Worauf es bei der „Technical Compliance“ ankommt

Technical Compliance in der Automobilindustrie

Kennzeichnend für Technical Compliance ist ein großes Themenspektrum. Die inhaltlichen Themenfelder, die durch ein technisches Compliance-Management-System berücksichtigt werden sollen, lassen sich nicht pauschal und abschließend auflisten. Die Themenfokussierung und ­gewichtung hängt von der konkreten Branche, der unternehmerischen Zielsetzung und den technischen Produkten selbst ab. Die typischen Anwendungsbereiche in der Automobilindustrie lassen sich grob wie folgt gliedern:

• Produkthaftung und -sicherheit
• Konformität mit der Zertifizierung (z. B. EU-Typgenehmigung) inklusive Kennzeichnung von Produkten
• Emissionsverhalten von Verbrennungsmotoren (Spezialthema der Automobilindustrie)

Im Mittelpunkt der Betrachtung steht das jeweilige technische Produkt, in der Automobilindustrie beispielsweise unterschiedliche Fahrzeuge wie Pkw, Lkw, Busse oder deren Komponenten wie zum Beispiel ein Verbrennungsmotor. Produkthaftung und -sicherheit – oft auch als „Safety-Themen“ zusammengefasst – spielen hier eine wichtige Rolle und sind lange als wesentliche Risikofelder bekannt. Unternehmen haben Ansätze entwickelt, um diesen Risiken zu begegnen.

Die Themenfelder von Technical Compliance gehen jedoch deutlich über diese Aspekte hinaus. Ein wichtiger Themenkomplex ist auch die Zertifizierung. Die Anforderungen an die Produktzertifizierung steigen parallel zur weltweiten Regulierungszunahme. Für die Automobilindustrie von besonderer Bedeutung ist hierbei die Verordnung (EU) 2018/858, die die alte Richtlinie 2007/46/EG abgelöst hat. Basierend darauf kann eine EU-Typgenehmigung für Fahrzeuge, einzelne Systeme, Bauteile oder auch sonstige selbstständige technische Einheiten erteilt werden. Die Verordnung ist anwendbar für Fahrzeuge der Klassen M und N, also auch für schwere Lkw und Busse. Erfasst sind damit die klassischen „On Highway“-Anwendungen, mithin Kraftfahrzeuge, die dazu bestimmt sind, auf öffentlichen Straßen gefahren zu werden.

Zu beachten ist jedoch, dass Verbrennungsmotoren für mobile Maschinen und Geräte, die nicht für den Straßenverkehr bestimmt sind (z. B. Baustellenfahrzeuge), durch die Verordnung (EU) 2016/1628 die EU-Typgenehmigung erhalten. Ein Beispiel: Betrachtet man einen bestimmten Verbrennungsmotor als ein zu genehmigendes Produkt, ist zu beachten, dass ein solcher Motor aus einer Vielzahl kleinerer Bauteile besteht. Diese sind wiederum in den Beschreibungsunterlagen der EU-Typgenehmigung aufgelistet und damit von ihr mit umfasst. Wichtig ist, dass der konkrete Bauzustand des Produkts mit der entsprechenden EU-Typgenehmigung im Einklang steht. Dies gilt auch für sämtliche Bauteile, die in den Beschreibungsunterlagen aufgelistet sind (z. B. Turbolader oder Einspritzdüsen). Werden technische Produkte wie ein bestimmter Verbrennungsmotor nach kostenintensiver Entwicklungsarbeit über mehrere Jahre mit einer bestimmten EU-Typgenehmigung produziert, so müssen auch mögliche Weiterentwicklungen hinsichtlich einzelner Bauteile beobachtet werden.

Hinsichtlich der Überprüfungen durch die Genehmigungsbehörde beziehungsweise durch die beauftragten technischen Dienste ist zu beachten, dass diese nicht nur im Rahmen der Erlangung einer EU-Typgenehmigung erfolgen, sondern sich auf den gesamten Produktionszeitraum des jeweiligen technischen Produkts erstrecken. Diese COP-Prüfungen (Conformity of Production) werden stichprobenartig vorgenommen und müssen exakt nach den anwendbaren Regularien erfolgen. Eine korrekte Zertifizierung technischer Produkte zu erlangen und zu behalten, bedarf etablierter Prozesse.

Technical Compliance: Wie können Risiken mitigiert werden?

Risiken können durch systematische Risikomitigierung mit einem Compliance-Management-System abgemildert werden, genauer gesagt mit einem Technical-Compliance-Management-System (tCMS). Es handelt sich hierbei nicht um eine völlige Neudefinition von bereits bekannten CMS-Konstrukten, sondern um eine Anpassung und spezifische Weiterentwicklung mit dem Ziel, regulatorischen Anforderungen zu begegnen. Als Grundlage für den Aufbau eines solchen tCMS kann, wie auch in anderen Compliance-Bereichen, der Prüfungsstandard IDW PS 980 herangezogen werden.

Selbstverständlich muss ein tCMS seinen eigenen Herausforderungen gerecht werden; deshalb müssen die jeweiligen Elemente des Compliance-Programms systematisch an technische Aspekte angepasst werden. Dies betrifft die Anpassung von entsprechendem Schulungsmaterial und die Abstimmung von Trainingskonzepten auf die jeweiligen Zielgruppen ebenso wie Anpassungen interner Kontrollen im Hinblick auf technische Sachverhalte wie den Produktentwicklungsprozess. Selbst im Bereich der Geschäftspartner-Due-Diligence gilt es, andere Schwerpunkte zu setzen. Ist beispielsweise bereits ein CMS mit Fokus Korruptionsprävention vorhanden, so kann auf diesen Strukturen aufgebaut werden. Bereits etablierte Prozesse in den Entwicklungs- und Homologationsabteilungen sollten geprüft und wenn möglich für die Etablierung eines tCMS nutzbar gemacht werden.

Es ist außerdem notwendig, solide präventive Evaluierungs- und Entscheidungsprozesse für als kritisch erkannte Sachverhalte festzulegen. Hierbei sollte früh im Produktentwicklungsprozess angesetzt werden, um unnötige Verzögerungen und Kosten für die Unternehmen zu vermeiden. Wichtig ist es, unmissverständlich zu definieren, welche technischen Sachverhalte als potenziell problematisch eingestuft werden und in den Prozess einfließen müssen. Die beteiligten Mitarbeitenden müssen entsprechend sensibilisiert werden und Verantwortlichkeiten müssen klar festgelegt sein. Unbedingt erforderlich ist es, die entsprechenden Gremien mit den relevanten Fachleuten aus den jeweiligen Fachbereichen zu besetzen und in den Prozessen eine oder mehrere Eskalationsmöglichkeiten zu etablieren, um bei Bedarf und falls auf den unteren Ebenen keine Entscheidung getroffen werden konnte, auch die Hierarchie bis hin zu den Leitungen der involvierten Fachbereiche (oder gar die entsprechenden Vorstandsressorts) beteiligen zu können. Wie in anderen Compliance-Bereichen auch sollte ein tCMS die Felder „Prevent“, „Detect“ und „Respond“ aus dem bekannten 3-Säulen-Modell ebenfalls abdecken.

Generell gilt: Ein funktionsübergreifender Ansatz ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Kennzeichnend für jegliche Form der Compliance-Arbeit ist ein interdisziplinärer Ansatz, bei dem Mitarbeitende aus unterschiedlichen Fachrichtungen wie etwa dem Engineering, der Homologation/Zertifizierung und dem Rechtsbereich konstruktiv zusammenarbeiten. Dieses Arbeitsmodell gilt noch stärker im Kontext von Technical Compliance. Als ebenso herausfordernd wie bereichernd stellt sich hierbei der Wissensaufbau in allen beteiligten Bereichen dar. Die enge interdisziplinäre Zusammenarbeit und der kontinuierliche Wissensaustausch sind hier ein wesentlicher Erfolgsfaktor und zeichnen ein funktionierendes Technical-Compliance-Management-System aus. Das ist besonders wichtig im Hinblick auf die steigenden regulatorischen Anforderungen und die zu erwartende Diversifizierung der Regulatorik. Ein passgenaues tCMS kann Unternehmen helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu mitigieren.