eRechnung: Wie es in Frankreich und Polen läuft

Die E-Rechnung soll in Deutschland verpflichtend ab 2026 starten, während Frankreich und Polen bereits zum 1. Juli 2024 die E-Rechnung im B2B-Bereich einführen wollen. Erfahren Sie hier, worauf genau sich die Unternehmen in diesen beiden Ländern einstellen müssen.

Überblick

• In Frankreich gelten spezifische Anforderungen für den Versand und Empfang von E-Rechnungen sowie E-Reporting mit Strafen bei Nichteinhaltung.
• Polen nutzt hingegen einen eigenen Standard namens FA(2) für den Versand und Empfang von E-Rechnungen.
• Die Umsetzung der E-Rechnung kann schnell komplex werden; daher ist es vorteilhaft, externe Dienstleister mit spezifischer Konnektivität und Services einzubeziehen.

Beispiel Frankreich

In Frankreich wird folgender Anwendungsbereich für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen gelten:

• Für Lieferanten: steuerpflichtige Leistungen, die an einen anderen Steuerpflichtigen ausgeführt werden, sofern Rechnungsaussteller und -empfänger jeweils als umsatzsteuerlich ansässige Unternehmer in Frankreich gelten
• Für Leistungsempfänger: Statusinformationen zu den empfangenen Rechnungen

Daneben wird in Frankreich auch das sogenannte E-Reporting umgesetzt. Dieses umfasst Zahlungsdaten, grenzüberschreitende Ver- und Einkäufe sowie B2C-Transaktionen und gilt für folgende Aktivitäten:

• wenn in Frankreich ansässige Unternehmer Lieferungen und sonstige Leistungen an Unternehmen im Ausland (grenzüberschreitende B2B-Transaktionen) und Nichtunternehmer im Inland (inländische B2C-Transaktionen) ausführen
• wenn in Frankreich umsatzsteuerlich registrierte, aber nicht ansässige Unternehmer in Frankreich steuerpflichtige Umsätze ausführen

Die E-Rechnungen bzw. die Meldungen sind jeweils entweder über private Plattformen oder über die offizielle Plattform der französischen Behörden zu übermitteln. Die Übermittlung kann entweder über EDI, eine direkte Schnittstelle zum Portal oder übers Webportal erfolgen.

Die Fristen für die Ausstellung von E-Rechnungen bleiben im Rahmen der Umstellung unverändert. Die Rechnung sollte unverzüglich nach Entstehung des steuerbaren Ereignisses ausgestellt werden. Im E-Reporting gelten folgende Fristen:

• Zahlungsdaten – je nach Art der umsatzsteuerlichen Registrierung mindestens eine Übertragung je Monat oder alle zwei Monate zu fest definierten Stichtagen
• B2B/B2C – je nach Art der umsatzsteuerlichen Registrierung zwischen mindestens drei Übertragungen je Monat und einer Übertragung alle zwei Monate zu fest definierten Stichtagen

Die französische E-Rechnung wird sich – wie in Deutschland – am CEN-16931-Standard orientieren. Allerdings wurde dieser Standard um 169 zusätzliche Felder erweitert. Außerdem muss auch der Empfang der Rechnung in einem eigenen Datensatz bestätigt werden. Für Frankreich bedeutet dies also, dass insgesamt fünf verschiedene Datensätze übermittelt werden müssen:

• Ausstellung einer inländischen B2B-E-Rechnung (Standard umfasst über 390 mögliche Datenfelder)
• Empfang einer inländischen B2B-E-Rechnung (Standard umfasst ca. 170 mögliche Datenfelder)
• Zahlungsdaten im Rahmen des E-Reportings (5 Datenfelder im B2B-Bereich, 4 Datenfelder im B2C-Bereich)
• grenzüberschreitende B2B-Transaktionen im Rahmen des E-Reportings (gleicher Datenumfang wie bei inländischen B2B-E-Rechnungen)
• inländische B2C-Transaktionen (ca. 10 Datenfelder)

Für die Befüllung einzelner Datenfelder sind spezifische Geschäfts- und Ableitungsregeln zu beachten. Hierzu stehen auf den Internetseiten der französischen Finanzverwaltung umfangreiche Dokumentationen und Erläuterungen zu Verfügung. Herausfordernd sind u. a. auch die zu beachtenden Code-Listen, da manche Datenfelder mit vorgegeben Codes zu befüllen sind. Während beispielsweise das Feld „BT-5 – Invoice currency code“ vergleichsweise einfach mit den allgemein gültigen Währungskürzeln (z. B. „EUR“) aus den Rechnungsdaten ausgelesen werden kann, ist bei anderen Feldern ein Mapping erforderlich.

Beispielsweise wird das Feld „BT-3 – Invoice type code“ gemäß UNTDID 1001 „Document name code“ befüllt. Im Feld BT-3 wird die Art der Rechnung näher spezifiziert, möglich sind gem. UNTDID 1001 ungefähr 800 Dokumentennamen, davon beziehen sich ca. 40 auf Rechnungen, von denen Frankreich neun Rechnungstypen als zu verwenden spezifiziert. Zum Beispiel sind zu unterscheiden:

• 261 – Self-billed credit note
• 262 – Overall discounts
• 380 – Commercial invoice
• 381 – Credit note
• 384 – Correcting invoice
• 386 – Prepayment invoice
• 389 – Self-billed invoice
• 393 – Factoring invoice
• 396 – Factored credit note

Dabei ist wichtig zu bedenken, dass je nach Art der Rechnung (z. B. Anzahlungsrechnung oder Abrechnung im Gutschriftverfahren) die jeweiligen Datenfelder anders aus dem Quellsystem zu befüllen sind. Rechnungen an Kunden werden i. d. R. aus den kundenbezogenen Stamm- und Transaktionsdaten erstellt, während sich umsatzsteuerliche Gutschriften aus den lieferantenbezogenen Stamm- und Transaktionsdaten ableiten. Sind in einem Unternehmen also unterschiedliche Prozesse im Einsatz, so ist das Datenmapping je Prozess und ggf. ERP-System vorzunehmen.

Werden die Anforderungen der französischen Finanzbehörden nicht erfüllt, müssen Unternehmen mit Strafen rechnen. Bei B2B-E-Rechnungen sind es 15 Euro pro Rechnung, gekappt bei 15.000 Euro jährlich. Beim E-Reporting sind 250 Euro pro fehlende Meldung fällig, gekappt bei 15.000 Euro im Jahr.

Beispiel Polen

Das östliche Nachbarland verfolgt einen etwas anderen Ansatz. In Polen ist derzeit zumindest kein E-Reporting vorgesehen. Dafür ist die E-Rechnung nicht an den CEN-16931-Standard angelehnt, sondern folgt einem eigenen Standard FA(2). Das Finanzministerium hat eine neue XSD-Struktur für E-Rechnungen veröffentlicht, die über das nationale E-Invoicing-System (KSeF) übermittelt werden.

B2B-Transaktionen zwischen in Polen ansässigen Unternehmen oder Unternehmen, die über eine feste Niederlassung in Polen tätig sind, müssen einbezogen werden. Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen sind verpflichtet, das KSeF zu nutzen, jedoch nur in dem Umfang, in dem diese feste Niederlassung an der in der Rechnung erfassten Transaktion beteiligt ist. Dies umfasst alle polnischen Rechnungen (mit und ohne Mehrwertsteuer) mit Ausnahme von B2C-Transaktionen.

Als Besonderheit ist anzumerken, dass auch Kassenumsätze an B2B-Kunden grundsätzlich als E-Rechnung zu übermitteln sind. Die XSD-Struktur für die elektronische Rechnung enthält ein Feld namens „FP“. Dies ist ein boolesches Feld, um anzuzeigen, ob es sich um eine über die Registrierkasse generierte E-Rechnung handelt. Es besteht keine Verpflichtung, Berichte für Zeiträume (täglich/monatlich) an das KSeF zu senden.

Die Übertragung der E-Rechnung als XML-Datei erfolgt direkt über das KSeF-Webportal (Webanwendung) oder über eine Schnittstelle (REST-API) von einer externen Software (eigenes ERP-System oder kommerzielle Software). Dabei wird die E-Rechnung direkt an das Portal der polnischen Finanzbehörden übermittelt und der Rechnungssteller erhält eine Eingangsbestätigung (UPO) nach Prüfung der Rechnung durch das KSeF. Beide Dokumente werden zehn Jahre auf der KSeF-Plattform archiviert. PDF-Ausdrucke von Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten, der die Überprüfung ermöglicht, ob eine Rechnung an das KSeF gesendet wurde.

Der Standard FA(2) verfügt über rund 400 mögliche Datenfelder. Auch hier gelten eigene Code-Listen, die nach bestimmten Geschäfts- und Ableitungsregeln befüllt werden müssen. Beispielsweise müssen in den Feldern P_16 bis P_18A der polnischen E-Rechnung Elemente enthalten sein, die in der Regel auf der Rechnung für eine bestimmte Transaktion angegeben werden (z. B. Reverse Charge, Gutschriftverfahren, Steuerbefreiungstexte). Diese Felder sind der Rechnung verpflichtend mitzugeben, jedoch nicht als Text, sondern als Zahlencode: 1 für „anwendbar“ und 2 für „nicht anwendbar“. Das bedeutet, dass transaktionsabhängig ein Mapping zur Befüllung dieser Felder im Rahmen der Erstellung der E-Rechnung erforderlich ist.

Auch die im Rahmen der Übermittlung erstellten Informationen wie z. B. die KSeF-Nummer sind ggf. zu verarbeiten. Jedes Mal, wenn eine Korrekturrechnung ausgestellt wird, ist neben der Nummer der Originalrechnung auch die Nummer anzugeben, die die zu korrigierende Rechnung im KSeF identifiziert.

Wenn ein Unternehmen eine nicht regelkonforme B2B-E-Rechnung ausstellt, sind per Stand Juli 2023 folgende Sanktionen geplant:

• Bei Nichtverwendung des KSeF kann eine Strafe von bis zu 100 Prozent des auf dieser Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags verhängt werden.
• Im Falle einer Rechnung ohne ausgewiesene Steuer beträgt die Strafe bis zu 18,7 Prozent des auf dieser Rechnung insgesamt ausgewiesenen Betrags.
• Wenn das KSeF nicht verfügbar ist, gelten die oben genannten Szenarien für den Fall, dass der Steuerpflichtige keine E-Rechnung gemäß dem offiziellen Schema ausstellen kann.
• In allen oben genannten Szenarien beträgt die Strafe mindestens 1.000 Złoty.
• Wenn das KSeF nicht verfügbar ist (aufgrund technischer Probleme) und der Steuerpflichtige gezwungen ist, E-Rechnungen offline auszustellen, muss das Unternehmen diese Rechnung innerhalb von sieben Tagen im KSeF registrieren. Versäumt er dies, gelten die gleichen Sanktionen wie oben angegeben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Mindestsatz für die Strafe 500 Złoty beträgt.

Autorin: Kerstin Breckow