Ein SKS effizient betreiben – das EY Tax Intelligence Center

Steuerkontrollsysteme (SKS) werden immer populärer, aber die Umsetzung in die Praxis kann sich schwierig gestalten.

Mit der Möglichkeit der begleitenden Kontrolle wurde an teilnehmende Unternehmen die Anforderung zur Etablierung eines Steuerkontrollsystems geschaffen. Wie die Praxis zeigt, nehmen aber auch viele nicht teilnehmende Unternehmen die Chance zur Überprüfung der eigenen steuerlichen Prozesse und Risiken wahr. Neben der Erstellung der Dokumentation für ein SKS oder „SKS light“ (als abgespeckte Variante, sofern man nicht in die begleitende Kontrolle geht) stellt sich oft die Frage, wie man seine Dokumentation in die tägliche Praxis überführt und nutzt. Eine relativ schnelle Variante ist es, Checklisten zu erstellen und Prozessdokumentationen unter den Mitarbeiter:innen zu verteilen, in der Hoffnung, dass diese genutzt werden. Das andere Extrem wäre die vollständige Automatisierung der meisten Prozesse und Kontrollen in Verbindung mit enormen IT-Kosten. Als vernünftigen Mittelweg hat EY das EY Tax Intelligence Center entwickelt.

Einsatzbereich

Das TInC besteht aus mehreren Teilmodulen, um den Mitarbeiter:innen im laufenden Betrieb unterstützend unter die Arme greifen zu können. Kernstück ist das laufende Prozessmanagement mit selbst definierbaren Prozessschritten. Wie unten abgebildet, kann beispielsweise der monatliche Prozess der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) in einzelne Arbeitsschritte zerlegt und beschrieben werden. Der bzw. diezugeordnete Mitarbeiter:in erhält danach monatlich seine/ihre Aufgaben und bestätigt deren Durchführung im TInC. Beispiele für die optimale Nutzung:

• wiederkehrende Meldungen/Erklärungen (UVA, ZM, CbCR-Meldung, KöSt-E …)
• interne/externe Reportingverpflichtungen
• wiederkehrende Kontrollen (monatliche Stichprobenkontrolle, DAC-6-Review …)

Dies sind alles Tätigkeiten, bei denen ein einheitlicher Prozess, der im Zuge der SKS-Erstellung aufgenommen wurde, wiederkehrend abgearbeitet werden soll und die entsprechende Dokumentation samt Fristenwahrung erfolgen muss. Auch der Austausch von Dokumenten mit internen und externen Partner:innen (z. B. Steuerberater:in) ist so möglich und eliminiert durch die integrierte Kommentarfunktion den E-Mail-Verkehr. Auch große Datenmengen können so problemlos geteilt werden (z. B. stellt die Steuerabteilung alle Unterlagen für die Steuererklärung über das TInC bereit). Neben dem Prozessmanagement können weiters einzelne Aufgaben im Kontroll- und Aufgabenmanagement angelegt und mit der optional hinterlegbaren  Risikokontrollmatrix (RKM) verknüpft werden. Somit kann man seine umfangreiche RKM einerseits im TInC warten und andererseits auch direkt mit den angegebenen Kontrollen (Aufgaben und/oder Prozessen) verknüpfen, wenn man dies möchte.

Fragebögen

Speziell für all jene, die von Tochtergesellschaften Informationen abfragen, kann dies über frei definierbare Fragebögen erfolgen, die zentral automatisch konsolidiert und ausgewertet werden können. Der Einsatzbereich geht in diesem Fall natürlich über den Bereich der Steuerabteilung hinaus und kann von anderen Abteilungen genutzt werden.

Zusätzlich können Fragebögen selbstverständlich auch als Checklisten in einem Prozess als Aufgabe eingefügt werden. Die Körperschaftsteuererklärungs-Checkliste wird somit im Tool ausgefüllt und zentral gespeichert, ohne zusätzliche PDFs oder Ausdrucke ablegen zu müssen.

Status der Tax Compliance

Ebenfalls zentral kann per Knopfdruck ausgewertet werden, welche Aufgaben, Prozesse und Fragebögen sich noch innerhalb der Deadlines befinden und wo diese bereits überschritten wurden. In der Zusammenarbeit mit den Betriebsprüfer:innen der begleitenden Kontrolle kann somit jederzeit der aktuelle Status des internen Aufgabenmanagements dargelegt werden.