Ochrona sygnalistów (whistleblowing)

Obowiązki wynikające z wymogów dotyczących ochrony sygnalistów to m.in.:

• Ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (skonsultowanego ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników).
• Uruchomienie bezpiecznych kanałów do przyjmowania zgłoszeń (w tym od stron trzecich, np. dostawców).
• Zapewnienie poufności danych ze zgłoszenia.
• Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni oraz przekazanie informacji zwrotnej w ciągu 3 miesięcy.
• Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi, w tym m.in. zwolnieniem, degradacją, przeniesieniem i innymi.
• Dochowanie należytej staranności przy prowadzeniu postępowań wyjaśniających i innych działań następczych podejmowanych przez bezstronną osobę lub dział.
• Zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Polska ustawa definiuje, że podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej (rozumianej zgodnie z definicją UOKiK) mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. W praktyce oznacza to, że w grupie kapitałowej:

• będzie mogła obowiązywać wspólna procedura zgłoszeń wewnętrznych stosowana we wszystkich spółkach tej grupy,
• będzie można wyznaczyć wspólny podmiot do przyjmowania zgłoszeń,
• nie będzie możliwe jednak powierzenie wspólnemu podmiotowi prowadzenia postępowań wyjaśniających (tzw. działań następczych), gdyż dochowanie należytej staranności w podejmowanych działaniach pozostanie obowiązkiem indywidualnych podmiotów.

Przyjęte rozwiązania powinny spełniać wymogi w zakresie ochrony danych osobowych czy uwzględniać bezpieczeństwo IT, poufność, a także przepisy prawa pracy i innych regulacji. 

W praktyce przeprowadzając postępowanie wyjaśniające, warto brać po uwagę m.in.:

• Właściwą sekwencję działań (w tym między innymi: zabezpieczenia dowodów elektronicznych, prowadzenie rozmów wyjaśniających, przeglądu dokumentacji i prowadzenie analiz, pozyskiwanie informacji z otwartych źródeł (OSINT));
• Możliwe konsekwencje prawne zdarzeń wskazanych w zgłoszeniu (w tym uwzględnić inne przepisy, które będą miały wpływ na proces).

Sygnalista otrzyma nie tylko szeroką ochronę, ale także prawo wyboru jakim kanałem dokona zgłoszenia. Będzie miał możliwość zgłoszenia naruszeń wewnątrz firmy i na zewnątrz organizacji (do wyznaczonego organu lub w specyficznych okolicznościach do mediów).

W Polsce rolę kanału zewnętrznego będzie realizował Rzecznik Praw Obywatelskich, dodatkowo otrzyma on funkcje punktu informacyjnego. Poziom ochrony ma być taki sam, niezależnie od sposobu zgłaszania.

Ochrona sygnalistów oznacza, że w ramach działań odwetowych nie wolno m.in.:

• odmówić nawiązania, wypowiedzieć lub rozwiązać bez wypowiedzenia stosunku pracy; 
• nie zawrzeć umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
• nie zawrzeć kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawrzeć umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżyć wysokości wynagrodzenia za pracę; 
• wstrzymać lub pominąć przy awansie; 
• pominąć przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżyć wysokości tych świadczeń;
• przenieść na niższe stanowisko pracy; 
• zawiesić w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; 
• przekazać innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty; 
• zmienić na niekorzyść miejsce wykonywania pracy lub rozkład czasu pracy; 
• wystawić negatywnej opinii o pracy lub jej wynikach; 
• nałożyć lub zastosować innego środka dyscyplinarnego, w tym m.in. kary finansowej
• stosować przymus, zastraszać lub wykluczać; 
• stosować mobbing i/lub dyskryminację czy niekorzystnie lub niesprawiedliwie  traktować; 
• wstrzymać udział lub pomijać przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe.
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania; 
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego; 
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; 
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Ryzyko pojawienia się nieprawidłowości  dotyczy praktycznie każdego podmiotu poprzez uwzględnienie uniwersalnych i branżowych obszarów zgłoszeń naruszeń.

Prawo wyznacza jaki rodzaj zgłaszanych nieprawidłowości daje prawo do ochrony przed działaniami odwetowymi, ale pozostawia podmiotom także możliwość rozszerzania katalogu o inne rodzaje naruszeń oraz obszary wynikające z regulacji wewnętrznych, ryzyka czy standardów etycznych obowiązujących w organizacji.

Jako wersję minimum podmioty muszą przyjąć ochronę sygnalistów w przypadku zgłoszeń z obszarów:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16.  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17.  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–17.

W ustawie o ochronie sygnalistów zdefiniowane zostały sankcje karne za:

• nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności, w odniesieniu do tożsamości sygnalistów oraz osób, których dotyczy zgłoszenie,
• wszelkie utrudnienia w dokonywaniu zgłoszeń,
• podjęcie działań odwetowych i wszczęcie uciążliwych postępowań wobec sygnalistów. 

Podmioty obawiają się zalania zgłoszeniami naruszeń od osób, które działają w złej wierze. Odpowiedzią jest zapis z ustawy, który uwzględnia tego typu sytuacje i tak art. 57 brzmi:

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.

Sygnalistą może zostać nie tylko pracownik, ale znacznie szersze grono osób mających podejrzenia lub wiedzę na temat naruszeń w związku z wykonywaną pracą.

Status sygnalisty może otrzymać:

• pracownik lub pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik; 
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 
• stażysta; 
• wolontariusz; 
• praktykant; 
• funkcjonariusz oraz żołnierz w rozumieniu odpowiednich ustaw.

Przeprowadzenie szkoleń wspierających skuteczną adaptację regulacji o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, obejmujących:

• 1,5-godzinny warsztat (uwzględniający odpowiedzi na pytania nurtujące Klienta) z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za proces, w wyniku którego powstaną ostateczne wersje procedur oraz
• kompleksowe 1,5-godzinne szkolenia ( poruszające zagadnienia realizowanego projektu, w tym praktyczny wymiar ochrony sygnalistów, ochronę ich tożsamości oraz przeciwdziałanie działaniom odwetowym.

Przekazanie merytorycznych materiałów pomocnych w budowaniu świadomości wdrożonych zmian w organizacji, tj.:

• przystępne, jednostronicowe instrukcje skierowane do personelu, podsumowujące główne aspekty procedur oraz uwzględniające praktyczne przykłady z życia codziennego;
• materiał merytoryczny do szkolenia on-line skierowany do personelu wraz praktycznym quizem;
• wsparcie w komunikacji zewnętrznej, poprzez przygotowanie materiału informacyjnego skierowanego do kontrahentów klienta.

1. Konfiguracja

• dostosowanie systemu EY VCO zgodnie z wymaganiami (m.in. elementy wizualne, polityka prywatności, formularz dla sygnalistów).
• implementacja systemu w chmurze (pod indywidualnym adresem w domenie vco.ey.com).
• przekazanie Klientowi dostępu do aplikacji wraz ze wsparciem EY na żądanie.

2. Uruchomienie kanału zgłoszeniowego dla sygnalistów

• aplikacja online (dostępny poprzez przeglądarkę na komputerach i urządzeniach mobilnych)
• możliwość wprowadzania i zarządzanie zgłoszeniami otrzymanymi innymi kanałami (w tym ustnie).
• przypomnienia m.in. o przekazaniu informacji zwrotnej sygnaliście.
• możliwość dialogu z sygnalistą (także anonimowym).

3. Udostępnienie możliwości monitorowania zgłoszeń

• monitoring zgłoszeń i powiadomienia dla administratorów systemu
• ustawianie m.in. priorytetów i statusu zgłoszeń,
• komunikacja wewnątrz zespołu za pośrednictwem chatu w aplikacji
• anonimizacja i retencja zgłoszeń zgodna z RODO i projektowaną ustawą.

4. Zapewnienie łatwości w zarządzaniu zgłoszeniami

• zestaw narzędzi ułatwiający prowadzenie postępowań wyjaśniających (m.in. e-teczka sprawy pozwalająca na dodawanie plików i notatek).
• nadawanie dostępów (w tym w oparciu o automatyczne reguły), przypisywania odpowiedzialności
• wsparcie w postaci Inteligentnego Repozytorium regulacji wewnętrznych (niezależna funkcjonalność EY VCO).
• (on demand) wsparcie EY w analizie zgłoszenia i prowadzeniu postępowania (w tym m.in. rozmów wyjaśniających, śledczej analizie danych, analizie dowodów elektronicznych eDiscovery oraz innych)

• w ciągu 24 godzin przedstawiamy wstępną ocenę zgłoszenia,
• w ciągu 72 godzin prezentujemy plan działań,
• przeprowadzamy kompleksowe postępowanie wyjaśniające,
• zapewniamy efektywność kosztową – brak opłaty abonamentowej.