Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.
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Fristen im Zusammenhang mit Aktualisierungspflichten
Eine weitere wesentliche Änderung stellen die neuen Aktualisierungsfristen im Zusammenhang mit den Kundensorgfaltspflichten dar. Betrug der maximale Zeitabstand zwischen den Aktualisierungen von Kundeninformationen bei Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten gemäß §15 GwG bisher noch zwei Jahre, darf künftig ein Zeitraum von einem Jahr keinesfalls mehr überschritten werden.
Die Aktualisierung bei Kundengruppen, bei denen vereinfachte Sorgfaltspflichten gemäß §14 GwG Anwendung finden, ist künftig nicht mehr alle 15 Jahre, sondern risikoangemessen durchzuführen. Maßgeblich ist hierbei im Übrigen nicht mehr die Einstufung als geringes Risiko aufgrund der Risikoanalyse, sondern die tatsächliche Anwendung der vereinfachten Sorgfaltspflichten.
Sind für die infrage stehende Geschäftsbeziehung allgemeine Sorgfaltspflichten gemäß §10 GwG anzuwenden, wird die Aktualisierungsfrist nun auf maximal fünf Jahre halbiert.
Im Zusammenhang mit der Implementierung der neuen Aktualisierungspflichten ist zu beachten, dass diese zwar nicht schon ab dem 1 Februar 2025 in Kraft treten, sondern erst mit Inkrafttreten der EU-Geldwäscheverordnung (Juli 2027), dann allerdings gelten diese Fristen ohne weitere Übergangsvorschrift, weshalb Verpflichtete ihre Aktualisierungsprozesse bereits jetzt anpassen sollten, um bis Juli 2027 die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Risikoanalyse und Risikomanagement
Die Risikoanalyse stellt die Grundlage für das gesamte Risikomanagement dar, um die Risiken aktiv zu steuern. Sie ist in jeweils angemessenem Umfang zu erstellen, je nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Verpflichteten. Insbesondere soll zu ihrer Erstellung auf sämtliche im Unternehmen verfügbaren Informationen zurückgegriffen werden. Dies setzt die Einbindung aller relevanten Organisationseinheiten voraus. Im Zuge der Risikoidentifizierung ist überdies künftig eine getrennte Betrachtung, Ermittlung und Dokumentation von Risikofaktoren mit Bezug zu Geldwäsche und solchen mit Bezug zu Terrorismusfinanzierung vorzunehmen. Ferner stellt die BaFin in den überarbeiteten AuA klar, dass nicht nur die Risikoanalyse selbst zu dokumentieren, sondern auch die zu ihrer Erstellung angewandte Methodik zu erläutern und zu verschriftlichen ist. Nach Finalisierung der Risikoanalyse ist diese unverzüglich der Leitungsebene vorzulegen.