EY Virtual Compliance Officer (EY VCO)

Tak, EY VCO zostało zaprojektowane, aby pomóc w intuicyjny i przyjazny sposób spełnić firmom wymogi wskazane w Dyrektywie o ochronie sygnalistów oraz lokalnych (krajowych) aktów prawnych implementujących Dyrektywę w poszczególnych krajach.

W zależności od sektora działalności, firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników również mogą być objęte obowiązkami wynikającymi z ustawy. Dotyczy to przedsiębiorstw z sektora usług finansowych, ale poszczególne państwa członkowskie mogą zdecydować o objęciu nowymi obowiązkami także inne przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę charakter ich działalności i związany z tym poziom ryzyka, szczególnie dla środowiska i zdrowia publicznego.

Wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości warto rozważyć także niezależnie od zapisów ustawy. Dzięki takiemu systemowi firma ma m.in. istotnie większe szanse na efektywne wykrywanie nieprawidłowości i ograniczanie potencjalnych, wynikających z nich strat.

Posiadanie efektywnego systemu dla sygnalistów może być także elementem budowania przewagi konkurencyjnej, nierzadko jest także warunkiem niezbędnym dla nawiązania współpracy z partnerami biznesowymi.

Tak, EY VCO umożliwia bezpośrednią komunikację poprzez poufny kanał do zgłaszania nieprawidłowości, dostępny całą dobę dla pracowników i osób zewnętrznych. Sygnalista chcący zachować anonimowość otrzymuje unikalny token, pozwalający mu na komunikację dotyczącą zgłoszenia. Dzięki temu rozwiązaniu firma zyskuje możliwość komunikacji z anonimowym sygnalistą, a więc przesłania dodatkowych pytań, uzyskania uzupełniających informacji o zgłoszeniu, otrzymania lub wysłania dokumentów, jak również spełnienia obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty wynikających z Dyrektywy i ustawy.

Przede wszystkim jest to jeden z podstawowych obowiązków nakładanych przez  ustawę o ochronie sygnalistów. Ponadto zapewnienie takiego kanału zwiększa zaufanie sygnalistów do firmy, a zatem prawdopodobieństwo, że taka osoba poinformuje o nieprawidłowości za pośrednictwem wewnętrznych kanałów, a nie poprzez zgłoszenie zewnętrzne bądź ujawnienie publiczne (do czego zgodnie z ustawą ma prawo). Dzięki temu firma ma szanse szybciej zareagować na zgłoszenie i ograniczyć potencjalne straty finansowe i reputacyjne.

Tak, zespół EY Forensics świadczy szeroki zakres usług obejmujących m.in.: identyfikację i ocenę ryzyka braku zgodności, opracowanie systemów zarządzania zgodnością, wsparcie w analizie zgłoszeń oraz kompleksowe wsparcie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających (uwzględniające: analizę procesów, rozmowy wyjaśniające, śledczą analizę danych, usługi informatyki śledczej – eDiscovery, biały wywiad, itp.).

Tak, jest to możliwe, ponieważ EY VCO jest rozwiązaniem modułowym. Wdrażając repozytorium dokumentów EY VCO, firma zyskuje m.in. możliwość intuicyjnego udostępniania dokumentów (np. regulacji wewnętrznych) i zarządzania procesem zbierania potwierdzeń zapoznania się z nimi od pracowników i partnerów biznesowych.

Zespół EY Forensics posiada bogate doświadczenie w przeprowadzaniu audytów systemów compliance. W zależności od potrzeb, nasza usługa może obejmować m.in. identyfikację i ocenę ryzyka braku zgodności, aktualizację procedur oraz szkolenia i komunikację z tego zakresu. 

Czas wdrożenia narzędzia zależy od zakresu dostosowania EY VCO do potrzeb klienta, liczby użytkowników i innych indywidualnych ustaleń. Przeciętny czas wdrożenia wynosi 5-10 dni roboczych. Samo wdrożenie jest bezpłatne, klient nie ponosi opłat innych niż koszt subskrypcji EY VCO.

Tak, EY VCO można dostosować do potrzeb organizacji zarówno w zakresie procesu zgłaszania nieprawidłowości, jak i identyfikacji wizualnej. Przykładowo, klient może dostosować treść formularza zgłaszania nieprawidłowości, tak aby jak najlepiej odpowiadał możliwym ryzykom i strukturze firmy, a w warstwie graficznej na stronie powitalnej może dodać własną grafikę oraz logo firmy.

Koszt zakupu VCO zależy m.in. od ilości wprowadzanych na życzenie klienta zmian, liczby wersji językowych (obecnie możliwa obsługa 13 języków), liczby osobnych kanałów zgłaszania (w przypadku grup kapitałowych) a także innych indywidualnych ustaleń. 

Oferta zawierająca pełną wycenę kosztów przekazywana jest na życzenie klienta i zazwyczaj poprzedzona jest spotkaniem demonstracyjnym. Zapraszamy do kontaktu.

Umów się na sesję demonstracyjną

Wsparcie zespołu EY Forensics w takiej sytuacji może obejmować zarówno wstępną ocenę zgłoszenia nieprawidłowości, propozycję plan postępowania wyjaśniającego, jak i wsparcie w jego przeprowadzaniu (w tym: przegląd procesów, profesjonalne rozmowy wyjaśniające, śledczą analizę danych, usługi e-Discovery itp.).

Wybierając rozwiązanie EY VCO klient zyskuje nie tylko możliwość skorzystania z efektywnego systemu dla sygnalistów opracowanego przez ekspertów EY, spełniającego globalne standardy jakości i bezpieczeństwa, ale również możliwość skorzystania ze wsparcia i wiedzy największego i najbardziej doświadczonego w Europie Środkowo-Wschodniej zespołu zajmującego się zarządzaniem ryzykiem nadużyć. Zespół EY Forensics dysponuje unikalnymi kompetencjami i doświadczeniem w realizacji projektów compliance oraz audytów dochodzeniowych w Polsce i w regionie.