Wie das Stadionticket zur Steuerfalle werden kann

Die GoBD-Verfahrensdokumentation wird vom Fiskus eingefordert, hilft aber auch den Unternehmen.

Die Fußball-Weltmeisterschaft 2006 bescherte Deutschlands Unternehmen ein besonderes Geschenk vom Fiskus. Um das Einladen von Geschäftspartnern zu den Spielen zu erleichtern, bekam das Lohnsteuerrecht eine Pauschalierungsmöglichkeit, die später als § 37b Eingang in das EStG fand. Nach dieser zentralen Pauschalierungsnorm können Unternehmen Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Nichtarbeitnehmer aus betrieblicher Veranlassung pauschal mit 30 Prozent versteuern. Wichtig ist dabei, dass es sich um betrieblich (und nicht um privat oder gesellschaftsrechtlich) veranlasste Zuwendungen handelt. Was einfach klingt, hat sich inzwischen zu einem kaum noch zu überblickenden Vorschriftenkomplex entwickelt. Die damit zusammenhängenden Themen nur nebenbei von HR, Buchhaltung oder Steuerabteilung überwachen zu lassen, ist daher fahrlässig. Notwendig ist eine zentrale Stelle, die für die steuerlichen und prozessualen Eigenarten von Sachzuwendungen verantwortlich ist. Auch der Einsatz von Technologielösungen sollte in Erwägung gezogen werden.

Fehlende Einbindung

Im Unternehmensalltag gewähren unterschiedliche Abteilungen diverse Sachzuwendungen selbst. Im Vordergrund stehen dann die Einladung zu Veranstaltungen, die Auswahl von Geschenken und die Erstattung von Auslagen, nicht jedoch die rechtzeitige Einbindung der Steuerfunktion. Es ist daher unumgänglich, schwer zu überwachende Sachzuwendungsquellen prozessual eng an die Fachstellen zu binden. Im Idealfall geschieht dies durch eine laufende technische Verknüpfung z. B. des Erstattungswesens mit dem Sachzuwendungsprozess anhand von systemseitig vergebenen, eindeutigen Zuordnungsmerkmalen. 

Uneinheitliche Auswertung

Das komplexe steuerliche Umfeld und die hohen Fallzahlen führen dazu, dass identische Sachzuwendungen nicht immer auch identische Behandlungen erfahren. Hinzu kommt das mühsame Zusammentragen aller Informationen einer Abrechnungsperiode, das ebenfalls anfällig für Fehler ist und über die Meldefunktion hinaus häufig keine weitere Informationsgewinnung zulässt. Leitfäden und Ähnliches helfen nur, soweit sie auch gelesen und genau befolgt werden. Eine automatische Steuer- und Auswertungslogik dagegen kommt immer zu den gleichen, belastbaren Ergebnissen und kann als Element einer Systemprüfung im Sinne des § 38 EGAO große Erleichterungen für zukünftige Lohnsteueraußenprüfungen auf den Weg bringen.

Co-Autor: Frederik Lübbers