Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Kunden.
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Die letzten Jahre haben gezeigt, dass sich dieses Phänomen bis in die höchsten Ebenen von Politik und Wirtschaft zieht und teilweise komplette Bildungs- oder Karrierewege erfunden werden. Aus diesen Zahlen und Entwicklungen ergibt sich eine neue Notwendigkeit von erweiterten Prüfschritten vor der Einstellung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern: sogenannte „Pre-Employment Screenings“ (PES). PES sind vor allem im englischsprachigen Raum eine bewährte und gängige Methode für die Überprüfung von im Lebenslauf angegebenen und zusätzlichen Informationen. Auch in Österreich gewinnen PES-Prozesse immer mehr an Bedeutung und entwickeln sich zu einem wichtigen Baustein bei der Stellenbesetzung.
Was ist ein Pre-Employment Screening?
Im Vergleich zu einer eher oberflächlichen Referenzüberprüfung, wie sie in Österreich bisher vorwiegende Praxis ist, steht ein PES für einen intensiveren Background-Check von Kandidatinnen und Kandidaten. Dabei werden von Bewerberinnen und Bewerbern bereitgestellte Angaben durch verschiedene Recherchetechniken auf ihren Wahrheitsgehalt überprüft. Die Prüfmechanismen eines PES erlauben es, beschönigende oder falsche Angaben zu identifizieren und präventiv Risiken abzuwenden. Ein wesentliches Merkmal von PES ist, dass diese risikomindernden Schritte „pre-employment“, also vor der Einstellung erfolgen, um Warnsignale frühzeitig zu erkennen und angemessen reagieren zu können.
Systematik als Schlüssel zum Erfolg – Die einzelnen Prüfphasen
1. Schaffung von notwendigen Grundvoraussetzungen
Um ein PES rechtskonform durchführen zu können, muss die zu prüfende Person über das Screening und damit verbundene datenschutzbezogene Auswirkungen informiert werden. Für Referenznachfragen bei Bildungsinstitutionen ist es zusätzlich notwendig, entsprechende Vollmachten einzuholen.
2. Durchführung der einzelnen Screening- Schritte, die sich am Lebenslauf orientieren
Zentrale Themen in dieser Phase sind Berufs- und Bildungswege der betreffenden Person. Durch Einsicht in Sozialversicherungsdaten und das Firmenbuch können beispielsweise Beschäftigungszeiten, Organfunktionen und Unternehmensbeteiligungen evaluiert werden. Letzteres kann etwa für Interessenskonflikte relevant sein. Darüber hinaus kann beurteilt werden, ob angegebene Universitäten durch eine seriöse Stelle akkreditiert sind. Ist dies nicht der Fall, liegt oft der Verdacht nahe, dass es sich um eine sogenannte „Diploma Mill“ handelt. Dabei handelt es sich um eine Art „Fake-Universität“, an der keine oder kaum Leistungen erbracht werden und Abschlusszeugnisse käuflich erworben werden können.
3. Durchführung der Screening-Schritte, die über den Lebenslauf hinausgehen
Ein weiterer Vorteil eines PES gegenüber einem traditionellen Einstellungsprozess liegt darin, dass die Überprüfung von Kandidatinnen und Kandidaten nicht mit der Verifizierung der im Lebenslauf angegebenen Informationen endet. Stattdessen werden weitere Prüfschritte gesetzt, um ein umfassendes Gesamtbild über die Integrität einer Person zu erhalten. In diesem Prozessschritt werden auch Compliance-Datenbanken abgefragt, welche Einträge in Sanktionslisten aufzeigen und politisch exponierte Personen identifizieren (sogenannte „politically exposed persons“ = PEPs). Auch spezifischere Abfragen, wie etwa eine Bonitätsprüfung, sind möglich. Schließlich wird diese Prüfphase noch über eine open-source Medien- und Social Media-Recherche abgerundet, in der weitere Auffälligkeiten vorgelegt werden.
Die Vorteile eines Screenings durch EY Forensic & Integrity Services
Im Daily Business kann die Besetzung einer nicht integren oder unqualifizierten Person vielfältige, negative Konsequenzen haben:
- Die Kosten für eine Einstellung müssen im Fall einer Fehlbesetzung mehrmals bezahlt werden, wie beispielsweise Gebühren für Personalvermittler und Jobbörsen, Werbung für Stellenanzeigen, Aufwand für die Durchsicht der Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsgespräche sowie anteilige Gehälter.
- Eine individuelle Überforderung wirkt sich auf ganze Abteilungen aus und kann im Zusammenspiel mit weiteren Faktoren wirtschaftskriminelle Handlungen begünstigen.
- Darüber hinaus besteht ein dauerhaftes latentes Risiko langfristiger und unkalkulierbarer Reputationsschäden.
Durch die Durchführung eines PES ist es möglich, frühzeitig einen transparenten Einblick in das Profil der Bewerberinnen oder Bewerber zu erhalten. Damit werden böse Überraschungen nach der Einstellung vermieden und die Risiken von Fehlbesetzungen erheblich gesenkt. Dem Ressourcenaufwand, der durch ein PES entsteht, steht dabei eine vielfache Ersparnis durch die Vermeidung einer Fehlbesetzung entgegen.