EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Jak EY może pomóc
-
Prawo dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń, wdrożenie mechanizmów praktycznie chroniących sygnalistów przed odwetem oraz wypracowanie zasad rozpatrywania zgłoszeń w ściśle określonych terminach. Sprawdź jak możemy pomóc w dostosowaniu firmy do nowych przepisów.
Przeczytaj więcej -
Wspieramy firmy w prowadzeniu etycznego biznesu budując systemy compliance oraz wdrażając narzędzia i mechanizmy sprzyjające zarządzaniu zgodnością.
Przeczytaj więcej -
Dowiedz się jak EY Virtual Compliance Officer może wesprzeć pracę działu compliance w Twojej organizacji.
Przeczytaj więcej
Z perspektywy organizacji wszystkie te domeny staną się widoczne dopiero kiedy zostaną podkreślone tonem płynącym z góry, np. w formie szerokiej komunikacji o podjętych decyzjach i działaniach. Ważne, by standardy wyznaczone przez zarząd nie pozostały jedynie deklaracjami i były poparte praktyką i konsekwencją, ponieważ – parafrazując klasyka Romana Ingardena – „słowa rzucane na wiatr są jak kamienie, o które inni się potykają”. Potwierdzają to badania empiryczne.
Z najnowszej edycji Światowego Badania Uczciwości w Biznesie 2022 wynika, że rośnie dysproporcja pomiędzy deklaracjami, a rzeczywistym postępowaniem w tym obszarze. Szczególnie widać wzrost poziomu tolerancji dla zachowań nieetycznych wśród najwyższej kadry kierowniczej. Globalnie ponad czterech na dziesięciu ankietowanych członków zarządu (42%) zgadza się, że nieetyczne zachowanie menedżerów wyższego szczebla lub pracowników osiągających wysokie wyniki jest tolerowane w ich organizacjach (wzrost z 34% w 2020 r.). Również większy odsetek członków zarządu (34%, w porównaniu do 25% w 2020 r.) zgadza się, że omijanie reguł biznesowych w ich firmach stało się łatwiejsze w czasie pandemii.
Takie wyniki mogą sugerować, że z praktycznego punktu widzenia zapewnienie zgodności deklaracji z realnymi działaniami może być jednym z trudniejszych wyzwań, które determinują zaufanie do wewnętrznego systemu raportowania możliwych naruszeń.
Kluczowe zadania i odpowiedzialność w ramach procesów zgłaszania i rozpatrywania potencjalnych naruszeń zaraportowanych przez sygnalistów
FUNKCJA oraz ZADANIA I ODPOWIEDZIALNOŚCI
Rada Nadzorcza
nadzór nad realizacją obowiązków wynikających z dyrektywy o ochronie sygnalistów
Zarząd
wyznaczanie i manifestowanie przyjętego standardu „tonu płynącego z góry”, w tym w kontekście zakazu działań odwetowych skierowanych przeciwko sygnalistom
wyznaczenie osoby / jednostki odpowiedzialnej za realizację procesów zgłaszania i rozpatrywanie potencjalnych naruszeń; zapewnienie jej niezależności i prawa do poufności prowadzonych postępowań wyjaśniających
zapewnienie wystarczających środków, narzędzi i kompetencji umożliwiających skuteczną realizację wymogów dyrektywy o ochronie sygnalistów
udostępnienie wewnątrz i na zewnątrz organizacji kanałów raportowania
udostępnienie listy instytucji zewnętrznych, do których sygnaliści mogą zgłosić potencjalne naruszenie
podejmowanie decyzji w oparciu o ustalenia postępowań wyjaśniających
informacja do rady nadzorczej
Compliance
opracowanie procedur i instrukcji odnośnie do procesów zgłaszania i rozpatrywania potencjalnych naruszeń zgodnych z wymogami dyrektywy o ochronie sygnalistów
promowanie wiedzy na temat zgłaszania możliwych naruszeń oraz zasad ich rozpatrywania wewnątrz organizacji; szkolenia i komunikacja członków organizacji; komunikacja do zewnętrznych partnerów biznesowych
przyjmowanie i obsługa zgłoszonych przypadków potencjalnych naruszeń, komunikacja z sygnalistami; obsługa kanałów raportowania
rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów; komunikacja z sygnalistami; prowadzenie dokumentacji
prowadzenie postępowań wyjaśniających; w razie potrzeby powoływanie wewnętrznych i zewnętrznych ekspertów merytorycznych
koordynacja działań naprawczych na bazie decyzji podjętych przez zarząd
komunikacja z zarządem i radą nadzorczą odnośnie ryzyk zidentyfikowanych na bazie zgłoszeń sygnalistów
w razie potrzeby komunikacja z właściwymi jednostkami zewnętrznymi
Wszyscy członkowie organizacji
postępowanie zgodnie z przyjętymi wartościami i zasadami
zgłaszanie zaobserwowanych potencjalnych naruszeń