Transgraniczna praca zdalna z ułatwieniami

Dotychczasowa rzeczywistość prawna

Właściwe przepisy w zakresie zabezpieczenia społecznego wywodzą się z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Podstawową zasadą koordynacji zabezpieczenia społecznego na terytorium UE jest zasada podlegania pod ustawodawstwo wyłącznie jednego państwa członkowskiego UE. Ponadto, zgodnie z ogólną zasadą, osoba wykonująca w kraju członkowskim pracę najemną podlega ustawodawstwu tego państwa.

Aby uniknąć komplikacji, rozporządzenie doprecyzowuje również zasady szczególne, w tym te dotyczące wykonywania pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE. A to te zasady regulują właściwe ustawodawstwo w przypadku transgranicznej pracy zdalnej lub workation na terenie UE. Zgodnie z treścią art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim.

Za znaczną część pracy najemnej uważa się znaczną pod względem ilościowym część pracy. Przy czym nie musi to być największa jej część. Decyduje o tym jedno z dwóch kryteriów – czas pracy lub wynagrodzenie. Jeśli co najmniej 25 proc. czasu pracy lub wynagrodzenia pracownika przypada na dany kraj, oznacza to, że w tym kraju wykonywana jest znaczna część pracy.

Powyższe oznacza, że jeśli transgraniczna praca zdalna wykonywana z kraju miejsca zamieszkania wynosi więcej niż 25 proc. np. średnio dwa dni w tygodniu (40 proc. czasu), to znaczna część pracy wykonywana jest w tym kraju miejsca zamieszkania. Co za tym idzie – pracownik podlega pod ustawodawstwo kraju, w którym ma miejsce zamieszkania, a nie kraju, w którym siedzibę ma jego pracodawca i w którym pracownik pracuje przez pozostały czas pracy.

PRZYKŁADY

• Pracownik A zawarł umowę o pracę z niemiecką firmą. Wykonuje pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania w Polsce przez 40 proc. swojego czasu pracy i pracuje przez 60 proc. swojego czasu w Niemczech w siedzibie pracodawcy. Zgodnie z opisaną zasadą, właściwym dla pracownika A ustawodawstwem jest ustawodawstwo Polskie. Zatem niemiecki pracodawca powinien w Polsce opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od zawartej z pracownikiem niemieckiej umowy o pracę.
• Pracownik B zawarł umowę o pracę z niemiecką firmą. Pracownik wykonuje pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania w Polsce przez 20 proc. swojego czasu pracy i pracuje przez 80 proc. swojego czasu w Niemczech w siedzibie pracodawcy. Z uwagi na fakt, iż pracownik nie wykonuje znacznej części pracy z Polski, właściwym ustawodawstwem jest nadal ustawodawstwo kraju siedziby pracodawcy, tj. niemieckie. Niemiecki pracodawca musi więc opłacać składki na ubezpieczenia społeczne wynikające z umowy z pracownikiem w Niemczech. 

Zatem w świetle zasad wynikających z rozporządzenia, jakakolwiek transgraniczna praca zdalna z kraju zamieszkania, której wymiar przekraczał 25 proc. łącznego czasu pracy lub wynagrodzenia, skutkowała już komplikacjami w zakresie właściwych przepisów dotyczących zabezpieczenia społecznego UE i kraju, do którego pracodawca powinien odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne.

Aby niejako odpowiedzieć na wyzwania związane z transgraniczną pracą zdalną, od 1 czerwca 2022 r. do 30 czerwca 2023 r. obowiązywał tzw. okres przejściowy wprowadzony przez UE. W tym czasie istniała możliwość stosowania w zakresie zabezpieczenia społecznego ustawodawstwa państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. To stanowiło odstępstwo od ww. standardowej zasady stosowania ustawodawstwa państwa zamieszkania.

Nowa umowa ramowa

W związku z tym, że upłynął okres przejściowy, opracowano nową umowę ramową Unii Europejskiej dotyczącą zabezpieczenia społecznego w przypadku transgranicznej pracy zdalnej.

Umowa ta przewiduje, że w przypadku wykonywania transgranicznej pracy zdalnej ustawodawstwo dotyczące zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego zarejestrowanej siedziby pracodawcy nadal będzie miało zastosowanie, pod warunkiem że praca zdalna w państwie zamieszkania wynosi mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Stanowi to zatem znaczące zwiększenie możliwości transgranicznej pracy zdalnej z kraju zamieszkania i przesuwa limit łącznego czasu pracy z 25 do 49,99 proc. Umożliwi to m.in. swobodną pracę zdalną np. w poniedziałki i piątki.

Umowa weszła w życie 1 lipca 2023 r., a Polska podpisała ją 29 czerwca 2023 r.

Adresaci rozwiązań

Zgodnie z umową ustawodawstwo dotyczące zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, będzie nadal miało zastosowanie (pod warunkiem wyraźnego wniosku o zawarcie umowy na mocy art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004) w stosunku do pracowników:

• zatrudnionych tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie członkowskim),
• którzy zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba ich pracodawcy i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania, oraz
• w przypadku, gdy spełnione są oba powyższe warunki, dla których transgraniczna praca zdalna w państwie zamieszkania stanowi mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Zastosowanie nowych zasad zgodnych z umową ramową nie jest obligatoryjne. Stanowi jedynie wybór, na który pracodawca i pracownik mogą się zdecydować.

Znaczenie dla pracowników

Umowa ramowa ma zastosowanie wyłącznie do osób, których państwo zamieszkania i państwo, w którym siedzibę ma pracodawca, są państwami-sygnatariuszami niniejszej umowy.

Osoby pracujące zdalnie, które spełniają warunki umowy ramowej, mogą pracę zdalną wykonywać w wymiarze do 50 proc. swojego czasu pracy w kraju zamieszkania bez ryzyka, że zaczną podlegać pod ubezpieczenia społeczne w kraju zamieszkania.

Porozumienie ramowe obejmuje wyłącznie osoby, które:

- zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba ich pracodawcy i wykonują pracę zdalną w państwie zamieszkania, oraz

- nie wykonują tam innej działalności niż praca zdalna.

PRZYKŁADY

• Pracownik A wykonuje pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania w Belgii przez 40 proc. swojego czasu pracy oraz z Holandii przez 60 proc. swojego czasu dla pracodawcy, który ma swoją siedzibę w Niemczech. Ponieważ pracownik A pracuje poza państwem-sygnatariuszem, w którym znajduje się siedziba jego pracodawcy (ustawowa siedziba lub miejsce prowadzenia działalności), umowa ramowa nie ma zastosowania.
• Pracownik B wykonuje pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania w Niemczech przez 40 proc. swojego czasu pracy i pracuje przez 60 proc. swojego czasu w Austrii w siedzibie pracodawcy. Pod warunkiem, że zarówno Niemcy, jak i Austria są państwami-sygnatariuszami a są sygnatariuszami, można wnioskować o zastosowanie wspomnianego porozumienia ramowego, co skutkuje zastosowaniem umowy ramowej (co z kolei skutkuje zastosowaniem ustawodawstwa austriackiego).

Sygnatariusze umowy ramowej

Do tej pory umowę podpisało 18 państw (w tym Polska), a kolejne trzy zobowiązały się do jej podpisania. Państwa, które zdążyły ją już podpisać to Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Hiszpania, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Szwecja, Szwajcaria, Słowacja.

Zatem, umowę podpisały wszystkie sąsiadujące z Polską państwa UE/EOG. Podpisania umowy ramowej odmówiła natomiast Wielka Brytania.

Pomysłodawcami zawarcia umowy ramowej były kraje Beneluxu, w których transgraniczna praca zdalna stanowi codzienność, stąd Belgia działa jako depozytariusz porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach transgranicznej pracy zdalnej, a więc państwo, które przechowuje oryginał umowy oraz informuje pozostałe państwa o zmianach dotyczących tej umowy, w szczególności o nowych państwach które do niej przystąpiły.  

Stosowanie umowy ramowej

Co do zasady umowa ramowa ma być stosowana w odniesieniu do przyszłych sytuacji, a zatem nie wywołuje żadnych skutków przed datą jej wejścia w życie.

Aby skorzystać z umowy ramowej, pracodawca lub pracownik muszą złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1. Z nielicznymi wyjątkami wniosek o wydanie zaświadczenia A1 z mocą wsteczną zgodnie z umową ramową zostanie odrzucony. Wyłącznie w okresie przejściowym trwającym do 30 czerwca 2024 r. wnioski o wydanie A1 będę mogły składane za okres do 12 miesięcy wstecz. 

Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 w ramach umowy należy złożyć w urzędzie kraju pracodawcy. Organy w kraju pracodawcy wystawią zaświadczenie A1 po spełnieniu warunków wynikających z umowy ramowej i poinformują w ramach procedury o swojej decyzji kraj zamieszkania pracownika.

Zaświadczenie A1 będzie wydawane jednorazowo na maksymalnie trzy lata. Odnowienie zaświadczenia A1 należy należycie złożyć w tych samych ścisłych terminach, co pierwsze zaświadczenie A1.