kto to jest sygnalista?

kto to jest sygnalista? Dyrektywa o ochronie sygnalistów, a postępowania wyjaśniające

Photographic portrait of Jarosław
Jarosław Grzegorz

EY Polska, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, Partner

14 wrz 2022
Powiązane tematy
EY
Forensic & Integrity Services

Jednym z nowych obowiązków nakładanych przez dyrektywę o ochronie sygnalistów jest konieczność prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Sednem tego zagadnienia, a jednocześnie kluczowym wyzwaniem dla spółek i organów zarządczych będzie kwestia wykazania, że przy podejmowaniu działań następczych dochowano należytej staranności. W przeciwnym razie spółka może narażać się na negatywne konsekwencje.

Prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających w firmach stanowią od lat dobrą praktykę rynkową. Wkrótce, na mocy ustawy implementującej wymogi dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, ta dobra praktyka przerodzi się w obowiązek prawny, który będzie pociągał za sobą pewne konsekwencje, m.in.:

  • konieczność wdrożenia właściwego procesu,
  • przypisanie zadań i odpowiedzialności do konkretnych osób i jednostek organizacyjnych,
  • wyposażenie ich w odpowiednie narzędzia oraz
  • sprawowanie nadzoru nad tym wyjątkowo wrażliwym obszarem.

Należyta staranność, a postępowanie wyjaśniające

Niezależnie od podejmowanych wysiłków natury organizacyjnej, zarządy wspierane przez szefów działów prawnych i compliance officerów będą mierzyć się z pytaniem, gdzie zaczyna się, a gdzie kończy należyta staranność w prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

Ten artykuł wchodzi w skład serwisu - Ochrona sygnalistów w praktyce

Jak EY może pomóc

Odpowiedź jest niejednoznaczna, a wyzwania mogą się pojawić już na poziomie formułowania przedmiotowej definicji. Jej brak dodatkowo potęguje wyzwania związane z wewnętrznymi postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi na gruncie polskiego prawa, chociaż nie są one biznesową nowością. Nieznoszący próżni rynek wypracował pewne rozwiązania korzystając przy tym z doświadczeń globalnych podmiotów w tym zakresie. Ich fundamentem wydaje się być amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (ang. FCPA – Foreign Corrupt Practices Act), która akcentuje potrzebę dołożenia należytej staranności na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, a zatem już od momentu przyjęcia zgłoszenia. Zlekceważenie tego problemu może narażać przedsiębiorcę zarówno na ryzyka prawne, jak i reputacyjno-biznesowe.

 

Prywatne podmioty gospodarcze nie dysponują uprawnieniami zarezerwowanymi dla organów ścigania. Niemniej możliwości weryfikacji zgłoszeń ewentualnych naruszeń są dostępne i wystarczająco skuteczne. W szerokim wachlarzu dostępnych narzędzi znajdziemy elementy białego wywiadu, czyli identyfikacji i analizy publicznie dostępnych informacji oraz danych zgromadzonych w systemach spółki takich jak system finansowo-księgowy, zakupowy lub rejestracji czasu pracy, a także weryfikację dokumentów źródłowych, zabezpieczenie i przegląd służbowej komunikacji elektronicznej, niezbędnej w realiach pracy zdalnej czy hybrydowej i rozmowy wyjaśniające prowadzone z potencjalnymi sprawcami.

Podsumowanie

Kiedy osiąga się punkt, w którym można zaprzestać podejmowania dalszych działań zmierzających do wyjaśnienia zgłoszenia? Możemy odwołać się do definicji „należytej staranności” powszechnie stosowanej w domenie compliance. Z tej perspektywy można ją uznać za wyczerpaną, kiedy dołoży się wszelkich starań oraz wypełni obowiązki w stopniu, w jakim inna kompetentna osoba, w podobnych okolicznościach, o podobnym poziomie kompetencji merytorycznych oraz wiedzy na dany moment w czasie, uznałaby za wystarczający.

Kontakt
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

Informacje

Photographic portrait of Jarosław
Jarosław Grzegorz
EY Polska, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, Partner
Doświadczony audytor śledczy wspierający klientów w wykrywaniu i przeciwdziałaniu nadużyciom. Entuzjasta praktycznego podejścia do compliance. Mąż i ojciec dwójki dzieci, miłośnik gór i sportu.
Powiązane tematy
EY
Forensic & Integrity Services

Jak EY może pomóc

Polecane artykuły

Czwarty pakiet sankcji UE wobec Rosji

Unia Europejska, Stany Zjednoczone i Wielka Brytania wprowadzają kolejne pakiety sankcji i ograniczeń dotyczących Rosji i Białorusi.

Igor Schwenk

Kto to jest sygnalista?

Polska jest w gronie państw, w których obowiązek wdrożenia rozwiązań umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości jest uregulowany tylko częściowo. Wynika to np. z ustaw regulujących działalność instytucji finansowych. Wybiórczy charakter regulacji i brak systemowego podejścia do ochrony sygnalistów sprawia jednak, że z ich perspektywy rozwiązania te mogą być postrzegane jako niewystarczające, co nie buduje zaufania do tej instytucji.

Mariusz Witalis + 1

Kto to jest sygnalista?

System compliance powinien być regularnie sprawdzany i dynamicznie dostosowywany do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Obszary uznane przez podmiot dominujący za najistotniejsze, powinny znaleźć odzwierciedlenie w politykach i procedurach obowiązujących w całej grupie, a przede wszystkim, w zapisach Kodeksu Etycznego wyznaczającego wartości i oczekiwane postawy członków organizacji.

EY Polska

    EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.