Miejsce pracy w umowie o pracę – jak określić?

Artykuł ten wskazuje, iż umowa powinna zawierać w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
  a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
  b) w przypadkach określonych w Kodeksie pracy okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, a także postanowienie o wydłużeniu umowy;
• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Oznacza to więc, że miejsce pracy w umowie o pracę jest jednym z jej fundamentalnych warunków, określających lokalizację wykonywania powierzonych obowiązków pracowniczych. Precyzyjne określenie tego miejsca ma wpływ na szereg aspektów organizacyjnych.

Dla pracodawcy precyzja w określeniu miejsca pracy ma kluczowe znaczenie dla planowania zasobów ludzkich, organizacji pracy oraz zarządzania zespołem. Umożliwia to efektywne przydzielanie zadań i optymalizację procesów. W umowach, które przewidują pracę w różnych lokalizacjach, dla zapewnienia bezpieczeństwa niezbędne jest dokładne określenie warunków zmiany miejsca pracy.

Jak precyzyjnie określić w umowie miejsce wykonywania pracy?

Istniejące prawo pracy nie określa precyzyjnie, co dokładnie rozumie się poprzez miejsce wykonywania pracy. Żaden artykuł nie ustala także, w jaki sposób miejsce to ma być określone w umowie, co pozwala na dużą elastyczność. Sytuacja ta prowadzić może więc do wielu sporów.

Przyjęło się, że miejsce pracy określone w umowie o pracę powinno odzwierciedlać rzeczywiste miejsce, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki. Zdarza się jednak, zwłaszcza z udziałem pracowników, których praca wymaga obecności na dużych obszarach, że zapisy umowne znacząco różnią się od faktycznych warunków – np. w wyjątkowych przypadkach, gdy pracownicy wykonują „niestandardowy” zakres obowiązków.

Miejsce wykonywania pracy może:

• być określone jako konkretny, stacjonarny punkt,
• obejmować większy obszar geograficzny,
• być zdefiniowane jako „zmienne” lub „mobilne”.

Praca zdalna – jak zdefiniować miejsce wykonywania pracy?

Po pandemii COVID-19 praca zdalna dla wielu organizacji stała się nie tylko popularną formą zatrudnienia, lecz także koniecznością. Dlatego też definiowanie miejsca wykonywania pracy w kontekście home office wymaga szczególnego podejścia, tak aby zapewnić jasność, zgodność z przepisami prawa pracy oraz ochronę interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Zasady wykonywania pracy zdalnej unormowano w przepisach Kodeksu pracy. Poszczególne kwestie związane z organizowaniem tejże pracy omówiono w art. 67(18)–67(34) k.p., które weszły w życie dopiero w 2023 r. Tak oto miejsce wykonywania pracy zdalnej może być całościowo lub częściowo pokryte z adresem zamieszkania pracownika. Miejsce wykonywania pracy określone w umowie powinno jednak zostać wcześniej uzgodnione z pracodawcą. Więcej o home office przeczytasz w artykule: Praca zdalna – nowe przepisy prawne. Co warto wiedzieć?.

Miejsce świadczenia pracy – kluczowe aspekty prawne

Artykuł 775 § 1 k.p. wskazuje, że pracownikowi, który wykonuje zadanie służbowe poza wskazaną miejscowością lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

O świadczeniach i pracy zdalnej przeczytasz w artykule: Praca zdalna i świadczenia dla pracowników a rozliczenie PIT i ZUS.

Artykuł 29 k.p. nie wymaga, aby strony uzgodniły wyłącznie jeden adres świadczenia pracy. Oznacza to, że w umowie nie trzeba wskazywać lokalu lub konkretnego pomieszczenia, które wiązałyby się ze stałym adresem. Potwierdził to wyrok Sądu Najwyższego z 2008 r. (19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07), jak i to, że wyrażenie „miejsce wykonywania pracy” (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.) jest szersze niż zakres nazwy „stałe miejsce pracy” (art. 775 § 1 k.p.).

Co ważne, sposób określenia miejsca wykonywania pracy musi być powiązany z rodzajem pracy (por. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36).

Ruchome miejsce wykonywania pracy – jak to regulować w umowie?

Poprzez „ruchome miejsce pracy” rozumie się każde miejsce, w którym pracownik może świadczyć pracę przez dłuższy, stały czas. Okoliczność ta dotyczy pracowników, których specyfika zawodu zmienia się ze względu na np. realizowany projekt.

W takiej sytuacji należy określić zakres geograficzny, w którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki, a także wymienić postanowienia dotyczące procedury zmiany miejsca pracy. W umowie należy także wskazać wymóg informowania pracownika o nowym miejscu oraz terminie wykonywania obowiązków.

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj artykuł: Transgraniczna praca zdalna z ułatwieniami.

Związek między miejscem wykonywania pracy a siedzibą pracodawcy

Miejsce wykonywania pracy a siedziba pracodawcy to dwa pojęcia, które w praktyce zawodowej często są ze sobą powiązane. Niemniej jednak rozwój technologii oraz zmieniające się potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawców sprawiają, że niezwykle ważne jest rozróżnienie tych dwóch pojęć.

W tradycyjnym modelu miejsce wykonywania pracy często pokrywa się z siedzibą pracodawcy. Pracownicy przybywają do konkretnego miejsca – biura, zakładu produkcyjnego, sklepu – gdzie wykonują swoje obowiązki. Taka organizacja pracy ułatwia bezpośredni nadzór, komunikację w zespole oraz integrację pracowników.

W niektórych branżach, np. w doradztwie czy marketingu, pracownicy mogą być zobowiązani do pracy w różnych lokalizacjach, niezwiązanych bezpośrednio z siedzibą pracodawcy. Ten może określić ruchome miejsce wykonywania pracy, co wiąże się z koniecznością zapewnienia wsparcia logistycznego oraz regulacji dotyczących czasu pracy i kosztów podróży.