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Was für ein effektives IT-Kostenmanagement wichtig ist

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Martin Graumann

Partner Consulting, EY Consulting GmbH | Deutschland

7 Minuten Lesezeit 25 Aug. 2023
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Für ein passendes IT-Kosten- und Verrechnungsmodell sollten verschiedene Designoptionen beachtet werden, um eine effiziente Steuerung der IT-Kosten zu ermöglichen.

Überblick

  • Da die IT-Kosten im Zuge der Digitalisierung stetig steigen, suchen Unternehmen nach Lösungen, um diese besser zu analysieren und zu kontrollieren.
  • Eine leistungsstarke Lösung ist die Einrichtung eines geeigneten IT-Kosten- und Verrechnungsmodells.

Das Management von IT-Kosten kann für viele Organisationen eine Herausforderung darstellen. Weil die digitale Transformation die IT-Ausgaben in die Höhe treibt und die Komplexität zunimmt, suchen Unternehmen nach Lösungen, um ihre IT-Kosten besser zu steuern, zu analysieren und den Wert der IT für das Business zu verdeutlichen. Eine solche Lösung ist die Einrichtung eines effizienten IT-Finanzmanagements mit einem geeigneten IT-Kosten- und Verrechnungsmodell als Grundlage. Doch wie sollte das Kosten- und Verrechnungsmodell gestaltet sein? Es gibt keinen allgemeingültigen „one size fits it all“-Ansatz. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, welche Designoptionen es gibt, und diese mit den Anforderungen aller relevanten Stakeholder abzugleichen, um den richtigen Ansatz für das Unternehmen zu finden.

Die Relevanz der Definition eines geeigneten IT-Kosten- und Verrechnungsmodells

IT-Kosten- und Verrechnungsmodelle ermöglichen es Organisationen, Kosten genau zuzuweisen und den Kunden oder Geschäftseinheiten die von ihnen genutzten Dienste in Rechnung zu stellen. Die Einrichtung eines Kosten- und Verrechnungsmodells für IT-Services beinhaltet die Bestimmung der Gesamtkosten für die Bereitstellung jeder IT-Dienstleistung und die anschließende Berechnung der Nutzungskosten dieser Services durch Kunden oder Geschäftseinheiten. Hierfür müssen die Kosten von den IT-Towern zu den spezifischen IT-Services umgelegt werden. Die folgenden Schritte sind dafür entscheidend:

  1. Identifizierung der IT-Tower: Die Identifizierung der IT-Tower ist der erste Schritt, um die Kosten der IT-Services genau zu tracken. Durch deren Identifizierung gelingt ein besseres Verständnis für die verschiedenen, von der IT-Organisation bereitgestellten Services und deren Beitrag zu den Gesamtkosten.
  2. Umlage von Kosten zu Kostenstellen: Kostenstellen sind die einzelnen Komponenten der IT-Infrastruktur und der Services, denen spezifische Kosten zugeordnet werden können. Beispiele für Kostenstellen sind Server, Storage, Lizenzen und Personal. Die Umlage von Kosten zu Kostenstellen ermöglicht es IT-Organisationen, Ausgaben genauer zu tracken.
  3. Identifizierung von Kostentreibern zur Ermittlung von Verteilungsschlüsseln: Kostentreiber werden als Faktoren betrachtet, die die Kosten für die Bereitstellung von IT-Services beeinflussen. So können sich beispielsweise die Anzahl der Benutzer, die Menge der verarbeiteten Daten oder die Komplexität der Services auf die Kosten auswirken. Das Verständnis dieser Kostentreiber ist entscheidend für die genaue Zuordnung von Kosten zu den einzelnen IT-Services.
  4. Umlage der Kosten zu den IT-Services: Der letzte Schritt besteht darin, die Kosten, die mit jeder Kostenstelle verbunden sind, dem spezifischen IT-Service zuzuordnen. Dies kann auf der Grundlage der Kostentreiber erfolgen, die für jeden Service relevant sind.

Um bessere Einblicke in die IT-Kosten zu erhalten und die von der IT erbrachte Leistung vollständig zu erfassen, ist es unerlässlich, ein Kosten- und Verrechnungsmodell aufzusetzen.

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IT-Service- und IT-Tower-Kategorien

 

Die Kategorien der angebotenen IT-Services und IT-Tower sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es gibt jedoch allgemeine Beispiele, die in den meisten Firmen anzutreffen sind und die bei der Planung und Erstellung eines IT-Kosten- und Verrechnungsmodells angewendet werden können.

 

IT-Service-Kategorien:

  • End-User Computing: Services, die End-User bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen, wie Desktops, Laptops, mobile Geräte und Drucker.
  • Applikationen: Services, die End-Usern Business-Funktionen bieten, wie E-Mail, Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und Human-Resources-Systeme (HR).
  • Infrastruktur: Services, die die zugrundeliegende Technologie für Applikationen und End-User Computing bereitstellen, zum Beispiel Server, Storage, Netzwerke und Datenbanken.
  • Geschäftsprozesse: Services, die Geschäftsprozesse über mehrere Applikationen und Infrastrukturkomponenten hinweg unterstützen, wie Order-to-Cash- oder Procure-to-Pay-Prozesse.
  • Projekte: Services, die im Rahmen von Projekten neue oder verbesserte Funktionen für das Unternehmen bereitstellen.

IT-Tower-Kategorien:

  • Compute: Services, die Rechenleistung für Applikationen und End-User Computing bereitstellen, wie physische Server oder virtuelle Maschinen.
  • Storage: Services, die Datenspeicherung für Applikationen und End-User Computing bereitstellen, wie Network Attached Storage (NAS) oder Storage Area Networks (SAN).
  • Netzwerk: Services, die die Konnektivität zwischen Applikationen und Komponenten des End-User Computing bereitstellen, wie Router oder Switches.
  • Datenbank: Services, die Daten speichern und abrufen können, die von Applikationen und End-User-Computing-Komponenten genutzt werden.

Umlage der Kosten von IT-Towern zu IT-Services

 

Die Bestimmung der richtigen Verteilungsschlüssel zur Umlage der IT-Kosten von IT-Towern zu IT-Services ist entscheidend, um die Kosten für die Bereitstellung jeder IT-Dienstleistung genau zu ermitteln. Durch die Verwendung der geeigneten Verteilungsschlüssel können Organisationen sicherstellen, dass jedem Service genau die Menge an Ressourcen in Rechnung gestellt wird, die er verbraucht, anstatt dass ihm willkürlich Kosten zugewiesen werden, die möglicherweise nicht genau die verwendeten Ressourcen widerspiegeln. Dies hilft nicht nur bei der Verfolgung der Ausgaben, sondern ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisung, Make-or-Buy, Servicepreisgestaltung und Gesamtkostenoptimierung zu treffen.

Um die Kosten für die Bereitstellung jeder IT-Dienstleistung genau zu ermitteln, ist die Bestimmung der richtigen Verteilungsschlüssel zur Umlage der IT-Kosten von IT-Towern zu IT-Services entscheidend.

Um die Verteilungsschlüssel zu ermitteln, müssen Organisationen die IT-Umgebung, die angebotenen Services und die Kostentreiber, die sich auf die einzelnen Services auswirken, genau kennen. Dies erfordert eine Kombination aus technischem Wissen über die IT-Infrastruktur und -Services sowie Finanzexpertise, um Kosten genau zuzuordnen.

Hier sind einige Beispiele mit welchen Verteilungsschlüsseln IT-Kosten von den oben genannten IT-Towern auf Services umgelegt werden können:

  • Compute: Die Umlage kann basierend auf der Anzahl der virtuellen CPUs (vCPUs) erfolgen, die jeder Applikation zugewiesen werden, oder basierend auf dem Arbeitsspeicher (RAM), der jeder Applikation zugewiesen ist.
  • Storage: Umlage basierend auf der Menge an Speicherkapazität, die von jedem Server oder jeder Applikation verbraucht wird.
  • Netzwerk: Kostenumlage basierend auf der Grundlage der von den einzelnen Servern oder Applikationen verbrauchten Netzwerkbandbreite oder der Art der von den einzelnen Applikationen genutzten Netzwerkverbindung (beispielsweise kabelgebunden oder drahtlos).
  • Datenbank: Die Umlage kann auf der Grundlage der pro Datenbank gespeicherten Datenmenge, der Anzahl der Instanzen pro Applikation oder der Stunden der Datenbanknutzung pro Applikation erfolgen.

Designoptionen für das IT-Kosten- und Verrechnungsmodell

Es gibt verschiedene Designoptionen für das IT-Kosten- und Verrechnungsmodell. Um die passende Designoptionen zu ermitteln, müssen im Rahmen des IT Financial Management mehrere entscheidende Fragen beantwortet werden:

  • Kalkulationsansatz: Sequenzielle Kostenkalkulation vs. Direkte Kostenkalkulation
    • Die sequenzielle Kostenkalkulation, auch als Wasserfall-Kalkulation bekannt, ist eine Methode, bei der die Kosten schrittweise über verschiedene Stufen eines Prozesses verteilt werden. Sie wird in der Regel bei Fertigungs- oder Bauprojekten eingesetzt.
    • Die direkte Kostenkalkulation hingegen weist Kosten direkt den hergestellten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen zu und wird typischerweise in servicebasierten Branchen verwendet.
  • Umlageansatz: Umlage auf Basis von Tarifen vs. Umlage auf Basis von Prozentsätzen
    • Bei der Umlage auf Basis von Tarifen werden die Kosten auf der Grundlage eines im Voraus festgelegten Satzes oder einer Gebühr für einen bestimmten Service oder ein bestimmtes Produkt festgelegt.
    • Bei der Umlage auf Basis von Prozentsätzen werden die Kosten auf der Grundlage eines Prozentsatzes der Gesamtkosten eines Projekts oder einer Aktivität umgelegt.
  • Umlagegranularität: Umlage auf FTE- und Einzelerfassungsebene vs. Zuweisung auf Kostenstellenebene
    • Bei Umlage auf Ebene des FTE und der Einzelerfassung werden die Kosten auf der Grundlage der Anzahl der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter oder der von ihnen ausgeführten spezifischen Aktivitäten zugewiesen, was ein hohes Maß an Detailgenauigkeit ermöglicht.
    • Bei der Umlage auf Kostenstellenebene werden die Kosten bestimmten Abteilungen oder Geschäftseinheiten zugewiesen, wodurch ein umfassenderer Überblick über die Kosten im gesamten Unternehmen entsteht.
  • Kalkulation und Umlage von technischen Services: Kalkulation und komplexe Zuordnung von technischen Services vs. Keine Kalkulation und einfache Zuordnung von technischen Services
    • Bei der Kalkulation und komplexen Umlage von technischen Services werden die Kosten für die von der Organisation erbrachten technischen Services, wie zum Beispiel IT-Support oder Beratungsdienste, zugewiesen. Die Umlage technischer Kosten basiert auf Software-Tools wie ServiceNow, welche technische Kosten auf der Grundlage komplexer Beziehungen zwischen verschiedenen Komponenten und Services zuordnet.
    • Keine Kostenberechnung und einfache Umlage von technischen Services bedeutet, dass diese Services nicht direkt in Rechnung gestellt werden, sondern nach einem Verteilungsschlüssel auf der Grundlage eines einzigen Faktors, wie beispielsweise der Anzahl der User oder Geräte, umgelegt werden.
  • Granularität der Preisgestaltung: Indirekte Kalkulation (für alle Services) vs. Direkte Kalkulation (indirekt nur für Ausnahmen)
    • Bei der indirekten Kalkulation werden die Preise auf der Grundlage der Gesamtkosten für die Erbringung eines Service berechnet, einschließlich indirekter Kosten wie Gemein- und Verwaltungskosten. Dieser Ansatz wird häufig verwendet, wenn Services stark miteinander verbunden sind und es schwierig ist, die Kosten bestimmten Services zuzuordnen.
    • Bei der direkten Kalkulation wird der Preis nur auf der Grundlage der direkten Kosten für die Erbringung eines Service berechnet, ohne Berücksichtigung der indirekten Kosten.

  • Leonie Karmann ist Manager in der Unternehmensberatungssparte von EY. Sie unterstützt Kunden bei Transformationsprojekten, insbesondere im Hinblick auf finanzbezogene Herausforderungen im Zusammenhang mit der Integration oder Ausgliederung von Unternehmen oder Geschäftssegmenten. Sie ist spezialisiert auf die Optimierung von Performance-Management-Lösungen, vor allem bei Controlling-Themen wie Planung, Steuerung und Kostenmanagement. In den letzten Jahren hat sie Erfahrung im Bereich IT Financial Management gesammelt und Kunden dabei unterstützt, ihre IT-Kosten besser zu planen und zu steuern.

  • Stefan Hafenscher ist Senior Manager in der Unternehmensberatungssparte von EY. Er hat mehr als 15 Jahre Management-Erfahrung in den Bereichen Controlling, Kosten- und Leistungsmanagement sowie Risikomanagement. Er verfügt über umfangreiches Wissen in der Luftfahrtindustrie.

  • Bernhard Thomes ist Manager in der Unternehmensberatungssparte von EY. Er unterstützt Kunden bei der Bewältigung bedeutender Geschäftstransformationen mit Fokus auf Performance-Management-Lösungen. Dies erfordert einen ganzheitlichen Blick auf funktionale Strategien, Performance Management, Organisationsstrukturen, Prozessverbesserungen und Systemauswirkungen. Neben der Unternehmensteuerung und -planung sowie dem IT Financial Management, kann er auch zu Outcome-based pricing und der Pilotierung von neuen Geschäftsmodellen befragt werden.

Fazit

Die genaue Verfolgung und Darstellung der IT-Kosten sowie Leistungen der IT für ein Unternehmen hängen von der Planung und Einführung eines geeigneten IT-Kosten- und Verrechnungsmodells ab. Durch die Umsetzung der erforderlichen Schritte und die Festlegung geeigneter Verteilungsschlüssel können Firmen ihre Kostenwirksamkeit und Effizienz verbessern. Bei der Auswahl des passenden Designs für das IT-Kosten- und Verrechnungsmodell sollten verschiedene Faktoren wie die Unternehmensstruktur, die Governance, die IT-Strategie, das IT-Serviceportfolio und der IT-Reifegrad berücksichtigt werden.

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Martin Graumann
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Hilft Kunden, bedeutende Geschäftstransformationen mit Fokus auf ihrer Finanz- und Controlling-Funktion zu bewältigen
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