persona service auf neuen Wegen

Die Branche für Personaldienstleistungen ist in vielerlei Hinsicht eine Welt für sich. Was sie allerdings mit fast jedem anderen Wirtschaftszweig gemein hat, ist der in den letzten Jahren stetig gestiegene Innovationsdruck.

Etablierte Modelle der Arbeitnehmerüberlassung mit ihren lokalen Dreiecksbeziehungen aus Beschäftigten, Personaldienstleistern und Unternehmen finden immer stärker in einem digitalen und standortunabhängigen Personalmarkt statt, der vor allem auf eines gepolt ist: Geschwindigkeit. Der mittlerweile deutlich spürbare Fachkräftemangel verstärkt bestehende Trends zusätzlich.

Druck spüren vor allem die Marktführer der Branche, zu denen mit 17.000 Beschäftigten und circa 740 Millionen Euro Umsatz (2021) in Deutschland zweifelsfrei auch persona service aus dem westfälischen Lüdenscheid gehört. Das Unternehmen befindet sich seit seiner Gründung 1967 in Familienbesitz und hat sich durch eine bewusst wertorientierte Führung, tiefes Know-how und stabile Kundenbeziehungen in allen Bereichen der Wirtschaft aufgebaut. Ein Personaldienstleister der ersten Stunde.

Geschäftsführerin Melanie Vinci will sich auf dem Erfolg der Vergangenheit nicht ausruhen und sieht die Branche vor einem Kodak-Moment. „In der Arbeitnehmerüberlassung werden Kandidatinnen und Kandidaten immer knapper, schnelles und präzises Matching immer wichtiger. Mit Strukturen und Arbeitsweisen von vor 30 Jahren kann man kaum noch mithalten. Deshalb haben wir bewusst auf Erneuerung von innen gesetzt“, sagt sie.

Digital angreifen: vor allem selbst

Vinci kennt das Geschäft Arbeitnehmerüberlassung seit mehr als 20 Jahren und will der absehbaren Disruption der Branche aus einer Position der Stärke heraus begegnen: „Wir sehen strukturelle Veränderungen, eine komplett veränderte Stakeholder-Landschaft. Wir sehen Startups, die mit neuen Ideen und mitunter exzellenten digitalen Lösungen in den Markt drängen. Statt uns aber jetzt vor digitalen Angreifern zu fürchten, wollten wir lieber selbst zu einem werden. EY etventure haben wir an Bord geholt, um genau hierfür die richtigen Impulse zu erhalten“, sagt sie.

Nach ersten gemeinsamen Projekten in den Feldern Digitalstrategie, Vertriebsinnovation und Stärkung des Kerngeschäfts machte persona service im Herbst 2021 ernst in Sachen „Projekt Neuerfindung“. Dafür hat das Unternehmen bewusst eigene Beschäftigte in Vollzeit abgestellt, die sich mit einem Team von EY etventure den großen Zukunftsfragen gewidmet haben. Wie sehen sie aus, die neuen, disruptiven Geschäftsmodelle der Branche? Und wie kann es gelingen, neue, nutzerorientierte Ideen schnell und konkret umzusetzen?

Schnell, konkret, nutzerorientiert

Fragen, die das EY-etventure-Team nicht mit Technologie-Gadgets oder weltmännischer Startup-Sprache beantworten wollte, sondern mit einer Besinnung darauf, was persona service wirklich antreibt: Wertorientierung.

„Der Wert, den persona service stiftet, besteht im Matching. Und Matching findet in der digitalen Ökonomie über Plattformen statt. Mittels Technologie machen digitale Plattformen eine größere Zahl passender Angebote schneller zugänglich – ein Quantensprung für alle, die Angebot und Nachfrage ohne Zwischenschritte zusammenbringen möchten“, sagt Florian Kraus, der bei EY etventure für das Thema Innovation Units und den Aufbau von Corporate Ventures verantwortlich ist.

Der Markt für Personalvermittlung, erzählt Kraus, ähnelt in seiner Struktur anderen Märkten, die von Plattformmodellen bereits disruptiert wurden. „Es gibt viele Beispiele: Dating, Shopping, Auswahl des Energieversorgers. persona service war bereit, sich auf Neues einzulassen und sich an die Spitze dieser Bewegung zu stellen, und hat sich bewusst auf neue Methoden und Arbeitsweisen eingelassen“, sagt er.

Die gemeinsame Idee: persona service entwickelt sich über das klassische Geschäft hinaus, wird „neutraler“ Plattformbetreiber und stellt der gesamten Branche einen digitalen Service zur Verfügung, mit dem Personaldienstleister und ihre Kandidatenpools schnell, digital und präzise mit personalsuchenden Unternehmen zusammenkommen. Aus dem Marktteilnehmer persona service sollte ein Orchestrator werden. Ein radikaler Vorschlag.

Auf dem Weg zu einem „Minimum Viable Product“ (MVP), also einer ersten lebensfähigen Version der avisierten Plattform, arbeitete das Team um Projektleiter Thomas Went von EY etventure vor allem daran, unmittelbar mit Marktteilnehmern zu sprechen und getroffene Annahmen hinsichtlich Nutzerorientierung und Mehrwert mit Fakten und Expertenwissen zu validieren. Löst dieses Modell wirklich die Probleme der Nutzer? Wer ist bereit, wie viel für diesen Service zu bezahlen?

Als Testmarkt bot sich Österreich an. Der Grund: persona service war hier noch nicht tätig, es bestand also keine Konkurrenz zum klassischen Geschäft. Ein freies Feld für das neue Modell, doch zugleich ein Markt, der strukturell dem deutschen Kernmarkt stark ähnelt.

In den ersten Monaten ging es dann um den sogenannten Problem-Solution-Fit. Sprich: Verstehen wir die beiden Nutzerseiten mit ihren Problemen und Wünschen? Berücksichtigt ein Plattformmodell diese Themen ausreichend? „Hierzu haben wir bewusst ergebnisoffene Interviews geführt, sind sehr explorativ vorgegangen und haben uns von echten Nutzern echtes Feedback geholt“, sagt Went.

Fortschritt in Iterationen, den Fokus permanent auf Nutzerbedürfnissen

Ein ausdrücklich schlanker Projektaufbau, permanente Rückkopplung mit Testnutzern, schrittweises Weiterentwickeln eines bewusst unfertigen Produktes: persona service ließ sich darauf ein, jene Arbeitsweisen zu verinnerlichen, mit denen Startups die Branche aufmischen wollen.

„Der klassische Weg in Großkonzernen sieht ja so aus, dass sich eine Projektgruppe ein Jahr lang einschließt, ein Konzept schreibt und es dann, wenn die Sterne gut stehen, ein weiteres Jahr lang ausrollt – nur um dann festzustellen, dass sich die Marktanforderungen schon wieder geändert haben. persona service wollte einen schlankeren, modernen Weg gehen – samt neuer Tools, Techniken und Methoden“, erzählt Went.

Schritt für Schritt hat das zu Spitzenzeiten 15-köpfige, bewusst schlank aufgestellte, interdisziplinäre Projektteam dann Annahmen für einen Business Case formuliert, konkret den „Product-Market-Fit“ erkundet, Szenarien, Geschäftspläne und Vermarktungsmodelle im Detail ausgearbeitet und die Matching-Plattform immer weiter aus- und umgebaut.

All dies geschah  nicht im berüchtigten Kämmerchen, sondern gemeinsam mit dem dezidierten persona-service-Team, im stetigen Austausch mit der Kernorganisation und der Geschäftsführung als Projektsponsor. Der große Vorteil des iterativen Vorgehens: Es war quasi unmöglich, den Nutzerfokus aus den Augen zu verlieren. „Da wir praktisch von Beginn an nutzerzentriert, also mit dem Feedback echter Marktteilnehmer, gearbeitet haben, konnten wir neben dem eigentlichen Funktionsumfang der Software auch gleich den Rumpf des Target Operating Model inklusive der benötigten Fähigkeiten ableiten und aufbauen. Die Geschäftstätigkeit kam so schon mit echten Kunden ins Rollen, bevor wir offiziell ‚live‘ waren“, sagt Went.

Befähigung statt Abhängigkeit

Richtung Sommer 2022 bog das Plattformprojekt auf die vorläufige Zielgrade – für das Team von EY etventure der Moment, etwas für Beratungsgesellschaften eher Untypisches zu tun: nämlich die konkrete technische Umsetzung, den täglichen Betrieb und die anschließende Skalierung nicht an sich zu reißen, sondern schrittweise an persona service zu übergeben, ganz nach dem Prinzip „Befähigung statt Abhängigkeit“.

Das Team von persona service wollte und sollte selbst fähig sein, das neue Plattformmodell zu betreiben – die Website durch das eigene Digital Lab eigenständig umzusetzen. Was das Team von EY etventure dazu  geliefert hat, waren umsetzbarer Softwarecode auf der einen und befähigte Menschen auf der anderen Seite.

„Wir sind immer dann besonders zufrieden, wenn wir im Projektabschluss merken, dass wir nicht mehr gebraucht werden, wenn es uns also gelingt, Unternehmen selbst in die Lage zu versetzen, nutzerzentrische Innovation voranzutreiben. In unserer Arbeit mit persona service war die Befähigung der Kernorganisation daher auch ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das große Ganze, denn wir wollten dafür sorgen, dass das, was rund um das neue Geschäftsmodell entsteht, auch auf den Rest des Unternehmens übertragbar ist – Mindset, Skillset, Toolset“, sagt Florian Kraus.

Innovation und Nutzerzentrierung erlebbar machen

Daher setzte das Enablement-Team von EY etventure auf einen Mix vielfältiger Befähigungsformate: agile Schulungen, co-kreative Workshops zu Kunden- und Kandidatenreise und On-the-job-Mentoring für Mitarbeitende aller Funktionsbereiche und Ebenen von persona service. Das Ziel: Innovationsfähigkeit nicht predigen und diktieren, sondern ein Umfeld schaffen, in dem Innovation möglich und Nutzerzentrierung greifbar wird, so Lead Coach Juliane Berghauser Pont von EY etventure.

In Design-Thinking-Projekten haben interdisziplinäre Teams von persona service selbst Prototypen entwickelt und sich konkreter Herausforderungen des Kerngeschäfts angenommen. Ideen, Erkenntnisse und neu erlernte Methoden konnten  sofort in laufende Projekte eingespeist werden. „Unser gemeinsamer Fokus lag ganz klar darauf, neue Methoden und Arbeitsweisen konkret zu erleben, sie selbst umzusetzen. Von der Energie, die uns bei persona service begegnet ist, bin ich bis heute beeindruckt“, sagt Berghauser Pont.  

Im Juni 2022 dann das große Finale: Die erste Live-Version der Plattform DINOS wurde fertiggestellt und gelauncht. Das verantwortliche Team war bereit für die nächsten Schritte: Betrieb, Skalierung, Weiterentwicklung.

„Willkommen in einer neuen Ära der Zeitarbeit!“, so begrüßt die geschaffene Plattform ihre Nutzer. Sie bietet allen Marktteilnehmern in Österreich eine einfache, schnelle und technologiegetriebene Alternative zum klassischen Modell der Arbeitnehmerüberlassung. Unternehmen auf Personalsuche kommen hier direkt mit Personaldienstleistern zusammen. Der zeitintensive Schritt des manuellen Kandidat-Profil-Matchings entfällt so gut wie komplett. Bezahlt wird per Abo-Modell, nicht auf der Basis einzelner Abschlüsse.

Für persona-service-Chefin Melanie Vinci geht es mit Projekten wie diesem auch darum, neue Impulse für die ganzen Branche zu setzen: „Uns selbst herauszufordern, neue und moderne Lösungen für Menschen und Unternehmen zu entwickeln, ist für uns kein Experiment. Für uns ist das der Weg zu einem neuen Verständnis von Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung. Das ist das Mindset, das uns auch in Zukunft erfolgreich machen wird. Auf diesem Weg hat uns das Team von EY etventure hervorragend beraten, begleitet und befähigt – mit sichtbaren Ergebnissen“, sagt sie.

Lösen struktureller Probleme

Entstanden ist ein Geschäftsmodell, das zahlreiche praktische Probleme der Branche lösen kann. Manuelles Suchen und Finden etwa kostet Zeit und birgt das Risiko erfolgloser Überlassungsvorschläge oder gar vorzeitig beendeter Arbeitnehmerüberlassungen. Die geschaffene Plattform und ihre automatische Matching-Technologie schaffen hier Abhilfe. Hinzu kommt, dass die Personaldienstleister selbst unabhängiger von Entscheidungsprozessen innerhalb der suchenden Unternehmen werden. Wo früher „Lieferpflicht“ bestand und Dienstleister Personal vorhalten mussten, kann nun bedarfsorientiert „just in time“ gehandelt werden.

Überall dort, wo sich Personaldienstleister zuvor in eine breite Anforderungslandschaft von Prozessen und Tools ihrer Kunden einarbeiten mussten, kann das Plattformmodell Zeit dafür schaffen, sich intensiver mit spezifischen Bedarfen der suchenden Unternehmen auseinanderzusetzen.

persona-service-Geschäftsführerin Melanie Vinci: „Als Branche haben wir diese Themen immer recht stoisch hingenommen, weil sie struktureller Natur sind und einzelne Personaldienstleister sie nicht lösen können. Das geschaffene Plattformgeschäftsmodell zeigt aber, dass wir als Branche sehr wohl innovations- und lösungsfähig sind – ein unglaubliches Ergebnis von nicht mal zwei Jahren intensiver Arbeit“.

Intelligente Lösungen gegen den Fachkräftemangel

„Ich bin unglaublich beeindruckt von dem Weg, den persona service in den letzten knapp zwei Jahren gegangen ist. Am Anfang stand der Wunsch, etwas auszuprobieren, um sich in der Welt der digitalen Geschäftsmodelle orientieren zu können. Die Geschäftsführung von persona service war mutig genug, selbst Initiative zu ergreifen und den Wandel des eigenen Unternehmens und der eigenen Branche aktiv zu treiben. Heute ist persona service dahin gehend sehr gut positioniert. Es wird eine Kultur geschaffen, in der die Mitarbeitenden voller Mut und Offenheit die Zukunft gestalten wollen. Dadurch ist persona service in der Lage, den großen Herausforderungen in der Personalüberlassung agil und wertstiftend zu begegnen – für sich selbst, aber auch für die ganze Gesellschaft“, sagt Florian Kraus von EY etventure. 

Das Beispiel von persona service zeigt: Mit innovativen Ideen und Geschäftsmodellen seine eigene Zukunft zu gestalten muss kein qualvoller, jahrelanger Prozess gegen das eigene Kerngeschäft sein. Disruption geschieht überall, aber sie bedeutet keinesfalls das Ende für etablierte Marktteilnehmer, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Offenheit gegenüber neuen Impulsen und der Mut zur schnellen, schnörkellosen Umsetzung.