SAP-Migration: Warum Software Asset Management unverzichtbar ist

Die EY SAM Services basieren auf den Kenntnissen und Erfahrungen des auf SAP spezialisierten SAM-Teams von EY und präsentieren sich als eine Art Baukasten, aus dem sich jeder Nutzer für jede Phase seines Transformationsprojekts die individuell benötigten Bausteine selbst zusammenstellen kann.

Warum kein Transformationsprojekt ohne IST-Analyse starten sollte

Tatsächlich laufen wichtige Prozesse schon an, bevor die Umstellung in Angriff genommen wird. So geht es zum Beispiel darum, Transparenz über die systemweite technische Nutzung und den kommerziellen Lizenzverbrauch herzustellen, um die komplexe Umstellung reibungslos und kostenoptimiert zu bewältigen. Ohne diese Transparenz auf beiden Feldern ist eine kosteneffiziente Abbildung bestehender User auf das S/4HANA-Setup nicht zu bewältigen. Grundlage für die Optimierung eines nutzerspezifischen SAP-Software-Setups ist also, die Software-Nutzungs- und Compliance-Situation der aktuellen ECC-Umgebung genau zu kennen. Auf vertraglicher Seite umfasst das die detaillierte Kenntnis der Legacy-Verträge und die Nutzungsrechte vorhandener Lizenzen.

Lizenzmanagement: Das ist aus technischer Sicht wichtig

Grundsätzlich sind bei der SAP-Lizenzierung für die S/4HANA-Technologie einerseits technische und andererseits vertragliche Kriterien zu unterscheiden. Auf technischer Seite gilt es, die vier primären Säulen einer SAP S/4HANA-Landschaft zu untersuchen:

1. Datenbanken,
2. User,
3. Applikationen und
4. Zugriffe (indirekte Nutzung).

Die SAP-HANA-Datenbank als erster Aspekt ist oft auch der kostenintensivste Teil einer Implementierung. Daher ist es ratsam, bei der Auswahl des richtigen Lizenzmodells pro Datenbanksystem und Tenant (Konto) die jeweiligen Vor- und Nachteile genau zu kennen. Wichtigste Frage dabei: Ist eine HANA Runtime-Lizenz für ein System-Setup ausreichend oder ist eine HANA Enterprise Edition (Full Use)-Lizenz erforderlich, um rechtskonform zu bleiben? 

Als nächstes geht es um die Migration der Nutzer. Der Übergang zu einem völlig neuen, benutzerbasierten Zugriffsmodell mit nur vier S/4HANA-Benutzertypen ist für viele Unternehmen eine große Chance, Einsparpotenziale zu nutzen. Nicht alle SAP-Softwareuser benötigen eine Userlizenz in der S/4HANA-Welt.

Applikationen und Engines in S/4HANA sind weitaus standardisierter und bieten weniger Möglichkeiten, eine S/4-Softwarelandschaft zu individualisieren, als SAP ECC. Die Kunst ist hier, das neue SAP-Softwareportfolio so zu nutzen, dass von Anfang an nur die erforderlichen Funktionalitäten abgedeckt sind. Über die so optimierte Lizenzmetrik und das Lizenzmodell lassen sich immense Kosten sparen. Der indirekte Einsatz von SAP-Software bleibt ein viel beachtetes Thema in der S/4HANA-Welt. Mit steigendem Automatisierungsgrad bei der Softwarenutzung gewinnt es sogar noch stärker an Bedeutung. Die Bewertung und Entscheidung für ein Lizenzierungsmodell, das alle indirekten Nutzungsszenarien abdeckt, hat einen hohen Einfluss auf Kosten und interne Ressourcen.

Mit Beachtung aller vier Aspekte aus der SAP-Lizenzsicht lässt sich ein wichtiges Ziel erreichen: Die neue Lizenzwelt entspricht nach der S/4HANA-Transition der tatsächlichen Nutzung der von Grund auf optimierten und kosteneffizient aufgesetzten Software.

Lizenzmanagement: Das ist aus vertraglicher Sicht wichtig

Auf vertraglicher Seite bietet SAP für die Umrüstung auf S/4HANA zwei Optionen der Lizenzmigration im Vertrag an: Eine Contract Conversion, die einen ganzheitlichen Ansatz für die Konversion verfolgt und einer kompletten Vertragsumwandlung entspricht. Sowie eine Product Conversion, die als Produktumwandlung gestaltet ist. Die Aufgabe ist nun zu identifizieren, welche Option die für ein Unternehmen sinnvollste, kostengünstigste und nachhaltigste ist.

Auf den ersten Blick spricht vieles für die Produktumwandlung, denn hier besteht die Möglichkeit, bestimmte Produkte im bestehenden SAP-Lizenzportfolio und auf ihr jeweiliges SAP S/4HANA-Äquivalent zu übertragen. In diesem Szenario behält der Nutzer alle seine Alt- und Rahmenverträge mit SAP bei. Nutzer konzentrieren sich auf spezifische Lösungen und SAP-Engines, um in der neuen Umgebung Schritt-für-Schritt die Verträge der alten Umgebung technisch nachzubilden. SAP bietet hier Gutschriften für vorhandene Lizenzen an, um dem Nutzer eine kosteneffiziente Migration bestimmter Produkte zu ermöglichen.

Der Charme der Vertragsumwandlung liegt in einem kompletten Neuanfang: Alle Altverträge und -vereinbarungen gehören der Vergangenheit an – zugunsten einer völlig neuen vertraglichen Konstellation. In diesem Szenario werden also alle alten Verträge aufgekündigt und in einen ganzheitlichen SAP S/4HANA-Vertrag migriert. Eine Vertragskonvertierung kann so eine einmalige Gelegenheit bieten, historisch gewachsene und komplexe Lizenzportfolios zu eliminieren und mögliche ungenutzte Lizenzen (Shelfware) zu monetarisieren. Auf der anderen Seite besteht natürlich die Gefahr, wertvolle historische Lizenzen und Nutzungsrechte in seinem Portfolio leichtfertig aufzukündigen.

So kann die SAP-Transformation gelingen

Ohne Zweifel haben sich viele Unternehmen im Rahmen ihrer S/4HANA-Transformation noch keinerlei Gedanken über die kommerzielle Seite dieses Vorhabens gemacht. So werden viele Chancen für Optimierung verspielt und hohe Kosten generiert. Dies will das SAM Services Portfolio von EY verhindern. Vor der Transformation stehen zahlreiche Basisdienste wie beispielsweise die Erstellung einer umfassenden SAP-Lizenzbilanz, sowie Services für Vertragsanalysen und Verhandlungssupport zur Verfügung. Auch während und nach der Transition stehen die Services Unternehmen unterstützend zur Verfügung.