Wie Unternehmen die richtige Entgeltabrechnung entsandter Mitarbeiter sicherstellen

Effiziente und Compliance-konforme Payroll-Prozesse durch globale Integration und technologische Lösungen

Überblick

• Die Implementierung einer globalen Payroll ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Unternehmen vor Herausforderungen wie neue gesetzliche Vorschriften und technologische Fortschritte stellt.
• Unterschiedliche Arbeitsgesetze und Steuerregelungen in verschiedenen Ländern erfordern eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Payroll-Prozesse.
• Die Integration neuer Technologien wie Cloud-basierter Systeme und Automatisierungstools kann die Effizienz der Payroll-Prozesse steigern, erfordert jedoch erhebliche Investitionen und Schulungen.

Für entsandte Mitarbeiter und ihre Arbeitgeber ist eine korrekte Entgeltabrechnung im Heimat- und im Gastland ein entscheidender Hygienefaktor und hat nicht nur im Rahmen der Talentakquise und der Personalentwicklung einen hohen Stellenwert. Dabei ist die Implementierung einer globalen Payroll eine anspruchsvolle Aufgabe. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich an immer neue gesetzliche Vorschriften, technologische Fortschritte (z. B. Cloud-Dienste) und die zunehmenden Anforderungen der jeweiligen Steuerbehörden anzupassen.

Regulatorische Vielfalt

Unterschiedliche Länder haben verschiedene Arbeitsgesetze und Steuerregelungen. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Payroll-Prozesse und eine starke zentralisierte Governance („Central Hub“) beim globalen Berichtswesen der zahlreichen Vergütungskomponenten im Heimat- wie auch im Gastland, da eine zunehmende Vernetzung der Steuerbehörden zu beobachten ist.

Auch in Deutschland

In Deutschland ist die steuerliche Behandlung von Arbeitstagen entsandter Mitarbeiter hervorzuheben. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wesentliche Änderung in Kraft, die in dem aktualisierten Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 8. Oktober 2024 festgehalten ist. Sie betrifft die Lohn- und Gehaltsabrechnung und führt die verpflichtende Anwendung einer Tagestabelle für die Berechnung der anteiligen Steuerpflicht für in Deutschland geleistete Arbeitstage ein. Diese Neuerung stellt Personal- und Steuerabteilungen vor erhöhten administrativen Aufwand und kann zu höheren steuerlichen Abgaben führen. Der präzise zu ermittelnde steuerfreie und steuerpflichtige Arbeitslohn gemäß den Doppelbesteuerungsabkommen und dem Auslandstätigkeitserlass unter der Berücksichtigung eines BMF-Schreibens vom 14. März 2017 wurde durch weitere Vorgaben ergänzt (BStBl. I, S. 473, GZ IV C 5 – S 2367/23/10001 :001, DOK 2024/0836657).

Andere Länder, andere Regeln

In vielen Ländern wie zum Beispiel den Niederlanden und den USA sind Korrekturen außerhalb der Lohn-und Gehaltsabrechnungen (z. B. im Rahmen der Einkommensteuererklärungen) grundsätzlich nicht mehr möglich. Im Falle notwendiger Korrekturen führt dies zu einem erheblichen administrativen Mehraufwand seitens der verantwortlichen Abteilungen. Grundsätzlich ist hervorzuheben, dass eine fehlende Umsetzung der steuerlichen und der sozialversicherungsrechtlichen Regelungen beispielsweise durch nicht berücksichtigte Vergütungsbestandteile zu gravierenden Problemen wie Lücken bei der Sozialversicherung der Mitarbeiter oder empfindlichen Strafzahlungen für Unternehmen führen kann.

In Frankreich gibt es für Sozialversicherungsbeiträge keine Beitragsbemessungsgrenze, sodass jeder beitragswirksame Vergütungsbestandteil (ob nun erhöhend oder senkend) regelmäßig eine direkte Auswirkung auf die Höhe der zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge hat.

In China kann ein verspätetes Reporting der ausländischen Einkünfte in den monatlichen Steuererklärungen negative Auswirkungen auf das Tax-Compliance-Profil innerhalb des Unternehmensratings haben, was unter anderem eine erhöhte Wahrscheinlichkeit von Lohnsteueraußenprüfungen nach sich zieht. In Brasilien drohen bereits bei einem Monat Verzug im Reporting empfindliche Strafzahlungen.

Robuste Prozesse erforderlich

Die regulatorischen Anpassungen seitens der lokalen Behörden weltweit werden weiterhin enormen Einfluss auf die Unternehmen haben. Umso wichtiger ist es für die Unternehmen, robuste Prozesse aufzusetzen, die als Basis die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Würdigungen aller Vergütungsbestandteile im Heimat- und im Gastland berücksichtigen. Entsprechend robuste und transparent aufgesetzte Prozesse ermöglichen die notwendigen Anpassungen aufgrund neu zu implementierender Regularien.

Datenschutz und fehlende Standardisierung

Der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten über verschiedene Länder hinweg stellt hohe Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ihre Systeme den jeweiligen nationalen Standards entsprechen. Fehlende Standardisierung bei grenzüberschreitenden Payroll-Prozessen gepaart mit diversen Systemlandschaften und lokalen Payroll-Anbietern erhöht die Komplexität und erschwert die Administration des Datenaustauschs.

Technologische Integration

Die Integration neuer Technologien wie Cloud-basierter Systeme und Automatisierungstools sowie die Verwendung von KI können die Effizienz der Payroll-Prozesse steigern. Diese Instrumente können helfen, repetitive Aufgaben beispielsweise bei Datenkontrollen zu reduzieren und die Datenqualität zu steigern. Allerdings erfordern sie eingangs erhebliche Investitionen und Schulungen.