Droga do e-Faktury – odcinek 4: Co to jest mapowanie danych?

Mapowanie danych - co to jest?

Mapowanie danych przeprowadza się na potrzeby przygotowania systemów finansowo-księgowych do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Wymaga analizy zarówno wymagań systemowych, przepisów podatkowych, jak i potrzeb biznesowych, a sam proces mapowania wymaga koordynacji pracy działu podatkowo-księgowego i dostawcy rozwiązań IT. Jego celem jest zidentyfikowanie w systemach finansowo-księgowych wszystkich danych, które docelowo mają znaleźć się na e-Fakturze wystawianej przez przedsiębiorcę. Proces mapowania może również objąć stronę zakupową – w przypadku chęci automatyzacji umieszczania w systemie danych z faktur zakupowych, również ta część procesu powinna zostać objęta mapowaniem w ramach prac wdrożeniowych.

Poza polami wymaganymi od strony technicznej (tj. bezwzględnie wymaganymi przez schemat FA(1), których brak lub nieprawidłowy format skutkować będzie odrzuceniem pliku przez bramkę ministerstwa, a w konsekwencji – brakiem możliwości skutecznego wystawienia faktury sprzedażowej, przedsiębiorcy powinni przeanalizować także pozostałe pola, oceniając ich obligatoryjność od strony przepisów prawa (przede wszystkim podatkowego), a także ich biznesowej potrzeby. Dokonanie analizy pól pod kątem biznesowym jest istotne zwłaszcza dlatego, że nie ma możliwości dodania załączników do e-Faktury (w treści których wiele podmiotów umieszcza obecnie dane dodatkowe, niezbędne m.in. w procesie weryfikacji i akceptacji faktury przez odbiorców). Dopiero analiza wszystkich pól schemy pozwoli na określenie pełnego zakresu danych, które trzeba będzie umieszczać na dokumentach wystawianych w nowej formie.

Następnie, dane które zostały zidentyfikowane jako podstawa do wystawienia e-Faktury, należy przyporządkować z systemu finansowo-księgowego spółki do poszczególnych pól schematu FA(1), pamiętając przy tym o konieczności spełnienia wymogów technicznych narzucanych przez schemat, takich jak zapewnienie właściwego formatu danych, czy maksymalnej liczby znaków.

Mapowanie danych - od czego zacząć?

Krok 1. Przygotowując się do mapowania, pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich systemów, w których wystawiane i procesowane są faktury, a także identyfikacja pracowników spółki zaangażowanych w proces fakturowania oraz ich poziomów dostępów do danych. Ten aspekt jest istotny zwłaszcza w odniesieniu do faktur, do których dostęp jest ograniczony do węższego grona pracowników. Należy mieć na uwadze, że KSeF nie ma funkcjonalności limitowania poziomu dostępu do faktur. Każdy użytkownik z uprawnieniami do odczytu, logując się do systemu, będzie mógł zobaczyć wszystkie dokumenty, które podmiot wystawił bądź otrzymał.

Krok 2. Znając źródła i procesy przetwarzania danych do faktur, można następnie przystąpić do zidentyfikowania wszystkich typów faktur występujących w prowadzonej działalności. Warto pamiętać również o tych dokumentach, które pojawiają się incydentalnie, gdyż w praktyce to zwykle tego rodzaju faktury mogą stanowić wyzwanie. Kompleksowa analiza wystawianych faktur pomoże ograniczyć nakład czasu i pracy wymagany przy sporządzaniu mapowania danych oraz późniejszym wdrożeniu rozwiązania obsługującego proces wystawiania e-Faktur. Pozwoli to na zawężenie zakresu pól e-Faktury wymagających mapowania, a także wychwycenie wszelkich danych dodatkowych, które, mimo że nie są obligatoryjne od strony technicznej, będą istotne czy nawet niezbędne od strony merytorycznej lub biznesowej, w kontekście dokonywanych przez spółkę transakcji.

Mapowanie danych - wyzwania

Wspomniane wyżej działania stanowić będą fundament do analizy schematu e-Faktury i jego dokumentacji technicznej, zawężając także liczbę pól e-Faktury wymagających analizy. Schemat FA(1) określa układ e-faktury (nazwy pól, ich hierarchię i kolejność), definiuje wymogi danych poprzez restrykcje ich wartości oraz określa pola wymagane i opcjonalne. Znając te wymogi, jesteśmy w stanie powiązać dane zawarte na dotychczas wystawianych fakturach z wymogami stawianymi przez Ministerstwo Finansów.

Główny ciężar pracy przypadać będzie zasadniczo na weryfikację, czy dla wszystkich rodzajów transakcji dokumentowanych fakturami spółka posiada w systemach finansowo-księgowych komplet danych, które zamierza umieścić na e-Fakturach. Istotne będzie także sprawdzenie czy jakość posiadanych danych pozwoli na prawidłowe uzupełnienie poszczególnych pól schematu e-Faktury.

Analizując schemat e-Faktury pod kątem typowania pól, które mają być przedmiotem mapowania należy pamiętać, że to nie schemat FA(1), a przepisy (nie tylko podatkowe) określają wymogi umieszczania danych na e-Fakturze, zarówno w odniesieniu do samego faktu uwzględniania poszczególnych rodzajów informacji, jak i co do ich treści. Jest to istotne również dlatego, że w momencie wystawiania e-Faktury przez KSeF, jest ona walidowana wyłącznie pod kątem poprawności technicznej, co oznacza, że system sprawdza układ pól oraz weryfikuje, czy wartości uwzględnione na e-fakturze są zgodne z tymi zdefiniowanymi w schemacie. W konsekwencji, w przypadku gdy wystawiona przez przedsiębiorcę faktura będzie zawierać nieprawidłowości o charakterze merytorycznym, może zostać uznana za fakturę wystawioną w sposób wadliwy, mimo że dokument taki przeszedł weryfikację techniczną w momencie jego wystawiania. Mając więc na uwadze, że organy podatkowe będą mieć pełen dostęp do treści faktur wystawianych przez podatników, co w połączeniu z danymi przekazywanymi w formie plików JPK stanowi komplet informacji umożliwiających pełną weryfikację poprawności rozliczeń podatku VAT, prawidłowe wykonanie mapowania i jego całościowa (techniczna, merytoryczna i biznesowa) weryfikacja są bardzo istotnym elementem w kontekście dochowania należytej staranności w zapewnieniu prawidłowości przebiegu procesu podatkowego w przedsiębiorstwie.

Modyfikacja systemów własnych czy rozwiązanie zewnętrzne?

Odpowiednio przeprowadzone mapowanie danych pozwala znacznie uprościć proces wdrożenia procesu e-fakturowania w przedsiębiorstwie. W przypadku braku stosownych danych bezpośrednio w systemach finansowo-księgowych, czy też braku możliwości wprowadzenia funkcjonalności generowania plików e-Faktur, można rozważyć wsparcie istniejącego w spółce rozwiązania poprzez m.in. zintegrowanie go z narzędziami zewnętrznych dostawców, które działając obok domyślnych rozwiązań systemowych, umożliwiają wzbogacenie ich o wymaganą funkcjonalność, stanowiąc pomost między systemem wewnętrznym spółki a platformą Ministerstwa Finansów.

Decydując się na tego rodzaju rozwiązanie, można uniknąć konieczności modyfikowania systemu finansowo-księgowego, co ograniczy ingerencję w systemy, często dedykowane do obsługi wielu obszarów działalności spółki. Tego rodzaju decyzje są w praktyce popularne w przypadku globalnie scentralizowanych systemów ERP, które nie nadążają za zmianami wprowadzanymi przez lokalnych ustawodawców. Podejmując próby wyważenia międzynarodowej standaryzacji korporacyjnej z lokalnymi wymogami, często trudno jest znaleźć złoty środek. Stąd, coraz bardziej popularne jest posiłkowanie się rozwiązaniami pośredniczącymi pomiędzy platformami ministerialnymi a systemami źródłowymi, które nie wymagają modyfikacji w ERP, a bazują na danych w nim przechowywanych. Pozwala to nie tylko ograniczyć czas potrzebny na modyfikację własnych systemów, ale często jest to też rozwiązanie bardziej efektywne kosztowo, tym bardziej, jeśli do wymiernych benefitów takiego podejścia wliczy się także scedowanie odpowiedzialności za wdrożenie tak kluczowego rozwiązania na zewnętrznego usługodawcę.