Das Fundament des digitalen Steuermanagements bilden Daten und Datenbanken. Aus ihnen entsteht die steuerliche Deklaration als „Produkt“ der Steuerabteilung, die entlang der unternehmerischen Prozesse verarbeitet werden und damit die „steuerliche Supply Chain“ bilden. Die Fachkräfte gestalten und verantworten die Prozesse, die in dem von Organisation geschaffenen Rahmen zur Erfüllung der steuerlichen Aufgaben laufen. Dabei kann auf externe Kapazitäten durch Co-Sourcing zurückgegriffen werden, z.B. Software-as-a-Service, Managed Services und Personalgestellung. Der Ressourceneinsatz der Steuerfunktion zielt auf unternehmerische Werttreiber ab: Risiken minimieren, Effizienzen heben und Liquidität optimieren.
Tax Operating Model
Die Ansprüche an die operative Ebene der unternehmerischen Steuerfunktion lassen sich im Tax Operating Model wie folgt adressieren:
- Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen Funktionsbereichen mit Fokus auf steuerliche Compliance
- Personal mit Fokus auf Prozesssteuerung, Datenmanagement und Wertgenerierung
- Standardisierte und automatisierte Prozesse, die steuerkonform ausgerichtet sind
- Systeme, die zur steuerlich zutreffenden Aufzeichnung befähigt sind und jede Einzeltransaktion steuerkonform verarbeiten
- Daten im Zentrum des operativen Steuermanagements als Basis für die steuerliche Deklaration
Wesentlich für eine effiziente Steuerfunktion ist dabei, kurz gesagt, die steuerlich relevanten Datenflüsse im Unternehmen überwachen und wirksam beeinflussen zu können. Für nach Steuergesetzen aufzeichnungspflichtige Daten gilt das allemal. Um Effizienz durch hohe Automatisierung und geringe Fehlerbehebungszeiten erreichen zu können, ist es zudem erforderlich, auch nicht explizit gesetzlich aufzeichnungspflichtige Daten in den Zugriff und damit Wirkungskreis der Steuerabteilung zu bekommen. Nur dann können steuerliche Entscheidungen kontrolliert getroffen werden und sind erst dann für alle Geschäftsvorfälle ohne manuellen Mehraufwand nachweisbar und abrufbar. Die gegenwärtigen Entwicklungen der zunehmenden Digitalisierung der Steuerdeklaration (z.B. die Einführung der elektronischen Rechnung) macht die Datenfokussierung des Steuermanagements umso notwendiger.
Datenqualität, Fachkräftemangel und geschultes Personal
Je höher die Datenqualität und -verfügbarkeit, desto geringer der erforderliche manuelle Aufwand. Analoge, nicht verbundene Prozesse sind aufgrund Zeitversatz, zeitraubender Recherchenotwendigkeit, ggf. subjektiver Einschätzungen und Fehleranfälligkeit sowohl im Hinblick auf Compliance als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht grundsätzlich ineffizient und ineffektiv. Ziel der Steuerfunktion muss daher sein, die Datenressourcen auszubauen, indem immer bessere Daten zur automatisierten und standardisierten Ermittlung steuerlicher Konsequenzen bereitstehen. Fachkräftemangel sowie hohe Mitarbeiterfluktuation bringen eine an manueller Prozessunterstützung orientierte Steuerabteilung schnell an ihre Grenzen.