EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoPeople
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Jednym z najważniejszych priorytetów podatkowych w 2023 r. będzie dla podatników wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Przypomnijmy, od stycznia 2022 r. podatnicy mogą skorzystać z KSeF dobrowolnie. W czerwcu 2022 r. Rada Unii Europejskiej opublikowała decyzję derogacyjną, upoważniającą Polskę do uchwalenia przepisów, zgodnie z którymi korzystanie z KSeF od 1 stycznia 2024 r. będzie miało charakter obligatoryjny.
Nowelizacja ustawy o VAT wdrażająca e-Faktury
W dniu 1 grudnia 2022 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacyjnego opublikowany został projekt nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw, mający na celu wdrożenie obowiązkowego, powszechnego system e-fakturowania w Polsce. Również w grudniu 2022 r. Ministerstwo Finansów rozpoczęło konsultacje publiczne podatkowych struktur logicznych e-Faktury i FA_RR (konsultacje trwały do 23 grudnia). Tym samym zapoczątkowano drugi etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce.
E-faktury – obowiązkowe od 2024 roku
W projekcie nowelizacji przewidziano, że obligatoryjnym modelem e-fakturowania będą objęte czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), a także świadczone na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C). Obowiązek będzie dotyczył czynności objętych wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, a więc podatników, którzy posiadają siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zasady wystawiania faktur w KSeF będą również skierowane do podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe (drobni przedsiębiorcy). Dostawy towarów i świadczenie usług B2C, a także sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą również dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną.
Ponadto, wraz z 1 styczniem 2024 r. obowiązek ten będzie dotyczył również podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce.
W pozostałym zakresie podatnicy będą mogli korzystać z systemu fakultatywnie. Fakultatywnie będą mogły być wystawiane również faktury VAT RR. Faktury ustrukturyzowane będą dobrowolne w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi. Nie będą ich wystawiać przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych OSS i IOSS.
E-faktury – przepisy. Jakie sankcje dla podatników?
Projekt przewiduje wysokie kary pieniężne za niewystawianie e-Faktur lub wystawienie ich w nieodpowiedniej postaci. Kary mogą zostać nałożone w sytuacji, w której transakcje dokumentowane będą fakturą bez wykazanego podatku, a także w sytuacji, gdy podatnik nie wystawi faktury przy użyciu KSeF mimo takiego obowiązku bądź wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem lub nie prześle jej do KSeF w obowiązującym terminie (w przypadku faktur wystawionych podczas awarii KSeF, które podatnik zobowiązany jest dostarczyć do KSeF w ciągu 7 dni po ustaniu awarii). Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami organ podatkowy będzie uprawniony do nałożenia kary w wysokości nawet do 100 proc. kwoty VAT-u wykazanego na fakturze lub do 18,7 proc. wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Sankcja nie będzie mogła być niższa niż 1000 zł (albo 500 zł za nieterminowe przesłanie faktury).
Awaria w KSeF – co warto wiedzieć?
Projekt przewiduje również uregulowanie sytuacji, gdy podatnicy nie będą mieli możliwości wystawienia faktury za pomocą KSeF. W szczególności dotyczy to sytuacji awarii systemu KSeF, niedostępności KSeF związanej z serwisem tego systemu oraz brakiem możliwości wystawienia e-Faktur na wypadek zdarzeń niezwiązanych z awarią samego systemu (tj. sytuacją kryzysową, w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym).
Podatnicy w czasie awarii nadal będą zobowiązani do wystawiania faktury według dotychczasowego wzoru. Przygotowany ma bowiem zostać niezależny od KSeF interfejs, z którym zostaną zintegrowane systemy księgowe przedsiębiorców. W okresie awarii podatnik powinien wprowadzić datę wystawienia faktury, przekazać ją nabywcy w uzgodniony z nim sposób, a po zakończeniu awarii przesłać ją w terminie do 7 dni do KSeF (brak wypełnienia tego obowiązku będzie skutkował karą pieniężną nakładaną w drodze decyzji). W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów będą publikowane komunikaty informujące o początkowej i końcowej dacie awarii.
W ściśle określonych sytuacjach nadzwyczajnych, faktury oraz faktury i noty korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom według dotychczasowych zasad, czyli w postaci papierowej lub elektronicznej nieustrukturyzowanej.
Paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę
Podmioty prowadzące ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących będą nadal zobowiązane wystawiać i wydawać nabywcy paragon fiskalny dokumentujący każdą sprzedaż. Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania oznacza jednak, że od 1 stycznia 2024 r. paragon taki nie będzie uznany za fakturę uproszczoną. Ponadto od 1 stycznia 2025 r. podmioty te nie będą mogły wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących.
Korzyści z wdrożenia e-Faktury
Wdrożenie e-fakturowania ma w założeniu wiązać się ze znaczącymi korzyściami dla podatników. Będą one polegały przede wszystkim na:
- skróceniu podstawowego termin zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni. Wyjątkiem będzie realizacja zwrotu podatku VAT w terminie 25 i 15 dni;
- oszczędności w kosztach archiwizacji dokumentów (faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione);
- uproszczenie korekt
projekt zakłada, że podstawa opodatkowania (a tym samym podatek należny) będzie obniżana za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona e-faktura korygująca. Analogicznie nabywca będzie zobowiązany do korekty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma e-Fakturę korygującą. Dodatkowo Sprzedawca nie będzie musiał gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą i spełnienie uzgodnionych warunków korekty (obniżenia podstawy opodatkowania);
- możliwość odstąpienia od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeśli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty w tym samym miesiącu, w którym dokonał danej czynności. Ułatwienie ma dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy termin wystawienia faktury jest określony na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy);
- wprowadzenie identyfikatora zbiorczego
Będzie on przydzielany dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy. Ma stanowić uproszczenie dla oznaczania kilku e-Faktur wystawionych dla jednego odbiorcy.
Wyzwania związane z e-Fakturą
- Dostosowanie systemów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, również w obrocie zagranicznym.
- Weryfikacja poprawności wystawianych faktur.
- Dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury.
- Konieczność weryfikacji i standaryzacji danych wskazywanych na fakturach dla całej grupy.
- Weryfikacja poprawności alokacji i księgowań faktur otrzymanych za pośrednictwem KSeF..
- Etap legislacyjny.
- Projekt nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw - w konsultacjach publicznych.
Ministerstwo Finansów dostrzegło również konieczność dostosowania regulacji dotyczących KSeF do potrzeb jednostek samorządu terytorialnego oraz grup VAT, planując wprowadzenie szczególnego rodzaju uprawnień, co do sposobu wystawiania i odbioru faktur. Od 1 stycznia 2023 r. obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z dnia 19 grudnia 2022 r.). Podatnicy zyskują możliwość nadawania uprawnień o ograniczonym charakterze dla jednostki wewnętrznej JST lub członka grupy VAT oraz osób reprezentujących te jednostki, które pozwolą na zarządzanie uprawnieniami w danej jednostce wewnętrznej JST/podmiocie będącym członkiem grupy VAT. Znowelizowane przepisy rozporządzenia wprowadzają także ograniczenie uprawnienia do wglądu w faktury tylko do jednego, konkretnego podmiotu (jednostki wewnętrznej JST/ podmiotu będącego członkiem grupy VAT). Zmiany te powinny znacznie ułatwić zarządzenie uprawnieniami w ramach JST/grupy VAT, jednak nie rozwiewają wszystkich wątpliwości w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych dla podmiotów tego rodzaju. Przykładowo, wciąż nie ma jasności co do sposobu przyporządkowania poszczególnych faktur do jednostek wewnętrznych JST czy podmiotów wchodzących w skład grupy VAT, zwłaszcza gdy fakultatywny element rozróżniający pojedyncze podmioty wchodzące w skład tego rodzaju podmiotów, który przewiduje schema e-Faktury, nie zostanie wypełniony.
Okiem eksperta EY
Rewolucja w fakturowaniu wymaga wielu zmian. Nie tylko technicznych czy podatkowych, ale także zmian procedur i procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Na przygotowanie się do nowych obowiązków w teorii został jeszcze rok, a w praktyce – kilka miesięcy. Przedsiębiorcy odliczając przerwy świąteczne i wakacyjne powinni dysponować odpowiednio długim okresem przewidzianym na testowanie nowego rozwiązania. Realny czas potrzebny na wdrożenie zmian zależeć będzie od wielu czynników, takich jak na przykład: liczba wystawianych i otrzymywanych faktur, ich format i wzory, stopień skomplikowania procesu fakturowania, rodzaje dokonywanych transakcji, liczba systemów finansowo-księgowych, czy jakość i kompletność danych źródłowych. Im większy stopień skomplikowania biznesu i procesów wewnętrznych, tym więcej czasu organizacje powinny przeznaczyć na proces wdrożenia nowych rozwiązań. Zauważamy, że duże przedsiębiorstwa, które zidentyfikowały u siebie znaczny stopień skomplikowania transakcji i procesów wewnętrznych nie czekają ze zmianami na ostatni moment i są w trakcie przygotowywania się do zmian co najmniej od kilku miesięcy.
E-Faktura i kwestie technologiczne
Analiza schemy e-Faktura
Detaliczne przeanalizowanie dostępnej schemy to jeden z pierwszych kroków, które należy wykonać przygotowując się do nowej formy fakturowania. Warto mieć na uwadze, że poza merytoryczną poprawnością faktur wystawianych w nowej formie (tj. poprawnością z perspektywy regulacji podatkowych), proces wdrożenia e-Faktury wiąże się także z koniecznością spełnienia wymogów technicznych – tj. zapewnienia zgodności generowanych faktur z opublikowaną schemą. Elementy obligatoryjne e-Faktury odpowiadają co do zasady elementom wskazanym w art. 106e ustawy o VAT. Warto jednak pamiętać, że w przywołanej regulacji ustawodawca wskazuje nie tylko najczęściej występujące na fakturze elementy, ale także pozycje takie jak metoda kasowa, czy VAT marża. W związku z przyjęciem przez MF założenia, że wszystkie te elementy mają mieć w schemie charakter obligatoryjny, podatnicy muszą pamiętać, że bez pozycji takich jak P_17 dla „samofakturowania” czy P_Marza dla VAT marży plik XML będzie niepoprawny technicznie, co skutkować będzie jego odrzuceniem przez bramkę Ministerstwa.
Walidacje i testy logiczne
Omawiając temat e-Faktur nie można także pominąć kwestii jakości danych oraz ich wewnętrznej spójności. W tym przypadku temat ten jest szczególnie istotny, ponieważ w przeciwieństwie do JPK czy deklaracji, e-Faktury będą raportowane w czasie rzeczywistym – co w praktyce zwykle oznaczać będzie brak czasu na uzupełnienie brakujących danych, czy poprawę ich niedoskonałości, zwłaszcza w przypadku, gdy proces fakturowania jest zautomatyzowany. Tym samym, podstawą bezpieczeństwa procesu e-fakturowania jest wprowadzenie walidacji, mechanizmów oraz procedur eliminujących możliwość pojawienia się błędu ludzkiego. Charakter tego rodzaju rozwiązań może być różny, polegający przykładowo na wprowadzeniu walidacji i list wyboru dla użytkowników np. w przypadku pola przyczyna korekty, czy chociażby na wprowadzeniu powiązań między danymi, które powinny być uzupełniane przez użytkowników (np. przy wyborze faktury korygującej użytkownik powinien być zobligowany do uzupełnienia informacji o numerze faktury korygowanej, bądź numer ten powinien być automatycznie pobierany z systemu).
W trakcie przygotowania do wdrożenia e-fakturowania należy również pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy raportowanymi danymi – czy to za pomocą testów logicznych, czy też wprowadzenia powiązania między raportowanymi informacjami.
Dobrym przykładem do zilustrowania tego zagadnienia może być przedstawianie informacji o transakcjach zwolnionych, która to w jednym dokumencie XML powinna być powtórzona trzykrotnie. Mianowicie w przypadku wystawienia faktury zwolnionej powinniśmy:
- zaraportować jej wartość netto w polu „P_13_7” w elemencie „Fa”;
- wskazać wartość „1” w „P_19”, oznaczającą wystąpienie transakcji zwolnionej na fakturze w elemencie „Fa” oraz,
- zastosować przynajmniej raz w elemencie „NrWierszaFa” wartość „zw” w polu „P_12”.
Powyższy przykład pokazuje, że część informacji powinna być raportowana kilkukrotnie, a niezachowanie spójności między tymi danymi może generować ryzyko wzmożonych kontroli podatkowych z uwagi na wadliwość danych przedstawionych na fakturze.
Okiem eksperta EY
Analiza schemy e-Faktury i walidacja wprowadzanych danych to tylko niektóre z elementów, które powinny obejmować kompleksowe przygotowania do nowych obowiązków. Istotne jest także odpowiednie zadbanie o aktualizację procesów i procedur wewnętrznych, a także zabezpieczenie – poza elementami technicznymi na fakturze – także wymaganych elementów obligatoryjnych merytorycznie i biznesowo. Oczywiście, przemyślenia wymaga także sam sposób wysyłki i odbioru e-Faktur. Jest to możliwe bądź to za pomocą dedykowanego rozwiązania szytego na miarę, bądź za pośrednictwem dostępnych na rynku aplikacji, ułatwiających komunikację między systemami ERP a KSeF.
EY TV: e-Faktury obowiązkowe. Czy to już ostatni dzwonek na rozpoczęcie prac wdrożeniowych?
Jeśli mają Państwo wątpliwości, kiedy i od czego rozpocząć proces wdrożenia i jak odpowiednio go zaplanować, zapraszamy serdecznie na odcinek EY TV dedykowany tematowi e-Faktur.
W odcinku tym:
- wskażemy jak właściwie przygotować się do nowego obowiązku;
- podzielimy się doświadczeniami jak efektywnie przeprowadzić proces wdrożenia e-Faktur w firmie;
- podpowiemy, jak sprostać wymaganiom od strony prawnej, biznesowej i technologicznej przygotowując się do obsługi e-Faktur;
- zasygnalizujemy, jak nowe regulacje mogą wpłynąć na procesy biznesowe i podatkowe;
- zaprezentujemy, jak przygotować się do zmian pod kątem technologicznym w oparciu o autorskie rozwiązania technologiczne EY funkcjonujące w środowisku chmurowym Azure.
Zapraszamy do zapoznania się z cyklem: Droga do e-Faktury
Cykl artykułów, webcastów, szkoleń i spotkań pod nazwą „Droga do e-Faktury" ma na celu przygotować Państwa firmę do wdrożenia e-Faktur.
W ramach „Drogi do e-Faktury" zastanowimy się m.in., jak prawidłowo ustawić proces odbierania faktur zakupowych, przedstawimy jak rozplanować prace w ramach projektu i sprawnie nim zarządzać, jak przeprowadzić mapowanie danych, dlaczego ważne jest przeprowadzenie przeglądu pod kątem gotowości na e-Faktury, jak wdrożenie e-Faktur wpłynie na procedury podatkowe i strategię podatkową oraz stosowane wzory dokumentów, jak dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia do generowania e-Faktur czy też jak przetestować poprawność wygenerowanych e-Faktur.
Droga do e-Faktury – odcinek 1: Zapoznanie się z kluczowymi regulacjami prawnymi i schemą XSD
W pierwszym artykule z cyklu przedstawiamy regulacje prawne dotyczące e-Faktur oraz omawiamy finalną wersję schematu XSD oraz plik XSD jako mapę.
Droga do e-Faktury – odcinek 2: Proces odbierania faktur zakupowych z KSeF
W drugim artykule prezentujemy krótkie podsumowanie kluczowych obszarów procesu odbioru e-Faktur zakupowych, z którym warto się zapoznać.
Droga do e-Faktury – odcinek 3: Rozplanowanie prac w ramach projektu wdrożenia e-Faktur
Trzeci z cyklu artykuł, wskazuje na ważne kwestie związane z optymalnym harmonogramowaniem prac związanym z projektem wdrożenia e-Faktury. Docelowo proces ten powinien zapewnić osiągnięcie zgodności z przepisami podatkowymi.
Droga do e-Faktury – odcinek 4: Co to jest mapowanie danych?
W czwartym artykule z cyklu zwracamy uwagę, że dokładne mapowanie danych może ułatwić spółce dostosowanie się do ewentualnych zmian w czasie.
Przejdź z nami drogę do e-Faktur!
Bezpośrednio na maila
Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (tzw. e-Faktury). Korzystanie z systemu ma być docelowo obligatoryjne dla wszystkich podatników – zgodnie z zapowiedziami, ma to być 1 stycznia 2024 r.
Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstw w czterech wymiarach – technicznym, procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Warto zacząć działać już teraz, aby odpowiednio przygotować firmę do nadchodzących zmian.
Jak EY może pomóc
-
Kancelaria EY Law świadczy kompleksowe usługi prawne z zakresu restrukturyzacji. Wspieramy przedsiębiorstwa zagrożone niewypłacalnością.
Przeczytaj więcej -
Eksperci z zespołu Doradztwa Transakcyjnego, EY świadczą usługi w zakresie restrukturyzacji finansowej na rzecz przedsiębiorstw, wierzycieli, inwestorów i innych zainteresowanych stron na całym świecie, aby pomóc w zachowaniu wartości przedsiębiorstwa.
Przeczytaj więcej -
Kancelaria EY Law oferuje kompleksowe doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych, w tym audyty, wsparcie w umowach oraz wdrożenia RODO i ocenę narzędzi IT. Dowiedz się więcej.
Przeczytaj więcej