Welche Veränderungen bringt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland mit sich

Auch Deutschland führt nun die elektronische Rechnung ein. Unternehmen müssen bei der Umsetzung im Blick haben, dass die Länder in Europa noch nicht an einem Strang ziehen.

Überblick

• Ab dem 1.1.2025 ist der Empfang und das Ausstellen von Rechnungen in Deutschland nur noch in einem strukturierten elektronischen Format zulässig, was fundamentale Umgestaltungen für Unternehmen erfordert
• Trotz der Einführung der E-Rechnung in Deutschland gibt es in Europa noch keine einheitlichen Systeme, was die Umsetzung für Unternehmen erschwert
• Unternehmen müssen entscheiden, ob sie E-Rechnungslösungen von externen Anbietern beziehen, eigene Software kaufen oder bestehende ERP-Systeme anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden

Die Einführung einer verbindlichen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gilt als das wohl weitreichendste Projekt im steuerlich mäßig ambitionierten Koalitionsvertrag. Mit dem Wachstumschancengesetz werden nun die Weichen gestellt: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt ab dem 1.1.2025 (siehe hierzu auch Steuernachricht vom 16. Oktober 2024). Bis Ende des Jahrzehnts wird möglicherweise ein Meldesystem folgen. Für die Unternehmen stehen damit fundamentale Umgestaltungen im Bereich der Rechnungserstellung und -verarbeitung ins Haus. Dies erfordert sowohl ein tiefgreifendes technisches Wissen als auch detaillierte Kenntnisse der steuerrechtlichen Vorschriften. Verkompliziert wird die Lage dadurch, dass zahlreiche Staaten bereits voneinander abweichende Systeme geschaffen haben. Zumindest innerhalb der EU ist aber durch das Richtlinienpaket „VAT in the Digital Age“ eine gewisse Vereinheitlichung absehbar. Trotz aller Schwierigkeiten kann die E-Rechnung zahlreiche Vorteile bieten, insbesondere eine effizientere Verarbeitung von Rechnungen und eine Reduzierung von steuerlichen Risiken. Es lohnt sich daher, in den anstehenden Umsetzungsprojekten nicht nur strikt die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen, sondern darüber hinaus die sich bietenden Chancen der Digitalisierung zu nutzen.

Empfangen und Ausstellen

Künftig werden in Deutschland im B2B-Geschäft nur noch Rechnungen zulässig sein, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. In § 14 Abs. 2 UStG wird geregelt, in welchen Fällen noch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in einem anderen Format zulässig bleiben. Der Empfang von E-Rechnungen ist ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Auf der anderen Seite bleibt das Ausstellen einer Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (mit Zustimmung des Empfängers) für Umsätze, die bis zum 31.12.2026 ausgeführt werden, noch zulässig. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr weniger als 800.000 Euro betrug, wird die Übergangsregelung um ein Jahr verlängert. Ausnahmeregelungen sind bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und bei Fahrscheinen vorgesehen.

Welches System soll es sein?

Bisher hat sich der Gesetzgeber noch nicht auf ein System festgelegt, mit dem E-Rechnungen ausgetauscht bzw. gemeldet werden. Derweil haben andere EU-Mitgliedstaaten bereits Meldesysteme entwickelt. Dabei wird zwischen Modellen mit und ohne Clearance unterschieden. „Clearance“ bezieht sich auf ein System, bei dem Rechnungssteller ihre Rechnungen zunächst an die Steuerbehörden senden. Die übermittelten Datensätze werden dann entweder von den Finanzbehörden oder einem Dienstleister validiert, vervollständigt oder digital signiert an den Rechnungssteller zurückgeschickt. Auch werden Clearance-Systeme genutzt, bei denen die Finanzverwaltung die Rechnung direkt an den eigentlichen Empfänger weiterleitet.

Fazit: Umsetzung ist im hohen Maße abhängig von Länderkomplexität in denen Unternehmen unterwegs sind.

Technologische Optionen

Für Unternehmen stellt sich in der Praxis die Frage, welche technologische Option für sie die passende ist. Generell stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Outsourcing an externe Softwareanbieter

Die Anbieter stellen eine auf ihren Systemen gehostete Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung, die die Kommunikation zwischen den Unternehmens- und Behördensystemen ermöglicht. Die Lösungen sind typischerweise Quellsystem-agnostisch und verfügen über eine internationale Länderabdeckung. Die Betriebskosten können abhängig von der Anzahl der Länder, Quellsysteme und Transaktionsvolumina signifikant sein.

2. Software-Kauf

Ein Beispiel für eine Software, die ein Unternehmen innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur nutzen kann, ist SAP Document and Reporting Compliance. Die Produktsuite von DRC stellt länderspezifische Rechnungsformate und Übertragungskanäle zur Verfügung. Die Anbindung von Nicht-SAP-Systemen befindet sich derzeit auf der Produkt-Roadmap. Neben der internationalen Länderabdeckung zur E-Rechnung kann die Lösung auch für das gesetzliche Meldewesen verwendet werden.

3. Software-Make

Darunter ist die Nutzung von E-Rechnungsfunktionalitäten des bestehenden ERP-Systems bzw. die Anpassung der Rechnungsdruckprogramme zu verstehen. Bestimmte Erweiterungen und die Konfiguration des bestehenden ERP-Systems liegen in der Verantwortung des Unternehmens selbst. Diese Option eignet sich typischerweise für eine homogene Systemlandschaft und kann eine schnelle und kosteneffiziente Umsetzung bedeuten.

Für einfache Rechnungsmodelle …

Falls der eigene Bedarf hauptsächlich weniger komplexe Länder betrifft und wenn eine eher homogene Systemlandschaft vorliegt, sollte die Erweiterung bzw. Nutzung der bestehenden Systeme in Betracht gezogen werden. Viele Systeme bieten beispielsweise Funktionalitäten zur Erzeugung von XML-Dateien mittels sog. XSLT-Templates (Extensible Stylesheet Language Transformation). In den XSLT-Templates können sowohl die jeweils vorgegebenen Länderformate (Syntax) hinterlegt als auch die Quelldatenfelder (Semantik) zugeordnet werden. Die Vorlagen werden sodann in die Rechnungsdruckprogramme eingebunden, um die Rechnungen nach den gesetzlichen Anforderungen zu erstellen.

… und für komplexe

Zur Erfüllung von E-Rechnungsverpflichtungen in komplexen Ländern und bei einer eher heterogenen Systemlandschaft empfiehlt es sich regelmäßig, eine dezidierte Software einzukaufen oder einen spezialisierten Anbieter hinzuzuziehen. Während das Unternehmen die Qualität seiner Daten sicherstellt, überwacht ein externer Dritter die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, die oft technischer Natur sind. Bei der Auswahl einer Lösung dienen unternehmensspezifische Mindestanforderungen als Leitplanken. Typischerweise umfassen diese eine möglichst hohe Länderabdeckung, ein zuverlässiges gesetzliches Monitoring, die Integration mit verschiedenen ERP-Systemen, Unterstützung unterschiedlicher Dateiformate, Dashboard-Funktionalitäten und die Implementierungs- sowie Betriebskosten.

Praxistipp: Für die steuerliche Korrektheit von elektronischen Rechnungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen steuerlich relevante Daten aktiv managen. Und auf dieser Basis den Automatisierungsgrad von steuerlichen Entscheidungen.