Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.
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Die GoBD-Verfahrensdokumentation wird vom Fiskus eingefordert, hilft aber auch den Unternehmen.
Überblick
- Das Thema Datenqualität und Datenverfügbarkeit gewinnt für die Steuerfunktion immer mehr an Bedeutung.
- Unternehmen können nun ihre GoBD-Compliance auf Angemessenheit und Wirksamkeit prüfen lassen.
- Es bietet sich bei der Aufnahme neuer Prozessdokumentationen auf eine visuelle Darstellung zurückzugreifen.
Im Zuge der stetig zunehmenden Compliance-Anforderungen gewinnt das Thema „Datenqualität und Datenverfügbarkeit“ für die Steuerfunktion immer mehr an Bedeutung. Um im Zeitalter hochkomplexer Datenverarbeitungssysteme den Weg der steuerrelevanten Daten durch die verschiedenen IT-Applikationen – von der Entstehung bis zur Archivierung – nachvollziehen zu können, benötigt die Steuerfunktion transparente Prozesse, zielgerichtete Kontrollen und eine systematische Dokumentation.
Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 28.11.2019 veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) haben hierfür den entsprechenden Rahmen etabliert. Es ist insofern nicht verwunderlich, dass Betriebsprüfer ein gesteigertes Interesse an der GoBD-Verfahrensdokumentation zeigen, um ebendiesen Weg der steuerrelevanten Daten durch das Unternehmen nachvollziehen zu können. Immer öfter fordern sie deshalb bereits zu Beginn der Prüfung die GoBD-Verfahrensdokumentation an, um sich einen entsprechenden Überblick zu verschaffen. Denn mögliche Schwachstellen bei der elektronischen Verarbeitung steuerrelevanter Daten können signifikante Auswirkungen auf die Steuerdeklaration haben.
Und auch das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hat zwischenzeitlich dem Thema GoBD-Compliance einen eigenen Prüfungshinweis gewidmet (IDW PH 9.860.4). Unternehmen können nunmehr – außerhalb der Jahresabschlussprüfung – ihre GoBD-Compliance auf Angemessenheit und Wirksamkeit prüfen lassen.
Bestandteile
Laut dem BMF-Schreiben von 2019 muss eine Verfahrensdokumentation folgende notwendigen Bestandteile umfassen:
- eine allgemeine Beschreibung, die einen Überblick über das Unternehmen und Basisdaten wie z. B. Aufbau- und Ablauforganisation beinhaltet
- eine Anwenderdokumentation, die die Aufgaben beschreibt, die durch die IT-Systeme abgedeckt werden, und ggf. benutzerdefinierte Einstellungen zeigt
- eine technische Systemdokumentation, die eine Übersicht über technische Systeme und alle eingesetzten Komponenten enthält
- eine Betriebsdokumentation, die nähere Erläuterungen zu Datensicherheit, Zugangsschutz, Berechtigungskonzepten usw. liefert
Die steuerliche Verfahrensdokumentation kann dabei aus einem Masterdokument mit Verweis auf weitere Sekundärunterlagen bestehen und muss nicht zwangsläufig aus einem in sich geschlossenen einheitlichen Dokument hervorgehen. Sie muss ferner die Gegenwart und die Vergangenheit (Versionierung) abdecken. Da die steuerliche Verfahrensdokumentation ein elementarer Baustein eines steuerlichen Kontrollsystems (Tax CMS) ist, sollte ein entsprechender Prozess zur kontinuierlichen Weiterentwicklung etabliert werden. Um die Aktualität der Verfahrensdokumentation sicherzustellen, ist die Steuerfunktion insbesondere auf die Mitarbeit der IT-Abteilung angewiesen.
Mehrwert fürs Unternehmen
Die steuerliche Verfahrensdokumentation hilft Unternehmen in vielfacher Hinsicht. Zum einen reduziert sie das Risiko, dass Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen oder schätzen. Zum anderen kann sie bei einer Betriebsprüfung das Verständnis für die IT-gestützte Verarbeitung, Prozessierung und Administration steuerrelevanter Daten verbessern und somit tiefer gehende Prüfungshandlungen abschwächen. Für Unternehmen kann der Erstellungsprozess einer steuerlichen Verfahrensdokumentation Synergieeffekte auslösen. Neben der Aufdeckung ineffizienter Prozesse können eingesetzte Technologien überprüft und gegebenenfalls verbessert werden. Eine ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme führt zudem zur klaren Definition interner Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten. In einem bestehenden Tax CMS bleibt der Regelbetrieb auf dem neuesten Stand – und es wird die richtige Datengrundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet.
Reifegradmodell
Zur qualitativen Beurteilung bereits bestehender Prozesse eignet sich eine Reifegradanalyse. Zu Beginn sollte die Frage geklärt werden: Wie sieht der aktuelle Stand bei der Dokumentation steuerlicher Prozesse innerhalb der Organisation aus und wie sollte das Zielbild ausgestaltet sein? Daraus erwachsen Handlungsempfehlungen, um die Lücke zwischen dem identifizierten Ist-Zustand und dem definierten Soll-Zustand zu schließen.
Co-Autor: Patrick Winkler
Fazit
Sofern ein internes steuerliches Kontrollsystem (Tax CMS) existiert, kann die steuerliche Verfahrensdokumentation in eine entsprechende Risiko-Kontroll-Matrix eingebettet werden. Es bietet sich in diesem Zusammenhang an, bei der Aufnahme neuer (oder auch bestehender) Prozessdokumentationen auf eine visuelle Darstellung zurückzugreifen, um eine schlankere und einheitlichere Dokumentation zu erreichen.
Perspektiven
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