Dodatkowe wymogi w zakresie e-Faktur dla grup VAT i JST

Dotychczasowe regulacje

Warto przypomnieć, że rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień. Wdrażając KSeF podatnicy będą musieli podjąć decyzję co do nadania odpowiednich uprawnień osobom zaangażowanym w proces odbierania lub wystawiania faktur w imieniu podatnika. Jest to jeden z niezwykle istotnych elementów całego procesu wdrażania KSeF, w szczególności w przypadku, gdy proces obiegu faktur jest przedmiotem outsourcingu, a podatnik nie ma nad nim pełnej kontroli wewnętrznej. Nierozważne nadanie uprawnień w tym zakresie może bowiem generować szereg istotnych ryzyk podatkowych, związanych chociażby z wystawianiem nierzetelnych, czy tzw. „pustych” faktur.

Dotychczasowa treść rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie uwzględniała specyfiki rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego oraz grupach VAT.  Gmina oraz jej jednostki organizacyjne rozliczają się bowiem z VAT, jako jeden podatnik, posługując się przy tym wspólnym numerem NIP. Podobna sytuacja dotyczy grup VAT – odrębni dotąd podatnicy podatku od towarów i usług utworzą nowego podatnika, który dla celów rozliczeń VAT będzie posługiwać się nowym numerem NIP. W KSeF pod jednym NIP-em znajdą się zatem wszystkie faktury jednostki samorządu terytorialnego oraz grupy VAT.

Co się zmieni?

Projekt rozporządzenia zmieniającego wskazuje szczególny rodzaj uprawnień mający odniesienie do jednostek scentralizowanych w ramach jednostki samorządu terytorialnego, a także podmiotów wchodzących w skład grupy VAT.  Po wejściu zmian w życie, możliwe będzie nadawanie uprawnień o ograniczonym charakterze dla jednostki wewnętrznej JST lub członka grupy VAT oraz osób reprezentujących te jednostki. 

Takie uprawnienia pozwolą:

• zarządzać uprawnieniami w danej jednostce wewnętrznej JST/ podmiocie będącym członkiem grupy VAT,
• ograniczyć uprawnienia do wglądu w faktury tylko do jednego, konkretnego podmiotu (jednostki wewnętrznej JST/ podmiotu będącego członkiem grupy VAT).

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, przy czym w zakresie, w jakim dotyczą członków grupy VAT bedą mieć zastosowanie od  1 stycznia 2023 r.

Nowe regulacje, nowe wątpliwości

Zaproponowane zmiany nie rozwiewają jednak wszystkich wątpliwości. Należy bowiem zauważyć, że obecnie dane konkretnej jednostki budżetowej, która jest odbiorcą towaru lub usługi są jedynie fakultatywnym elementem faktury. Brakuje zatem odpowiedzi na pytanie w jaki sposób KSeF przyporządkuje konkretne faktury do poszczególnych jednostek wewnętrznych JST. 

Podobne wątpliwości pojawiają się w kontekście grup VAT. Jak wynika z projektu objaśnień podatkowych w zakresie grup VAT, to dane identyfikujące grupę VAT jako odrębnego podatnika VAT powinny być wskazywane na fakturach sprzedażowych i zakupowych. Treść projektu objaśnień wskazuje, że obok takich danych obligatoryjnych wynikających z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura jedynie może zawierać dodatkowe dane np. nazwę oraz NIP konkretnego członka grupy VAT. Warto też wskazać, że broszura informacyjna dot. struktury FA(1) (schema faktury ustrukturyzowanej) wskazuje na możliwość wykorzystania w tym celu elementu fakultatywnego Podmiot3. W broszurze wprost wskazano że celem wprowadzenia tego elementu do schemy jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze danych np. płatnika lub odbiorcy towaru (rozwiązanie dotyczące w szczególności zakupów dokonywanych przez jednostki samorządu terytorialnego). Te dodatkowe dane są zatem jedynie dobrowolnie wskazywane na fakturach. Bez tych danych, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF, prawidłowe przyporządkowanie faktur do konkretnej jednostki wewnętrznej JST lub konkretnego członka grupy VAT może stanowić nie lada wyzwanie. 

Warto więc odpowiednio przygotować się do tego nowego obowiązku – zarówno pod kątem technologicznym, systemu FK ale też procesowym (by zapewnić odpowiednią weryfikację i  poprawność raportowanych danych w tym zakresie).   

Treść projektu dostępna pod tym linkiem