Droga do e-Faktury – odcinek 2: Proces odbierania faktur zakupowych z KSeF

Odbiór e-Faktur poprzez KSeF – tylko po wyrażeniu zgody?

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga, na chwilę obecną, akceptacji odbiorcy faktury. Podobnie jak w przypadku faktur elektronicznych, polskie przepisy nie precyzują jednak formy jej wyrażenia, a KSeF - jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy wprowadzającej e-Faktury - nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nabywcy posiadają więc swobodę co do formy wyrażenia zgody.

Należy mieć przy tym na uwadze, że akceptacja odbiorcy nie jest konieczna dla wystawiania e-Faktur z użyciem KSeF. Mimo bowiem, że kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów, wystawca nadal może wystawić fakturę poprzez KSeF (korzystając dzięki temu z preferencji przewidzianych przez ustawodawcę), a następnie dostarczyć ją odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Czy dostawca może zmusić nas do odbioru faktur poprzez KSeF?

W świetle powyższego mogłoby wydawać się, że obecnie kwestia związana z otrzymywaniem e-Faktur nie jest tematem pilnym – można przyjąć, że nie wyrazimy na to zgody i wówczas nasz kontrahent zobowiązany będzie do dostarczenia nam faktur w jeden z „tradycyjnych” sposobów. Ale czy na pewno? Co, jeśli współpracujący z nami sprzedawcy chcą przejść na e-Faktury już teraz?

W świetle obowiązujących regulacji, wystawca faktury nie może obecnie zmusić nabywcy do odbioru faktury przez KSeF. W praktyce jednak, wyrażenie takiej zgody może okazać się konieczne z biznesowego punktu widzenia. Jeśli wystawca jest zainteresowany skorzystaniem z benefitów jakie daje pełne przejście na e-faktury, a także posiada względem nas znaczną przewagę biznesową, wyrażenie zgody na otrzymywanie e-Faktur może zostać wskazane przez niego jako warunel dalszej współpracy, na który będziemy musieli wyrazić zgodę chcąc tę współpracę kontynuować. Wymagana akceptacja może zostać również wprowadzana przez niektórych sprzedawców jako jeden z elementów regulaminów czy OWU, a konieczność ich akceptacji (albo przykładowo niedopatrzenie podczas akceptacji regulaminu czy podpisywania umowy) sprawi, że odbiór e-Faktur przez KSeF stanie się konieczny.

Poza przygotowaniem się na konieczność odbioru e-Faktur przez KSeF warto również rozważyć, czy przystąpienie do systemu przez obie strony transakcji nie będzie dla nich korzystne biznesowo. Wymiana faktur w formie ustrukturyzowanej może bowiem oznaczać bardziej płynny obieg dokumentów, a także, przy właściwej organizacji, sprawniejszy przebieg procesów wewnętrznych związanych z wystawianiem czy księgowaniem faktur.

Jak przygotować się do otrzymywania e-Faktur?

Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego. Oznacza to, że skutki związane z doręczeniem e-Faktury na gruncie regulacji VAT (w tym przede wszystkim prawo do odliczenia) następują - co do zasady - w momencie nadania tego numeru, a nie, jak dotychczas, w momencie jej otrzymania. Wymagać to będzie dostosowania sposobu księgowania faktur, w celu uwzględnienia w księgach również tej daty.

Ministerstwo Finansów nie przewiduje funkcjonalności polegającej na przesyłaniu odbiorcy faktury żadnych powiadomień, gdyż – zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa - dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. Niezbędne jest więc uwzględnienie w procesie dla faktur zakupowych stałego monitorowania faktur otrzymywanych za pośrednictwem KSeF.

Warto również dodać, że dla celów korzystania z KSeF należy nadać odpowiednie uprawnienia. Uzyskując je, osoba uprawniona ma możliwość odbierania oraz wystawiania faktur poprzez KSeF w imieniu podatnika – mocodawcy. Podatnicy powinni zatem przemyśleć określenie w ramach swoich struktur wewnętrznych grona osób odpowiedzialnych, mających dostęp do KSeF w imieniu organizacji. Element ten wydaje się być tym bardziej istotny w przypadku, gdy proces obiegu faktur jest przedmiotem outsourcingu, a podatnik nie ma nad nim pełnej kontroli wewnętrznej. Nierozważne nadanie uprawnień w tym zakresie może bowiem generować szereg istotnych ryzyk podatkowych, związanych chociażby z wystawianiem nierzetelnych, czy tzw. „pustych” faktur w imieniu Spółki.

Niezbędne może się także okazać odpowiednie rozplanowanie procesu obiegu e-Faktur w ramach organizacji, który – ze względu na inne źródło otrzymywania faktur oraz ich zmienioną formę – może wymagać modyfikacji. Przejście na odbiór faktur ustrukturyzowanych to bowiem nie tylko opracowanie sposobu ich pobierania, ale również udostępnianie ich poszczególnym działom wewnętrznym, czy podjęcie decyzji co do formy, w której faktura trafia do obiegu w Spółce. Fakturą będzie bowiem plik .xml, który dla wielu osób może okazać się mało czytelny, zaś KSeF nie przewiduje możliwości zbiorczego pobierania obrazów faktur w formacie .pdf. Rozplanowanie zmian procesowych z odpowiednim wyprzedzeniem jest zatem niezbędne do zachowania płynności organizacyjnej w przedsiębiorstwie.