Wie SAP ICMR den Konzernabschlussprozess vereinfacht

Während die Intercompany Reconciliation üblicherweise als Teil der Abschlussaktivitäten betrachtet wird, stehen die vorliegenden Daten für direkt integrierte Gesellschaften bereits untermonatlich in Echtzeit zur Verfügung. So kann die Abstimmung bereits vorgelagert im Monat stattfinden. Dies setzt jedoch eine gewisse Datenqualität voraus, die unter anderem vom erforderlichen Detailgrad, von einer regelmäßigen Verrechnung offener Posten und von einem regelmäßigen Processing und dem Matching der Belege in ICMR abhängt. Die Qualität der Abschlussprozesse bis in den Konzern kann sich so deutlich verbessern.

Schneller und vollständiger Überblick

Dem Konzern steht außerdem ein Dashboard zur Verfügung, das einen Einblick in den Stand der IC-Abstimmung sowie eine Übersicht der Differenzen in Abhängigkeit von ihrer Ursache je Gesellschaft gewährt. Hier erfolgt auch bereits die Aufbereitung der Dokumentation der Reconciliation je Gesellschaft, die nach Bedarf und ohne zusätzlichen Aufwand im Erstellungsprozess heruntergeladen beziehungsweise gedruckt werden kann.

Im Rahmen des Konzernabschlusses ergibt sich insbesondere die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass die Abstimmungsergebnisse und die Eliminierung im Abschluss übereinstimmen. Derzeit werden solche IC-Differenzen häufig mit manuellen Eingriffen in Form von Buchungen bereinigt. Wird ICMR zusammen mit SAP Group Reporting verwendet, können an dieser Stelle zusätzlich zu den Daten der Einzelgesellschaften auch Konzernanpassungsbuchungen im Abstimmungsprozess berücksichtigt werden.

Darüber hinaus kann die Eliminierungslogik in SAP Group Reporting auf der Abstimmung in ICMR aufsetzen. Somit können Abweichungen nur durch nachträgliche Änderungen der Datenmeldung für die IC-Sachverhalte auftreten. Für andere Konsolidierungslösungen gilt die Berücksichtigung der Konzernanpassungen nicht: Konsolidierungsbuchungen können nicht in ICMR berücksichtigt werden. Sämtliche IC-relevanten Anpassungen müssen daher in den Einzelgesellschaftsdaten erfolgen, um eine doppelte IC-Abstimmung zu vermeiden.

Zusammenfassend ergeben sich aus dem Einsatz von ICMR die folgenden Vorteile:

• anwenderorientierte Abstimmung in SAP Fiori nach unternehmensspezifischen Anforderungen
• Automatisierung und Beschleunigung des IC-Abstimmungs- und Abschlussprozesses, unter anderem durch die automatische Zuordnung relevanter Sachverhalte und die Workflow-Steuerung, über die zum Beispiel bei Bedarf und in Abhängigkeit von definierten Wesentlichkeitsgrenzen automatisch Anpassungsbuchungen in die Einzelgesellschaft getriggert werden können
• Reduzierung des Abstimmungsaufwands aufgrund von Automatisierung und Kommunikation innerhalb des Tools
• transparente und zentrale Steuerung der IC-Abstimmung
• automatische Aufbereitung der Prozessdokumentation innerhalb von ICMR
• Aufbereitung und Einbeziehung der Konsolidierungsbuchungen in Verbindung mit SAP Group Reporting zur einheitlichen Abstimmung und Konsolidierung im Konzern
  

Dem gegenüber kann der Einsatz von ICMR die folgenden Herausforderungen mit sich bringen:

• zeitaufwendiges Processing der Daten und des Matchings in Abhängigkeit vom Detailgrad und der Datenqualität, die durch die Basis im Voraus geprüft und bei der Definition der Matching-Regeln berücksichtigt werden sollte (SAP Note 3114274 – Überlegungen zur Performance der ICMR-Lösung in SAP S/4HANA)
  
• hoher Aufwand im Hinblick auf die initiale Definition des Detailgrades und des Abstimmungsprozesses sowie dessen Auswirkungen auf den Prozess der Konzernabschlusserstellung, insbesondere dann, wenn die Datenqualität erhöht werden muss
• Erweiterung der Datenquelle in Abhängigkeit vom erforderlichen Detailgrad, beispielsweise die Abstimmung auf der Ebene der Rechnungsnummer, die nicht im Standard in das Universal Journal im SAP S/4 übernommen wird

Zusätzlich können in SAP S/4HANA IC Sachverhalte buchungskreisübergreifend abgebildet werden. Allerdings ist dies seitens einzelner Gesellschaften nicht immer gewünscht. Hier sollte im Vorfeld klar definiert werden, ob und in welchem Umfang buchungskreisübergreifende Buchungen bereits vorgenommen werden oder perspektivisch vorgenommen werden sollen und an welcher Stelle eine (zusätzliche) Abstimmung mit SAP ICMR erforderlich ist.

Unabhängig davon, wie weit ein Unternehmen in seiner SAP-S/4HANA-Transformation fortgeschritten ist, kann es sich lohnen, SAP ICMR einzusetzen. Denn weil im Rahmen der Transformation die Kernprozesse im Finanzwesen genauer untersucht und neu definiert werden, kann dies Hand in Hand mit der Prozessdefinition für ICMR erfolgen. Bei bereits fortgeschrittener Transformation lässt sich ICMR außerdem neben seiner klassischen Anwendungsweise auch als Tool zur Prozessvalidierung und -harmonisierung zwischen einzelnen Gesellschaften verwenden. Ein Beispiel ist die implementierte Währungsumrechnung in SAP S/4HANA. Weitere mögliche Anwendungsfälle sind die Pflege der Transaktionswährung, das Buchen intercompanyspezifischer Sachverhalte oder das Management offener Posten hinsichtlich ihrer Verrechnung. Werden diese Fälle richtig definiert, können fehlende oder inkorrekte Customizing-Einstellungen sowie prozessuale Schwächen in SAP S/4HANA effektiv aufgedeckt werden.

Im Hinblick auf die in vielen Unternehmen bereits fortgeschrittene SAP-S/4HANA-Transformation und die anstehende Wahl der Konsolidierungslösung, gerade auch unter Berücksichtigung des absehbaren Wartungsendes einiger Konsolidierungslösungen, kann ICMR als SAP-S/4HANA-integriertes Tool sowohl selbstständig als auch in Verbindung mit Konsolidierungslösungen wie SAP Group Reporting eine wesentliche Schnittstelle zur Automatisierung und Beschleunigung des Abschlussprozesses darstellen. Es empfiehlt sich daher, ICMR in diesem Zusammenhang konzeptionell zu berücksichtigen.

Als strategisches Tool für die Intercompany Reconciliation ist SAP ICMR seit dem ersten Release von SAP S/4HANA 1909 stetig weiterentwickelt worden. Insbesondere im Hinblick auf weitere Möglichkeiten der Automatisierung und der Einbindung von künstlicher Intelligenz mit weiteren Neuerungen und innovativen Entwicklungen ist daher in den nächsten Releases zu rechnen.

Fazit 

SAP ICMR kann den Abschlussprozess in Unternehmen automatisieren und wesentlich beschleunigen. Im Rahmen der Umstellung auf das ERP-System SAP S/4HANA bietet es sich daher an, das Tool bereits konzeptionell zu berücksichtigen und erforderliche Einstellungen zu definieren.