanzielle Leistung erhalten.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei in der Kontinuität des Geschäftsbetriebs. Während der Umstellung auf S/4HANA können Unternehmen ihre bestehenden ERP-Systeme weiterhin nutzen und parallel dazu das neue System einführen. Dies minimiert Unterbrechungen und Ausfallzeiten, da der Geschäftsbetrieb ohne größere Störungen fortgesetzt werden kann. Gerade bei einem Finance-First-Ansatz, bei dem die Finanzfunktion schnell mit der Transformation beginnen möchte, während andere Bereiche mehr Zeit benötigen, kann CFIN ein zentraler Wegbereiter für die schnelle Digitalisierung der Finanzfunktion sein.
Darüber hinaus ermöglicht CFIN eine flexible Skalierbarkeit. Unternehmen haben die Möglichkeit, nach Bedarf weitere Quellsysteme zu integrieren oder bestehende Systeme abzulösen. Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht eine stufenweise Umstellung und reduziert das Risiko einer „Big Bang“-Implementierung, die mit größeren Herausforderungen verbunden sein kann. Dies kann insbesondere bei sehr heterogenen Systemlandschaften oder häufigen Integrationsbedarfen durch Unternehmenszukäufe ein interessanter Ansatz sein.
Zudem können mit CFIN auch Compliance-Anforderungen effektiver erfüllt werden. Durch die zentrale Erfassung und Harmonisierung von Finanzdaten können Unternehmen ihre Berichterstattung verbessern und interne Kontrollen stärken. Die Datenintegrität wird gewährleistet und Compliance-Risiken werden minimiert.
Für die Nutzung von CFIN im Rahmen von Finance First gibt es eine Vielzahl möglicher Szenarien, die im Folgenden etwas näher beleuchtet werden.
SAP Central Finance als reines Reporting-System
Im ersten Schritt kann SAP Central Finance als reines Reporting-System genutzt werden, um einen schnellen Mehrwert zu erzielen. Hierbei werden die Finanzdaten aus verschiedenen Quellsystemen in Echtzeit in CFIN integriert und konsolidiert. Das System fungiert als zentrale Plattform für die Darstellung und Analyse der Finanzdaten.
So ergeben sich eine erhöhte Transparenz und ein ganzheitlicher Blick auf die finanzielle Leistung. Der schnelle Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht eine genaue Analyse und Bewertung. Die Berichterstattung wird vereinfacht und beschleunigt, da die Daten aus den verschiedenen Quellsystemen automatisch aggregiert und in einheitlichen Berichten dargestellt werden.
Darüber hinaus profitieren Unternehmen durch den Einsatz von CFIN als Reporting-System von einer einheitlichen Datenstruktur und -qualität. Die Datenharmonisierungsfunktionen des Systems stellen sicher, dass die Finanzdaten aus den Quellsystemen standardisiert und vereinheitlicht werden. Dies ermöglicht auch den Einsatz analytischer Tools wie beispielsweise der SAP Analytics Cloud (SAC).
Unternehmen haben ferner die Möglichkeit, schrittweise vorzugehen und den Umfang der Implementierung anzupassen. So können sie zunächst nur ausgewählte Quellsysteme in Central Finance integrieren und die Reporting-Funktionalitäten nutzen. Dies ermöglicht einen schnellen Mehrwert und eine schnelle Implementierung, ohne die Finanztransformation sofort komplett umsetzen zu müssen. Dabei bieten sich vor allem die Kernfinanzprozesse der Hauptbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung sowie der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung an.
Im nächsten Schritt kann dann eine weitere Zentralisierung und Optimierung von Finance-Prozessen erfolgen. Die Abbildung zeigt eine Übersicht über mögliche Use Cases mit unterschiedlichen Nutzenpotenzialen für die Bereiche Steuerungs-Support, Effizienz und Kosteneinsparung sowie Qualität und Compliance.
SAP Central Finance im zentralen Forderungsmanagement und Closing
Exemplarisch gehen wir nun etwas ausführlicher auf das zentrale Forderungsmanagement und die Closing-Prozesse ein.
Die Optimierung des Forderungsmanagements ist entscheidend, wenn Unternehmen ihre Liquidität verbessern und finanzielle Risiken minimieren wollen. Eine heterogene Systemlandschaft mit verteilten Finanzsystemen kann dabei eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen. Zum einen können in der Regel keine konzernweiten Kreditberechnungen oder Kundenbewertungen durchgeführt werden, was zu einem schwachen und anfälligen Kreditrisikomanagement führen kann. Zum anderen können globale Geschäftspartner bei Forderungsprozessen wie dem Mahnwesen nicht einfach über verschiedene Systeme hinweg verfolgt werden. Zudem erfordert meist auch die Verbuchung von Kontoauszügen einen hohen Aufwand.
SAP Central Finance kann Daten aus verschiedenen Quellsystemen in Echtzeit integrieren und ermöglicht so einen umfassenden Überblick über Zahlungsströme und ausstehende Beträge.
In diesem Zusammenhang bietet SAP Central Finance eine leistungsstarke Lösung, mit der das Forderungsmanagement effizienter gestaltet werden kann. Durch die Integration von Finanzdaten aus verschiedenen Quellsystemen in Echtzeit bietet CFIN eine ganzheitliche Sicht auf offene Forderungen aus verschiedenen Geschäftsbereichen oder Tochtergesellschaften. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über die Zahlungsströme und ausstehenden Beträge je Kunde. Die Echtzeitüberwachung und das Reporting ermöglichen eine kontinuierliche Bewertung der Forderungs-Performance und die Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Automatisierung von Forderungsprozessen. Unternehmen können Zahlungserinnerungen und Mahnverfahren automatisieren, um den Zahlungseingang zu beschleunigen. Darüber hinaus können Buchungen und Zahlungseingänge automatisiert verarbeitet werden, was den Bearbeitungsaufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die nahtlose Integration von CFIN mit anderen Modulen von S/4HANA, etwa dem Vertrieb oder dem Kreditmanagement, ermöglicht es Unternehmen, End-to-End-Prozesse im Forderungsmanagement zu optimieren. Durch die Verknüpfung von Vertriebsdaten mit den Forderungen werden offene Posten und Zahlungsbedingungen transparenter. Dies trägt zur effektiven Steuerung des Forderungsmanagements bei. Dabei können fortschrittliche Analysen und Prognosen durchgeführt und Trends und Muster in den Zahlungsströmen erkannt werden, wodurch beispielsweise der Cashflow präziser prognostiziert oder die finanziellen Ressourcen besser geplant werden können.
Auch bei der Optimierung des Closing-Prozesses kann der Einsatz von SAP Central Finance die Effizienz steigern und gleichzeitig die Kosten reduzieren. Dabei ermöglicht die zentralisierte Plattform eine verbesserte Datenqualität und -konsistenz, da alle Finanzdaten aus verschiedenen Quellen in einem einheitlichen Format und in Echtzeit verfügbar sind. Dies trägt dazu bei, Fehler und Inkonsistenzen zu minimieren und die Genauigkeit des Abschlusses zu gewährleisten.
Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Datenkonsolidierung und -validierung reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich. Engpässe oder Verzögerungen beim Abschluss lassen sich rechtzeitig identifizieren, weil der Fortschritt in Echtzeit verfolgt werden kann. Dies ermöglicht eine proaktive Steuerung des Closing-Prozesses und gewährleistet eine pünktliche Fertigstellung.
Die automatisierte Überprüfung von Daten auf Plausibilität und Konsistenz trägt zudem zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei. Potenzielle Risiken oder Abweichungen werden so frühzeitig erkannt und berücksichtigt. Zudem lassen sich in zentralisierten Closing-Prozessen interne Kontrollen zur Überwachung der Compliance-Aspekte wesentlich effektiver verankern und somit sicherstellen, dass sämtliche Abschlussaktivitäten den geltenden Vorschriften entsprechen.
Zahlreiche Vorteile durch Global Business Services
Wie lassen sich nun die Potenziale von SAP CFIN als zentraler Plattform im Kontext von Finance First mit den Bündelungspotenzialen von GBS-Initiativen verknüpfen?
Während sich Finance First und SAP CFIN primär mit der Nutzung der neuesten SAP-Technologien zur Abbildung und Optimierung von Finanzprozessen und den dazugehörigen Daten und Strukturen befassen, kommen GBS-Initiativen vor allem aus einer prozessualen und organisatorischen Perspektive.
Die Implementierung einer GBS-Organisation bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und ermöglicht eine grundlegende Verbesserung der Finanzprozesse. Durch GBS-Initiativen können Unternehmen eine solide Grundlage für ihre Geschäftsentwicklung schaffen und eine umfassende Finanztransformation erreichen, die auf Nachhaltigkeit und Wertschöpfung ausgerichtet ist.
Die Integration von Global Business Services eröffnet einen ganzheitlichen Blick auf die Organisation eines Unternehmens, verbessert Zusammenarbeit, Wissensaustausch und sorgt für eine effizientere Ressourcennutzung.
Indem verschiedene Geschäftsbereiche zusammengeführt werden, ermöglicht GBS eine ganzheitliche Sicht auf die Organisation und schafft Synergien zwischen den verschiedenen Funktionen. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens und trägt zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei.
Ein weiterer Vorteil von GBS-Initiativen liegt in der verbesserten Steuerung und Kontrolle der Geschäftsprozesse. Durch die organisatorische Konsolidierung und Standardisierung der Prozesse können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und potenzielle Engpässe oder Schwachstellen identifizieren. Dies ermöglicht eine proaktive Fehlererkennung und -behebung, was wiederum zu einer höheren Qualität der Dienstleistungen führt.
Darüber hinaus können Unternehmen mit GBS ihre Kundenorientierung verbessern. Durch die Bündelung von Ressourcen und Kompetenzen können sie Kundenserviceaktivitäten zentralisieren und konsistente, hochwertige Dienstleistungen anbieten. GBS ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Reaktionsfähigkeit gegenüber Kundenanforderungen zu erhöhen und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
Nicht zuletzt können Unternehmen durch die Implementierung von GBS auch Kosteneinsparungen erzielen. Durch die Eliminierung von Redundanzen, die Standardisierung von Prozessen und die Nutzung von Automatisierungstechnologien können Unternehmen ihre Betriebskosten senken. GBS ermöglicht es ihnen auch, von Skaleneffekten zu profitieren, indem sie gemeinsam genutzte Dienstleistungen und Ressourcen bereitstellen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass GBS-Initiativen eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen bieten. Sie verbessern die Effizienz, die Kontrolle und die Kundenorientierung, schaffen eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum und tragen zur Kosteneinsparung bei. Durch die Implementierung von GBS können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und sich besser auf die Herausforderungen des sich wandelnden Geschäftsumfeldes vorbereiten.
Starke Kombination: SAP Central Finance und GBS
Wenn Unternehmen SAP-CFIN-Transformationen und GBS-Initiativen integrieren, erhalten sie die Möglichkeit, nachhaltige Wertschöpfung in ihren Finanztransformationen zu erzielen. Durch Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung, verbesserte Datenqualität, bessere Entscheidungsfindung, kundenorientierte Services und nachhaltige Skalierbarkeit können Unternehmen ihre Finanzfunktionen optimieren und in der Folge Wettbewerbsvorteile erlangen. Diese Vorteile sind auch in Kombination mit einer S/4HANA-Transformation gegeben.
Die Automatisierung von Finanzprozessen ist ein zentraler Vorteil der Integration von SAP Central Finance und GBS. Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien können manuelle Tätigkeiten reduziert und Prozesse beschleunigt werden. CFIN bietet Funktionen zur Automatisierung von Buchungsprozessen, Workflow-Automatisierung und Self-Service-Funktionen. GBS unterstützt die Automatisierung von Finanzprozessen durch die Standardisierung von Abläufen und die Implementierung von Best Practices. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und optimierten Prozessdurchläufen.
Die Integration ermöglicht außerdem eine verbesserte Kundenerfahrung. Durch die Integration von Finanzdaten in Kundenserviceprozesse können Unternehmen schneller auf Kundenanfragen reagieren und eine optimierte Servicequalität bieten. Die Integration von Finanz- und Kundendaten ermöglicht personalisierte Angebote und maßgeschneiderte Lösungen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern. CFIN unterstützt die Integration von Kundendaten und bietet Funktionen zur Verbesserung der Servicequalität und der Kundenorientierung.
Zusätzlich können sich Unternehmen mithilfe von SAP Central Finance an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassen. Sie können ihre Finanzfunktionen kontinuierlich verbessern und auf Wachstum und Veränderungen reagieren. GBS ermöglicht eine nachhaltige Skalierbarkeit, indem Ressourcen und Prozesse an spezifische Bedürfnisse angepasst werden. Die Kombination von CFIN und GBS ermöglicht es Unternehmen daher, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und ihre Finanzfunktionen kontinuierlich zu optimieren.
CFIN bietet darüber hinaus Funktionen zur Unterstützung des Risikomanagements und der Compliance. Durch eine einheitliche Datenbasis und eine verbesserte Datenqualität können Unternehmen Compliance-Anforderungen effektiver erfüllen. GBS ermöglicht die Implementierung interner Kontrollen und unterstützt die Überwachung der Compliance-Aspekte. Durch die Integration von CFIN und GBS können Unternehmen Risiken minimieren und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherstellen.
Unternehmen profitieren dank der Integration außerdem von einer nachhaltigen Skalierbarkeit und der Fähigkeit, sich an immer neue Geschäftsanforderungen anzupassen. SAP Central Finance ermöglicht eine flexible Anpassung an neue Geschäftsmodelle, während GBS-Initiativen Ressourcen und Prozesse an spezifische Bedürfnisse anpassen können. Unternehmen können mit Wachstum und Veränderungen Schritt halten und kontinuierlich ihre Finanzfunktionen verbessern.
Um die nachhaltige Wertschöpfung durch die Integration von CFIN-Transformationen und GBS-Initiativen zu gewährleisten, sollten Unternehmen einige Schlüsselaspekte berücksichtigen:
Durch einen ganzheitlichen Ansatz, engagierte Führung, kulturellen Wandel und kontinuierliche Optimierung können Unternehmen die volle Bandbreite der Vorteile nutzen, die sich aus der Integration von SAP-CFIN-Transformationen und GBS-Initiativen ergeben. Nur so können sie nachhaltige Wertschöpfung erzielen und ihre Finanztransformationen erfolgreich vorantreiben.
Fazit
Durch die Umstellung auf SAP S/4HANA mit einer Finance-First-Strategie verbessern Unternehmen rasch ihre Finanzprozesse und nutzen Effizienzgewinne optimal aus. Die Integration von SAP Central Finance (CFIN) gewährleistet einen nahtlosen Übergang und reduziert operationelle Störungen. Darüber hinaus verstärkt die Harmonisierung dieses Ansatzes mit den Global Business Services (GBS) die Kosteneffektivität, steigert die Datenqualität und erhöht die Anpassungsfähigkeit für eine zukunftssichere Finanzlandschaft.
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