Obowiązki e-faktury ustrukturyzowane w Polsce już od stycznia 2024 r.  

Projekt obowiązkowego fakturowania elektronicznego – nowe zasady i obowiązki 

W projekcie zaproponowano także rozwiązania o charakterze doprecyzowującym i dookreślającym obowiązki podatników:

•  uregulowano zasady korygowania faktur (wystawionych w KSeF oraz poza KSeF) – co do zasady, faktury korygujące do faktur wystawionych przed wejściem w życie nowych przepisów po 1 stycznia 2024 r. mają być wystawiane przy użyciu KSeF. Natomiast w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane, które zostały wystawione przed wejściem w życie proponowanych zmian, które uległy zniszczeniu albo zaginęły i są wystawione ponownie nie będzie stosować się nowych przepisów (duplikaty będą wystawiane poza KSeF).
• wprowadzono obowiązek wskazywania na fakturze rozliczeniowej numerów KSeF faktur zaliczkowych wystawionych w KSeF (oraz numerów faktur zaliczkowych – w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF);
• zautomatyzowano i odformalizowano korekty in minus – zgodnie z założeniem nowych przepisów, podatnik będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego za okres rozliczeniowy w którym wystawił e-fakturę korygującą (bez obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w tej fakturze oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione). Nabywca będzie natomiast obowiązany do skorygowania podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał e-fakturę korygującą. Jednocześnie, w przypadku faktur korygujących, które zostały wystawione w postaci papierowej lub elektronicznej, nabywca będzie rozliczać VAT zgodnie z zasadami obowiązującymi przed wprowadzeniem obligatoryjnego e-fakturowania;
• identyfikator zbiorczy przydzielany będzie dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy – przydzielany przez KSeF identyfikator ten ma stanowić uproszczenie dla oznaczania kilku e-faktur wystawionych dla jednego odbiorcy np. w przypadku konieczności identyfikacji faktur przy dokonywaniu płatności;
• wprowadzono dodatkowe pola do komunikatu przelewu dla numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF – przedsiębiorca będący podatnikiem VAT czynnym dokonujący płatności za e-Faktury na rzecz podatnika VAT czynnego za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w SKOK, będzie zobowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego faktur wygenerowanego w KSeF (gdy zapłata dotyczyć będzie więcej niż jednej faktury). W przypadku wielu faktur, w komunikacie przelewu podatnik zamiast wpisywania okresu, za który dokonywana jest płatność, będzie podawał identyfikator zbiorczy wygenerowany przez KSeF (czyli będzie to rozwiązanie nie tylko w sytuacji, jak dotychczas, płatności za wszystkie faktury wystawione przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie). Rozwiązania będą dotyczyć płatności dokonanych od 1 lipca 2024 r. 

Inne ważne zmiany 

W projekcie znalzały się także rozwiązania ważne z praktycznego funkcjonowania każdej firmy, w tym m.in.  wskazujące:

• sposób postępowania w przypadku braku możliwości wystawianie faktur za pomocą KSeF

 – projekt przepisów odnosi się również do sytuacji, gdy  nie będzie możliwe wystawienie faktury za pomocą KSeF, czyli w przypadku: (i) awarii systemu KSeF, (ii) niedostępności KSeF związanej z serwisem tego systemu oraz (iii) brakiem możliwości wystawienia e-Faktur  na wypadek zdarzeń  niezwiązanych z awarią samego systemu, tj.: sytuacją kryzysową, w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym.

W okresie awarii podatnik powinien zastosować ten sam wzór faktury (jak ta wysyłana do KSeF), wprowadzić w polu P_1 – datę wystawienia faktury, przekazać ją nabywcy w uzgodniony z nim sposób, a po zakończeniu awarii przesłać ją w terminie do 7 dni do KSeF (brak wypełnienia tego obowiązku będzie skutkował karą pieniężną nakładaną w drodze decyzji).  W ściśle określonych sytuacjach nadzwyczajnych, faktury oraz faktury i noty korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad, czyli w postaci papierowej lub elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Co istotne, w projekcie brakuje analogicznych, alternatywnych rozwiązań, które podatnicy mieliby stosować w przypadku niedostępności KSeF związanej z serwisem tego systemu (które – w założenie mają być krótkie i odpowiednio wcześniej zapowiadane), co sugeruje jednak, że w tych przypadkach firmy będą musiały w ogóle wstrzymać się z wystawianiem faktur. Jednocześnie, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, Ministerstwo nie przewiduje żadnej możliwości wystawiania faktur poza KSeF w przypadku sytuacji „kryzysowych” po stronie podatników (czyli np. w przypadku problemów z systemem księgowym itd.). MF wskazuje wprost, że dokument wystawiony w innej postaci, poza KSeF (z wyłączeniem ww. wyjątkowych przypadków awaryjnych i kryzysowych, nieleżących po stronie podatnika) nie będzie uznawany za fakturę.

• integracja dotychczasowego systemu obsługi fakturowania elektronicznego w  zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz KSeF 

– ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, po jej przesłaniu do KSeF i przydzieleniu jej numeru KSeF - uznawać się będzie można za fakturę ustrukturyzowaną. Faktura ta wraz z numerem KSeF może być przesłana przy użyciu platformy PEF do odbiorcy faktury. Faktura ta dostępna jest również w KSeF i przechowywana w tym systemie. Ponadto, rozwiązania zaimplementowane w PEF mają być w przyszłosci wykorzystane m.in. w związku z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-Fakturowania i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.

• uregulowanie zasad wystawiania na zasadzie fakultatywnej faktur VAT RR oraz faktur korygujących VAT RR
• brak obowiązku e-Fakturowania dla korzystających z procedur szczególnych

– dotyczy podmiotów korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu, tylko podatnicy zarejestrowani do OSS/IOSS w Polsce będą zobowiązani do stosowania polskich przepisów w zakresie fakturowania. Oznacza to, że podatnik zarejestrowany do OSS/IOSS w innym państwie członkowskim nie będzie miał obowiązku stosowania e-Faktur (nie ma możliwości wystawienia takiej faktury bez otrzymania polskiego nr NIP).