Política EY Brasil de Interações com Agentes Públicos e Licitações

1.Sumário executivo

Esta Política tem o objetivo de estabelecer as regras e diretrizes de participação da EY Brasil em licitações e processos seletivos de propostas públicas, além de oferecer orientações em relação à conduta ética que deve nortear as interações dos Profissionais da EY Brasil e de Terceiros agindo em seu nome, quando em interação com Agentes Públicos, não se limitando somente às regras do processo licitatório, mas a todas as interações com a Administração Pública, incluindo o processo de gestão dos contratos administrativos. Ademais, deve ser considerada em conjunto com a Política EY Brasil de Brindes, Cortesias, Doações e Patrocínios, com a Política EY Brasil Antissuborno e com o Código de Conduta Global da EY.

 

2.Interações com o Setor Público

A atuação da EY Brasil com qualquer Agente Público deve estar pautada sobre os princípios da imparcialidade, objetividade e transparência. As normas legais vigentes devem ser garantidas e cumpridas em todas as interações e relacionamentos firmados com o Setor Público, seja em processos licitatórios e seletivos de propostas, quanto durante a gestão e execução de contratos firmados com a Administração Pública.

 

    2.1. Gerais

Os Profissionais da EY Brasil e Terceiros agindo em seu nome, caso tenham contato com Agente Público, seja em decorrência de litígios, fiscalizações, pleitos para obtenção de certidões, autorizações, permissões ou licenças, eventos, dentre outras interações necessárias para a regular operação da EY Brasil, devem:

  1. Documentar e manter registro detalhado de quaisquer eventuais fiscalizações que sejam realizadas por Agente Público na EY Brasil;
  2. Formalizar o objeto de vistoria e todos os documentos disponibilizados ao Agente Público para este fim;
  3. Agir em conformidade com as normas legais, sendo expressamente proibido oferecer vantagem indevida para acelerar ou garantir o êxito da EY Brasil em litígios, fiscalizações, pleitos para obtenção de certidões, autorizações, permissões ou licenças, dentre outras, para a regular operação da EY.

Os membros do Comitê de Ética e Conformidade e os Profissionais da EY Brasil que atuam diretamente com o Setor Público, caso tenham interações com quaisquer Agentes Públicos que não sejam consideradas habituais, devem reportar as interações, sejam elas presenciais ou remotas, através do Memorando de Reporte, que deve ser enviado ao Comitê de Ética e Conformidade.

É dever de todos os Profissionais da EY Brasil reportar interações com o Setor Público suspeitas de irregularidade. Para detalhes acessar a Política de Apuração de Denúncias.

Mediante apreciação específica, a EY Brasil poderá admitir o desempenho das atribuições do Profissional na EY Brasil concomitantemente à atividade pública de forma voluntária, como por exemplo, em grupos de estudo, participação como membros de Conselhos ou Comitês de órgãos públicos etc., cabendo a expressa aprovação do Líder do Comitê de Ética e Conformidade e do Departamento Jurídico da EY Brasil.

O Comitê de Ética e Conformidade recomenda e espera de seus Profissionais e Terceiros, total cooperação com quaisquer investigações e/ou fiscalizações, internas ou externas, incluindo aquelas conduzidas pelas autoridades competentes. 

    2.1.1.    Quando Profissionais EY (próprios ou terceirizados) responsáveis pela gestão de correspondências  receberem  ofícios ou mandados judiciais, deverão solicitar orientação imediata ao Departamento Jurídico da EY Brasil, ressaltando-se que não deve haver qualquer outra interação com o agente público, exceto a recepção do documento, se for o caso.

 

    2.2. Específicas

Os Profissionais da EY Brasil, ao participarem de processos licitatórios e seletivos de propostas públicas, devem:

  1. Garantir que estejam presentes pelo menos 02 representantes da EY Brasil em todas as interações entre a EY Brasil e Agente Público, seja presencial ou remota;
  2. Documentar todas as interações com representantes da Administração Pública durante o processo licitatório, incluindo reuniões, presenciais ou remotas, ligações ou outro contato que possa ocorrer. O registro deve ser realizado tempestivamente e arquivado pela equipe responsável, representando evidência da transparência da EY Brasil nos processos licitatórios e seletivos de propostas públicas;
  3. Atender aos princípios legais que conduzem o processo licitatório.

 

3.Processos licitatórios e seletivos de propostas

A Lei de Licitações e Contratos Administrativos nº 14.133/21, incorporou as seguintes Leis:  Lei nº 8.666/93, Lei nº 10.520/02 e Lei nº 12.462/11 (Art. 1º ao 47-A), as quais estarão revogadas a partir de 02/04/2023.

Os processos licitatórios são regidos pela lei nº 14.133/21, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para a Administração Pública direta, autárquica e fundacional da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Contudo, empresas públicas, sociedades de economia mista e suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. estão submetidas à Lei nº 13.303/16.

A licitação é o procedimento administrativo em que a Administração Pública seleciona a proposta mais vantajosa e que atenda suas necessidades e, além disso, a licitação possui modalidades, que deverão ocorrer preferencialmente de forma eletrônica, sendo estas: Concorrência, Concursos, Leilões, Diálogos Competitivos e Pregão.

Para mais informações sobre as modalidades licitatórias, suas definições e características, acessar o Anexo 1 - Processo Licitatório: Modalidades e Etapas; Condutas Ilícitas e Formação de Consórcio de empresas.

 

    3.1. Apresentação de credenciais, atestados e profissionais

Os serviços que constam como objeto do processo seletivo, previamente prestados ao mercado pela EY Brasil, assim como os aspectos inovadores que tenham sido desenvolvidos para a abordagem dos serviços propostos, configuram-se como credenciais dos serviços ofertados e devem ser indicadas com precisão em todas as propostas apresentadas pela EY Brasil.

Vários processos licitatórios exigem a apresentação de atestados de capacidade técnica assinados pelo cliente (público e/ou privado), cuja emissão é de responsabilidade do gestor do contrato junto ao cliente (Engagement Partner). Este documento deverá conter informações fidedignas relacionadas ao escopo do contrato original, bem como deverá ser emitido em nome da empresa EY que configura como contratada. Do mesmo modo, as experiências prévias dos Profissionais envolvidos devem ser informadas de forma transparente em seus currículos.

Definição de honorários e proibição de ajustes de preços

Conforme previsto no Código de Conduta Global da EY, são cobrados honorários adequados aos serviços prestados, segundo as condições acordadas e as regras profissionais. Práticas antiéticas ou ilegais que violem o aspecto competitivo inerente aos processos seletivos de propostas não são toleradas pela EY Brasil.

Qualquer conduta que frustrar ou fraudar o caráter competitivo do processo licitatório, com o intuito de obter vantagem indevida para si ou para outros, é vedada pela Lei nº 14.133/21 e pode ser penalizada[1].

Em consonância com as normas legais, não é permitido aos Profissionais da EY Brasil:

  1. Acordar, combinar, manipular ou ajustar com concorrente os preços de bens ou serviços apresentados individualmente em processo licitatório, de acordo com a Lei nº 12.529/11;
  2. Realizar qualquer outro ato que possa limitar, falsear ou prejudicar a livre concorrência prevista no processo licitatório, de acordo com a Lei nº 12.529/11;
  3. Formalizar valor, referente ao objeto da licitação, de forma arbitrária ou em desacordo com o valor do mercado, seja em proposta ou em contrato eventualmente firmado com a Administração Pública ao final do processo licitatório, de acordo com a Lei nº 14.133/21;
  4. Auxiliar na elaboração ou desenvolvimento de editais em que a EY Brasil venha a participar na condição de licitante, sob pena dessa conduta poder ser tipificada como crime de patrocínio de contratação indevida, conforme disposto na Lei nº 14.133/21.

 

    3.2. Princípios do processo licitatório

Aplicam-se aos processos licitatórios os princípios previstos na Lei nº 14.133/21, tais como: legalidade, impessoalidade, moralidade, eficiência, interesse público, probidade administrativa, transparência, competitividade, entre outros. Portanto, não são admitidos quaisquer atos que violem os princípios legais, cabendo aos Profissionais da EY Brasil em todas as interações com a Administração Pública, seja durante o processo licitatório, gestão e execução de contratos administrativos:

  1. Agir de forma imparcial e objetiva com os envolvidos no processo licitatório, sejam eles Agentes Públicos ou demais concorrentes;
  2. Formalizar a proposta em documento próprio, contemplando todas as informações necessárias;
  3. Mensurar e formalizar os honorários em contrato, os quais devem estar em acordo com o valor praticado no mercado e com o objeto da licitação;
  4. Estar cientes das disposições legais que regulam o processo licitatório;
  5. Preservar a transparência e assegurar a igualdade de condições entre os participantes;
  6. Reportar eventual vínculo familiar com o agente contratante envolvido naquela oportunidade e, neste caso, o Profissional não poderá participar do processo licitatório. Considera-se como vínculo familiar: cônjuge, companheiro(a), pais, filhos, irmãos/irmãs.

 

4.Processos de licitação que envolvam fase de negociação

Após a conclusão do processo licitatório, poderão ser realizadas negociações de condições mais vantajosas com o primeiro colocado ou, caso seja desclassificado devido à proposta permanecer acima do preço máximo definido pela Administração, com os demais concorrentes, de acordo com a ordem de classificação, conforme previsto nas Leis nº 14.133/21 e nº 13.303/16.

Os preços ofertados na fase de negociação devem ser definidos com base em estimativa prévia indicada no próprio processo de contratação e o valor mínimo deve ser aquele considerado viável para a prestação do serviço objeto da licitação, não sendo admitida, em nenhuma hipótese, a apresentação de valores inviáveis.

Para a modalidade de Pregão, utiliza-se como critério de julgamento o menor preço ou maior desconto e a negociação da proposta é realizada na etapa de julgamento, em que o pregoeiro deverá encaminhar, via sistema eletrônico, a contraproposta. Desta forma, a EY Brasil somente poderá apresentar propostas que tenham sido previamente aprovadas pela liderança da Linha de Serviço proponente, ou por delegado seu, as quais devem ser comunicadas à Liderança do Comitê de Ética e Conformidade antes de serem oficialmente submetidas ao processo licitatório.

Excepcionalmente, a aprovação poderá ser comunicada no prazo de até 01 (um) dia útil após a finalização da sessão do pregão.

Ainda, os responsáveis por autorizar a adoção de medidas relacionadas à celebração, prorrogação e alteração de contratos administrativos são os Líderes da Linha de Serviço proponente.

 

5.Contratações que envolvam dispensa ou inexigibilidade de licitação

O processo de contratação direta com a Administração Pública pode ocorrer em duas hipóteses: quando há inexigibilidade de licitação ou quando há a sua dispensa. Tanto a Lei nº 14.133/21 como a 13.303/16 preveem essas duas hipóteses.  

Para garantir que os princípios que regem o instituto da licitação sejam cumpridos, os Profissionais da EY devem:

  1. Solicitar o parecer jurídico e/ou técnico, se for o caso, do Órgão contratante;
  2. Obter a aprovação prévia do Departamento Jurídico da EY Brasil. Caso seja entendido que as hipóteses de dispensa ou inexigibilidade de licitação não se aplicam, a Área Técnica ficará submetida ao parecer do Departamento Jurídico;
  3. Documentar adequadamente as justificativas legais e técnicas para a contratação envolvendo dispensa ou inexigibilidade de licitação;
  4. Evidenciar todas as atividades desenvolvidas, assim como todas as entregas do projeto.

 

6.Consórcios entre EY Brasil e Terceiros

De acordo com a Lei nº 14.133/21, é permitido à pessoa jurídica participar de licitação em consórcio. O processo de formação de consórcios entre a EY Brasil e Terceiros deve atender os seguintes requisitos:

  1. A formação de consórcios e a subcontratação se aplica somente em decorrência de serviços para os quais a EY Brasil não possua a integral expertise ou os recursos necessários em sua totalidade;
  2. As consorciadas e/ou subcontratadas não poderão ser clientes de auditoria da EY ou possuir relacionamento direto com estes. Além disso, como requisitos, deverão possuir pública e notória capacidade técnica e reputação ilibada, que serão avaliadas pela própria EY Brasil de forma imparcial;
  3. Recomendamos que as consorciadas e/ou subcontratadas possuam Código de Conduta e Programa de Integridade implementados, atributos que representarão um diferencial na análise de relacionamento pela EY;
  4. As empresas consorciadas à EY Brasil estão impedidas de participar, na mesma licitação, de mais de um consórcio ou ainda de forma isolada;
  5. A EY Brasil deverá ser designada formalmente como empresa líder do Consórcio, por meio de documento denominado "Termo de Compromisso de Constituição de Consórcio", com poderes para representar as consorciadas junto à Entidade contratante em todos os atos, comunicações e avisos relacionados ao processo seletivo de propostas, ou ao contrato dele decorrente. Por liderança, entende-se que a EY deverá executar mais de 50 % (cinquenta por cento) das horas totais previstas para o desempenho das atividades incluídas no objeto do processo seletivo de propostas. Exceções deverão ser expressa e previamente autorizadas pela Liderança da Linha de Serviço proponente e pela Liderança do Comitê de Ética e Conformidade.
  6. Adicionalmente, para formalizar as tratativas de cunho negocial, técnico e financeiro e garantir a segurança jurídica, as partes envolvidas na formação do consórcio deverão assinar o documento "Acordo de Cooperação.”. Caso a EY se logre vencedora do certame, o “Acordo de Cooperação”, excepcionalmente, poderá ser assinado no prazo de até 02 (dois) dias úteis, contados da data de encerramento da sessão do certame.

 

7.Medidas disciplinares/sanções

Todos os Profissionais da EY Brasil (incluindo os prestadores de serviços) estão sujeitos ao conteúdo dessa política. O seu descumprimento poderá gerar penalidades.

O EY/Ethics Hotline é uma ferramenta disponibilizada pela EY para que nossos Profissionais e terceiros possam comunicar comportamentos que violem ou pareçam violar o Código de Conduta Global EY e suas políticas. É um meio seguro, confidencial, podendo ser acessado 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários idiomas. Conheça mais acessando aqui o site do EY/Ethics Hotline (www.eyethics.com), a partir de seu computador ou smartphone.

 

[1] Conforme a Lei 12.529/2011, que estabelece a estrutura do Sistema Brasileiro de Defesa da Concorrência. Para mais detalhes, acessar Anexo 1.