Wie Prozessautomatisierung die Digitalisierung der Verwaltung vorantreibt

Nach einigen Anlaufschwierigkeiten tut sich in puncto Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung etwas. „Business Intelligence Tools” wie Microsoft Power BI unterstützen dabei.

Überblick

• Die Digitalisierung Deutschlands nimmt auch in der öffentlichen Verwaltung an Fahrt auf.
• Prozessautomatisierung erlaubt die Ersetzung papierbasierter Prozesse durch eine digitale Variante, E-Government-Anwendungen ermöglichen die Online-Kommunikation mit Behörden.
• „Business Intelligence Tools” wie Microsoft Power BI analysieren und visualisieren die dafür benötigten Daten.

Die Digitalisierung Deutschlands ist eines der Schwerpunktthemen der Ampel-Regierung. Bedenkt man den Titel ihres Koalitionsvertrags – „Mehr Fortschritt wagen“ – wundert das nicht. Denn gerade beim digitalen Fortschritt hinkt Deutschland seit Jahren hinterher, die Corona-Pandemie machte die immensen Defizite mehr als deutlich. Andererseits zeigte sie auch, was möglich ist und löste – aufgrund der Kontaktbeschränkungen gezwungenermaßen – einen regelrechten Digitalisierungsschub aus. Plötzlich gab es Home Office, wurde – mal mehr, mal weniger erfolgreich – Home Schooling eingeführt, war es möglich, Behördengänge auch digital zu erledigen. Ende August 2022 stellte Verkehrs- und Digitalminister Volker Wissing die „Digitalstrategie für Deutschland“ vor. Sie soll endlich auch hierzulande den „digitalen Aufbruch“ ermöglichen und das Leben der Menschen konkret verbessern.

Öffentliche Verwaltung: Wunsch nach dem Wandel ist da

Der „Aufbruch“ ist dringend nötig, denn spätestens seit der Corona-Pandemie erwarten die Bürger:innen bei der Nutzung öffentlicher Dienstleistungen ein Qualitäts-, Geschwindigkeits- und Komfortniveau, das dem des privaten Sektors entspricht. Dies offenbarte die alle zwei Jahre im Auftrag der Bundesregierung durchgeführte Lebenslagenbefragung des Statistischen Bundesamtes von 2021. Sie zeigte, dass immer mehr Bürger:innen sowie Unternehmen Formulare digital ausfüllen, online mit Behörden kommunizieren und dies auch in Zukunft vermehrt tun möchten. Nutzerfreundlichkeit und ein möglichst geringer Aufwand sind dabei für sie am wichtigsten. Allerdings machte die Befragung auch deutlich, dass die Zufriedenheit der Nutzenden mit den E-Government-Leistungen im Vergleich zu den Vorjahren stark gesunken ist, was auf eine veränderte Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger zurückgeführt wird. So hätten die ersten Lockdowns gezeigt, wie erleichternd die Nutzung digitaler Angebote sein kann, allerdings sei vor allem im zweiten Coronajahr auch die Diskrepanz zwischen der Digitalisierung der Privatwirtschaft und der Verwaltung deutlich geworden.

Schnellere Bearbeitung, weniger Aufwand

Die Dringlichkeit eines Wandels ist mittlerweile auch im Verwaltungssektor angekommen, denn hier ist die Digitalisierung von Prozessen, die deren Effizienz und die Transparenz erhöhen könnte, mittlerweile ein Schwerpunktthema. „Prozessautomatisierung“ lautet das Zauberwort, wenn es darum geht, papierbasierte Prozesse – beispielsweise solche Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Formularen oder die Erstellung von Berichten – durch eine effizientere digitale Variante zu ersetzen. Neben einer schnelleren Bearbeitungszeit und weniger Aufwand für die Mitarbeiter haben automatisierte Prozesse auch in puncto Fehleranfälligkeit die Nase vorn. Mithilfe von E-Government-Anwendungen können öffentliche Behörden außerdem immer öfter Services wie die Beantragung von Dokumenten oder die Einreichung von Bauanträgen online anbieten. Grundlage all dessen sind die von Behörden gesammelten Daten. Sogenannte Business Intelligence Tools helfen den Behörden dabei, diese Daten zu analyieren, zu visualisieren und sie so besser zu verstehen. Auf Basis dessen können die Behörden dann Entscheidungen treffen und die Effizienz ihrer gesamten Prozesse verbessern.