Wie SAP Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung und den gesetzlichen Meldepflichten unterstützt

Die Einführung der E-Rechnung sowie die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ bringen für Unternehmen neue Herausforderungen mit sich, die durch den Einsatz von SAP Document and Reporting Compliance (DRC) gemeistert werden können.

Überblick

• Die Einführung der E-Rechnung und die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen, die durch die Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance (DRC) bewältigt werden können.
• DRC bietet eine zentrale Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung und zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten, die in verschiedenen SAP-S/4HANA-Betriebsvarianten verfügbar ist.
• Mit kontinuierlich wachsenden Compliance-Aufgaben und einer breiten geografischen Abdeckung ermöglicht DRC Unternehmen, ihre steuerlichen Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland, Frankreich, Belgien oder Polen und die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) stellen Tausende Unternehmen und ihre Steuer-, Finanz- und IT-Abteilungen vor Herausforderungen. Hinzu kommen immer mehr Meldepflichten, die sie nach den jeweiligen nationalen Vorschriften erfüllen müssen. Das wirft die Frage nach geeigneten Technologien und Best-Practice-Prozessen auf. Bei Unternehmen, die SAP verwenden, bietet der Walldorfer Software-Konzern als Lösung „SAP Document and Reporting Compliance“ (DRC) an. Es handelt sich um eine ERP-integrierte, zentrale Plattform, um Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung und der Einhaltung gesetzlicher Meldeverpflichtungen zu unterstützen. Im Rahmen der SAP-S/4HANA-Transformation und der Optimierung von steuerlichen Prozessen kommen die Steuerabteilungen im SAP-Umfeld nicht daran vorbei, sich mit DRC zu befassen.

Wer ist angesprochen?

Das Erstellen steuerlicher Meldungen wird häufig durch Einzelschritte, manuelle Abläufe und Systembrüche beeinträchtigt und ist mit Fehlerrisiken, Zeitverlust und letztlich einer suboptimalen Ressourcennutzung verbunden. Auch die Unternehmen, die bereits einen höheren Grad an Automatisierung im Erklärungserstellungsprozess nutzen, sollten sich mit DRC befassen. Denn SAP stellt den Support für die gegenwärtigen SAP-ECC-Berichte Schritt für Schritt ein und überträgt sie in DRC. Zu welchem Zeitpunkt der Support für ein Land eingestellt wird, ist im SAP-Hinweis 2480067 dokumentiert. Im Jahr 2023 ist demnach der Support für die viel genutzten Berichte für die periodische Umsatzsteuermeldung und die Jahresmeldung in Belgien und für eine Vielzahl von EC-Sales-List-Berichten für europäische Länder (z. B. Dänemark, Österreich, Kroatien und Polen) ausgelaufen.

Ein weiterer Grund für das Erfordernis, sich als Unternehmen mit DRC zu beschäftigen, sind die bestehenden und geplanten Verpflichtungen bezüglich der Ausstellung und des Empfangs von E-Rechnungen.

Was beinhaltet DRC?

DRC stellt Unternehmen den folgenden Leistungsumfang zur Verfügung:

• elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)
• Erfüllung von Near-Real-Time-Reporting-Verpflichtungen
• Erstellung von Berichten zur Einhaltung der gesetzlichen Meldeanforderungen im länderspezifischen Format (.xml, .txt etc.)
• Entwicklung unternehmensspezifischer Berichte

DRC steht in den unterschiedlichen SAP-S/4HANA-Betriebsvarianten On-Premise, Private Cloud und Public Cloud zur Verfügung. Sowohl die Berichtsabdeckung als auch der Funktionsumfang können sich zwischen den Betriebsvarianten unterscheiden. In der Regel stehen neue Berichte und Funktionalitäten in der S/4HANA Public Cloud aufgrund von kürzeren Release-Zyklen etwas früher zur Verfügung. DRC besteht aus zwei Anwendungen: dem Statutory Reporting (gesetzliches Meldewesen) und dem Electronic Document Processing (Verarbeitung elektronischer Belege). Beide Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden.

Welche Compliance-Aufgaben werden abgedeckt?

DRC bietet eine große Anzahl Berichte und E-Rechnungsszenarien (sog. Compliance-Aufgaben). Es werden kontinuierlich neue Aufgaben hinzugefügt. Zum Beispiel sind im SAP-Release 2020 insgesamt 435 Compliance-Aufgaben in 55 Ländern verfügbar, im neuesten SAP-Release 2023 ist die Anzahl um 86 Compliance-Aufgaben auf 521 und die geografische Abdeckung um fünf weitere Länder auf 60 angestiegen. Abbildung 1 gibt einen Einblick in die verfügbaren Compliance-Aufgaben im aktuellen SAP-Release.

Welche Module sind erforderlich?

DRC gehört in der Grundversion, die gegenwärtig ohne zusätzliche Module zur Verfügung steht, zum SAP-S/4HANA-Standardauslieferungsumfang. Der Standardumfang umfasst die Basisversion von „Statutory Reporting“, um den Übergang von den ABAP-Berichten (vgl. SAP-Hinweis 2480067) zu DRC sicherzustellen. Ob die erweiterte Version benötigt wird, hängt davon ab, welche Module in welchem Umfang genutzt werden sollen. Abbildung 2 gibt einen Überblick darüber, welche DRC-Version welchen Anwendungsbereich abbildet.

Wie sich globale Meldepflichten erfüllen lassen

Mit „Statutory Reporting“ lassen sich globale Meldeverpflichtungen durch einen SAP-integrierten End-to-End-Prozess erfüllen. Er unterstützt den Bearbeiter anhand von definierten Aktivitäten und ermöglicht eine Echtzeitstatusüberwachung. In der Regel startet der Prozess mit der Überwachung von Fristen und endet, je nach Art des Berichts, mit der Buchung der Zahllast. Dabei variieren die Aktivitäten je Berichtsanforderung und können in einem vorgegebenen Rahmen individuell modifiziert werden. Der Reporting-Prozess im Basisumfang umfasst die notwendigen Arbeitsschritte zur Erstellung eines steuerlichen Berichts und dessen Dokumentation/Abgabe. Die erweiterte Variante bietet Zusatzfunktionen wie beispielsweise die Zuordnung meldepflichtiger Belege zu einer Meldeperiode oder die Nutzung von Freigabe-Workflows. Abbildung 3 gibt einen generellen Überblick der Funktionen je Variante.

Berichte lassen sich direkt elektronisch an die lokalen Behörden übermitteln. Die Übermittlungsfunktionalität steht für ausgewählte Compliance-Aufgaben zur Verfügung. Für Deutschland umfasst dies die Übermittlung der UStVA, der Zusammenfassenden Meldung und des Antrags auf Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung. Der Kommunikationsweg mit den lokalen Behörden erfolgt grundsätzlich über Dienste der SAP Business Technology Platform (BTP). 

Verarbeitung elektronischer Belege

DRC bietet mit „Electronic Document Processing“ ein systemintegriertes Modul zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Belege. Beispielsweise lässt sich eine E-Rechnung im gesetzlichen Format auf der Basis einer in SAP SD erzeugten Ausgangsrechnung erstellen oder eine Eingangsrechnung systemintegriert weiterverarbeiten. Die Kernfunktionalität ist ein Regelwerk, das die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Dokumente für spezifische Prozesse/E-Rechnungs-Szenarien je Land abbildet und eine Echtzeitüberwachung der elektronischen Dokumente gewährleistet.

Um elektronische Dokumente wie E-Rechnungen senden oder empfangen zu können, werden Dienste der SAP BTP genutzt. Der zu verwendende BTP-Service (z. B. SAP DRC, Cloud Edition oder SAP Integration Suite) stellt die Schnittstelle zu externen Systemen und Behördenportalen abhängig vom entsprechenden Land/E-Rechnungs-Szenario zur Verfügung.

Generierung und Übermittlung elektronischer Belege

Im SAP-Quellsystem (SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud, SAP ERP etc.) werden Ein- und Ausgangstransaktionen auf der Basis von Stamm- und Transaktionsdaten erfasst. Bei Anlage der Geschäftsvorfälle im System werden zusätzlich elektronische Belege im gesetzlichen geforderten Format erzeugt (z. B. Erstellung einer E-Rechnung in Deutschland im xml-Format).

Nachdem die elektronischen Belege in SAP generiert wurden, erfolgt die Übertragung an die BTP und die Validierung des elektronischen Belegs, bevor der Datensatz an elektronische Plattformen, Behörden oder Geschäftspartner übermittelt wird.

Und nun? Wie erfolgt die Umsetzung?

Die Implementierung von SAP DRC sollte schrittweise erfolgen. Zunächst muss die Steuerfunktion eine Bestandsaufnahme durchführen. Das heißt, die in DRC vorhandenen gesetzlichen Berichte und E-Rechnungs-Szenarien werden mit den unternehmensindividuellen Meldeanforderungen abgeglichen. Hieraus ergibt sich eine erste Übersicht, in welchen Ländern DRC bereits nutzbar ist und so die Möglichkeit zur Vereinfachung und Standardisierung bietet. Die Anamnese ist Ausgangspunkt einer Umsetzungs-Roadmap auf globaler Ebene. Die zentrale Steuerfunktion sollte über eine Taskforce die bereichsübergreifende Zusammenarbeit orchestrieren. Hier sind insbesondere die IT sowie die nationalen Steuerteams einzubinden. Die Intensität der Zusammenarbeit sowie die Verantwortlichkeiten und Aufgaben variieren je nach Arbeitspaket und Anforderung (siehe Abbildung 5).